TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN KINH DOANH: QUY TRÌNH 7 BƯỚC VÀ MẪU JD CHUẨN

Nhân viên kinh doanh là bộ phận trực tiếp tạo ra doanh thu, nhưng cũng là vị trí có tỷ lệ nghỉ việc cao nhất và khó giữ nhất ở doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bài viết chia sẻ toàn bộ cách tuyển dụng nhân viên kinh doanh bài bản: mô tả công việc chuẩn, khung năng lực, mẫu tin tuyển dụng, quy trình 7 bước, phiếu chấm điểm phỏng vấn và chỉ số đo lường. Cùng tìm hiểu ngay!

Điểm qua nội dung chính của bài:

• Mô tả công việc và bốn nhóm nhân viên kinh doanh phổ biến tại doanh nghiệp Việt Nam.
• Ba nguyên nhân gốc khiến doanh nghiệp SME tuyển sale mãi vẫn không được người.
• Mẫu bản mô tả công việc và tin tuyển dụng nhân viên kinh doanh dùng được ngay.
• Cách tính số lượng cần tuyển và khung tỷ lệ lương cứng, hoa hồng theo từng loại hình bán hàng.
• Quy trình 7 bước, phiếu chấm điểm phỏng vấn và sáu chỉ số đo lường hiệu quả.

1. Nhân viên kinh doanh là ai và doanh nghiệp cần tuyển loại nào?

Nhân viên kinh doanh là người chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tư vấn giải pháp, đàm phán và chốt đơn hàng để tạo ra doanh thu trực tiếp cho doanh nghiệp. Đây là vị trí duy nhất trong tổ chức mà kết quả công việc được đo bằng con số doanh thu ngay trong tháng.

Mô tả công việc nhân viên kinh doanh thường gồm năm nhóm nhiệm vụ chính:

• Khai thác nguồn khách hàng tiềm năng qua dữ liệu do marketing cung cấp và qua kênh tự tìm kiếm
• Tư vấn, trình bày giải pháp và xử lý các từ chối của khách hàng
• Đàm phán điều khoản, báo giá và chốt hợp đồng
• Chăm sóc khách hàng sau bán, khai thác đơn hàng lặp lại và khách hàng giới thiệu
• Cập nhật dữ liệu khách hàng lên hệ thống và báo cáo kết quả theo tuần

Điều nhiều chủ doanh nghiệp bỏ qua là không có một nghề "nhân viên kinh doanh" chung chung. Tuyển sai nhóm là nguyên nhân thất bại trước cả khi phỏng vấn:

Xác định đúng nhóm trước khi viết tin tuyển dụng giúp doanh nghiệp thu về hồ sơ đúng loại, đồng thời là bước đầu tiên của việc xây dựng đội ngũ bán hàng có khả năng tự vận hành.

2. Vì sao tuyển dụng nhân viên kinh doanh là bài toán khó nhất của doanh nghiệp SME?

Tuyển dụng nhân viên kinh doanh khó hơn hầu hết vị trí khác vì công việc chịu áp lực doanh số trực tiếp, có rất nhiều lựa chọn thay thế và người giỏi gần như không bao giờ thất nghiệp. Theo khảo sát của Mercer và Talentnet về thị trường lao động Việt Nam, bán lẻ là ngành có tỷ lệ nghỉ việc cao nhất với 32,2%, tiếp theo là bất động sản 18,8% và hàng tiêu dùng 17,3%, đều là những ngành mà lực lượng kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn nhất.

