Làm việc tại nơi công sở có rất nhiều những yếu tố tác động khiến nhân viên bị mất tập trung. Những việc gây lãng phí thời gian của nhân viên khiến hiệu quả công việc họ đạt được không cao, năng suất thấp. Vậy “thủ phạm” chính của nguyên nhân này là do đâu?
Thông thường, các nhân viên lao động trong các doanh nghiệp, công ty làm việc tối thiểu 8 tiếng/ngày. Tuy nhiên, theo những con số thống kê và dữ liệu được cung cấp từ Inc, người lao động chỉ thực sự tập trung làm việc trong 2 tiếng 53 phút còn hơn 5 giờ còn lại, họ bị phân tâm bởi những hoạt động ngoài lề khác khiến thường xuyên bị chậm trễ deadline và hiệu quả công việc không như mong muốn. Tình trạng này khiến nhiều nhà quản lý “đau đầu” chưa tìm được hướng giải quyết. Trước khi có những giải pháp hữu hiệu, các nhà quản lý nhân sự cần biết được 3 “thủ phạm” sau chính là nguyên nhân khiến nhân viên của mình lơ là công việc.
Một trong những thủ phạm khiến thời gian nhân viên làm việc bị “ăn bớt” là do họ lạm dụng quá nhiều vào mạng xã hội. Có thể mạng xã hội là công cụ phục vụ công việc của họ khiến công việc được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả hơn nhưng nó cũng chính là con dao 2 lưỡi làm nhân viên lơ là và cuốn theo nó.
Đơn giản chỉ là công việc checklist công việc hàng ngày nhưng họ sẽ bị phân tâm bởi những thứ hay ho khác trên Facebook, trên các trang tin hay Youtube. Đặc biệt với hiệu ứng lan tỏa thông tin của mạng xã hội không chỉ khiến một nhân viên mất tập trung mà kéo theo rất nhiều nhân viên khác bị “theo hùa”.
Thời gian checklist công việc thông thường chỉ tốn 5 -10 phút nhưng những “cám dỗ” trên mạng xã hội lại lấy đi khoảng thời gian tốn gấp nhiều lần như thế. Họ cho rằng khoảng thời gian ấy là để họ thư giãn, lấy lại tinh thần nhưng khi tinh thần đã thư giãn quá trớn rồi thì họ lại chẳng muốn quay trở lại với công việc nữa.
Mục đích của những cuộc họp thông thường sẽ là để cải thiện hiệu suất lao động của cá nhân hay đội nhóm. Tuy nhiên, nó không hẳn là như vậy khi nhân viên mất quá nhiều thời gian vào họp hành mà không còn thời gian để giải quyết các công việc.
Người ta ước tính rằng, trung bình một người lao động tùy vào chức vụ, vị trí có thể phải dành ra 25 – 40% thời gian làm việc của mình để họp hành và các doanh nghiệp có thể tiêu tốn 15% thời gian hoạt động mỗi năm chỉ để họp.
Thành công của một cuộc họp sẽ được xác định bởi những yếu tố: vừa đủ số lượng các thành viên quan trọng tham gia cuộc họp, cuộc họp không được tiến hàng trong thời gian quá dài và sau mỗi cuộc họp các vấn đề chủ chốt phải được giải quyết. Đây là điều không phải doanh nghiệp nào, nhà quản lý nhân sự nào cũng có thể làm được và làm tốt.
Một trong những sai lầm của doanh nghiệp là hơi một tí là họp và yêu cầu tất cả nhân viên phải có mặt trong cuộc họp. Một cuộc họp quá nhiều nhân viên thì buộc phải tiến hành trong thời gian dài hơn mà chưa chắc vấn đề đã được giải quyết. Điều này lấy đi không ít thời gian làm việc của nhân viên, có một số nhân viên lười biếng còn cảm thấy thích thú với những cuộc họp như vậy vì họ chẳng phải làm gì ngoài việc ngồi nghe mà cũng không phải làm việc.
Lời khuyên từ đội ngũ quản trị của Evernote, bạn chỉ cần:
- Từ 4 đến 6 người cho một cuộc họp giải quyết vấn đề
- Từ 4 đến 7 người cho một cuộc họp đưa ra quyết định
- Và từ 10 đến 20 người cho một buổi trao đổi thông tin, tìm kiếm ý tưởng
Các cuộc họp không nên đưa ra quá nhiều thông tin và cần phải có một mục tiêu cụ thể về vấn đề cần giải quyết trước khi tiến hành cuộc họp.
Đây được cho là “thủ phạm” phổ biến nhất dẫn đến tình trạng mất tập trung của nhân viên. Có rất nhiều ý kiến cho rằng, việc trò chuyện với nhau trong giờ giúp nhân viên gần nhau hơn, gắn kết với nhau hơn từ đó nâng cao sự sáng tạo và gắn kết một cá nhân với đội nhóm và doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều này giống như một con dao 2 lưỡi khiến hiệu quả công việc ngày càng đi xuống.
Theo một khảo sát thuộc trang Salary.com, thông thường một nhân viên sẽ bị ‘bắt chuyện” trung bình 56 lần mỗi ngày tại nơi làm việc. Điều đó có nghĩa là cứ 8 phút làm việc, nhân viên lại bị nói chuyện với nhau một lần. Thử hỏi xem hiệu quả công việc sẽ thế nào nếu như tần suất sao nhãng của nhân viên quá lớn như vậy.
Nhà quản lý nhân sự phải có những biện pháp sát sao nhân viên, thời gian nào là thời gian cần phải tập trung hết sức vào công việc, thời gian nào nhân viên có thể thư giãn. Nhân viên được thuê để làm việc nên đừng biến chốn công sở thành một cái chợ vô tổ chức. Mỗi nhân viên có ý thức một chút sẽ tạo nên một tổ chức có kỷ luật giúp hiệu quả và năng suất của tập thể được nâng cao.