Nhưng đó mới là bề mặt. Sau 16 năm trực tiếp xây dựng bốn thương hiệu trong hệ sinh thái HBR Holdings với hơn 1.400 nhân sự, Mr. Tony Dzung thấy phần lớn doanh nghiệp SME thất bại không phải vì thiếu ứng viên, mà vì ba nguyên nhân gốc:

• Tuyển theo cảm tính, không có chân dung ứng viên và khung năng lực chuẩn
• Thương hiệu tuyển dụng yếu, chính sách thu nhập chưa đủ cạnh tranh
• Chưa có hệ thống bán hàng nên người giỏi vào cũng khó tạo ra kết quả

2.1. Tuyển theo cảm tính, không có chân dung ứng viên chuẩn

Câu hỏi tôi hay đặt ra cho các chủ doanh nghiệp là: hãy mô tả nhân viên kinh doanh giỏi nhất công ty mình bằng năm tiêu chí đo được. Rất ít người trả lời được ngay. Khi tiêu chí nằm trong đầu người tuyển chứ không nằm trên giấy, mỗi vòng phỏng vấn lại chấm theo một chuẩn khác nhau.

Hệ quả là doanh nghiệp tuyển được người trông nhanh nhẹn, ăn nói tốt nhưng thiếu đúng thứ nghề sale cần nhất: khả năng chịu bị từ chối liên tục và kỷ luật theo đuổi khách hàng đến cùng. Cách khắc phục là chuẩn hóa tiêu chí trước khi tuyển, đúng nguyên tắc trong cách tuyển dụng nhân sự hiệu quả.

2.2. Thương hiệu tuyển dụng yếu và chính sách thu nhập chưa cạnh tranh

Ứng viên kinh doanh giỏi luôn có nhiều lựa chọn. Trước khi nộp hồ sơ, họ tìm tên công ty trên Google, xem fanpage, đọc đánh giá của nhân viên cũ và so sánh thu nhập với vài công ty khác. Nếu doanh nghiệp không có gì để họ tìm thấy, hồ sơ tốt sẽ dừng lại trước khi buổi phỏng vấn kịp diễn ra.

Vấn đề thứ hai là cấu trúc thu nhập. Nhiều doanh nghiệp đặt lương cứng rất thấp và kỳ vọng ứng viên sống bằng hoa hồng ngay từ tháng đầu, trong khi nhân sự mới cần vài tháng để làm quen sản phẩm và tích lũy tệp khách. Chính sách đó sàng lọc ngược, chỉ giữ lại những người không có lựa chọn tốt hơn.

2.3. Chưa có hệ thống bán hàng nên người giỏi vào cũng không trụ được

Đây là nỗi đau thật mà ít chủ doanh nghiệp nói ra. Khi công ty chưa có quy trình bán hàng chuẩn, chưa có nguồn khách đầu vào ổn định và chưa có người kèm cặp, nhân viên mới bị thả vào thị trường với vài lời động viên. Ba tháng không có đơn hàng, họ nghỉ, doanh nghiệp lại tuyển tiếp.

Đi tới tận cùng, nỗi sợ lớn nhất không phải là tốn tiền tuyển dụng. Nó là tình trạng doanh thu treo trên vai hai hoặc ba nhân viên kinh doanh chủ chốt, đến mức người chủ không dám nghỉ phép, không dám để họ bất mãn và cũng không dám mở rộng vì biết hệ thống sẽ vỡ. Tuyển dụng chỉ là một mắt xích của bài toán lớn hơn là làm cho tổ chức chạy được mà không phụ thuộc vào cá nhân nào.

3. Chân dung nhân viên kinh doanh giỏi theo mô hình 5 lớp năng lực

Mô hình 5 lớp năng lực là khung Mr. Tony Dzung dùng khi tuyển đội ngũ kinh doanh cho các thương hiệu trong hệ sinh thái, xếp từ khó thay đổi nhất tới dễ đào tạo nhất. Nguyên tắc là: hai lớp trên cùng dùng để loại, ba lớp dưới dùng để đào tạo.

• Lớp 1: Động lực và khát vọng kiếm tiền chính đáng
• Lớp 2: Tố chất bẩm sinh phù hợp nghề bán hàng
• Lớp 3: Kỹ năng bán hàng có thể huấn luyện
• Lớp 4: Kiến thức sản phẩm, khách hàng và thị trường
• Lớp 5: Mức độ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp

3.1. Lớp 1 và lớp 2: Hai lớp dùng để loại ứng viên

Động lực gần như không thể đào tạo. Người không thực sự muốn kiếm nhiều tiền hơn, không có mục tiêu tài chính cụ thể trong 12 tháng tới sẽ rất khó duy trì cường độ gọi điện và gặp khách mỗi ngày. Khi phỏng vấn, hãy hỏi mục tiêu thu nhập bằng con số và lý do phía sau con số đó, thay vì hỏi chung chung về đam mê.

Về tố chất, ba thứ cần soi kỹ là khả năng phục hồi sau từ chối, sự chủ động và mức độ đồng cảm với khách hàng. Người có tố chất tốt kể được những lần bị từ chối liên tiếp mà vẫn quay lại, chủ động tạo cơ hội thay vì chờ được giao, và mô tả khách hàng bằng ngôn ngữ của nhu cầu chứ không phải ngôn ngữ của sản phẩm.

3.2. Lớp 3 và lớp 4: Hai lớp doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm đào tạo

Kỹ năng khai thác nhu cầu, xử lý từ chối, đàm phán và chốt đơn hoàn toàn có thể huấn luyện trong vài tháng nếu doanh nghiệp có giáo trình và người kèm cặp. Kiến thức sản phẩm còn dễ bổ sung hơn, thường mất hai tuần đến hai tháng. Vì vậy đừng loại ứng viên chỉ vì họ chưa thành thạo kỹ thuật chốt sale, nếu hai lớp phía trên đã đủ mạnh.

Riêng ngành có chu kỳ bán hàng dài như bất động sản, thiết bị công nghiệp hay giải pháp phần mềm, kinh nghiệm ngành rút ngắn đáng kể thời gian tạo ra đơn hàng đầu tiên và đáng để trả giá cao hơn.

3.3. Lớp 5: Mức độ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp

Một nhân viên kinh doanh có số nhưng phá vỡ nguyên tắc, giấu dữ liệu khách hàng hoặc gây chia rẽ đội nhóm sẽ tạo thiệt hại lớn hơn phần doanh thu họ mang lại. Kinh nghiệm tuyển người phù hợp với văn hóa doanh nghiệp cho thấy nên chuyển các giá trị cốt lõi thành câu hỏi tình huống cụ thể trong vòng phỏng vấn cuối.

4. Mẫu bản mô tả công việc và tin tuyển dụng nhân viên kinh doanh

Bản mô tả công việc là mẩu quảng cáo đầu tiên của doanh nghiệp trước ứng viên. Ứng viên kinh doanh giỏi không đọc phần "yêu cầu chung", họ tìm bốn thông tin: bán gì cho ai, khách đến từ đâu, kiếm được bao nhiêu và phát triển tới đâu. Mẫu dưới đây gồm năm phần, anh chị chỉ cần điền phần trong ngoặc:

• Phần 1: Bối cảnh vị trí cần tuyển
• Phần 2: Nguồn khách hàng đầu vào
• Phần 3: Thu nhập minh bạch theo từng mức chỉ tiêu
• Phần 4: Lộ trình thăng tiến và cam kết đào tạo
• Phần 5: Yêu cầu viết theo dạng loại trừ

Phần 1: Bối cảnh vị trí

"Chúng tôi đang mở rộng đội kinh doanh từ [số hiện tại] lên [số mục tiêu] người để phục vụ [nhóm khách hàng]. Anh chị sẽ bán [tên sản phẩm], giá trị đơn hàng trung bình [số tiền], chu kỳ bán hàng khoảng [số ngày]."

Phần 2: Nguồn khách hàng

"Mỗi tháng công ty cung cấp khoảng [số lượng] khách hàng tiềm năng từ hoạt động marketing, chiếm [tỷ lệ] tổng nguồn khách. Phần còn lại đến từ khai thác chủ động và khách hàng cũ giới thiệu."

Đây là phần tạo khác biệt lớn nhất so với các tin tuyển dụng thông thường. Ứng viên giỏi luôn hỏi câu này trong phỏng vấn, nên trả lời trước ngay trong tin sẽ tăng đáng kể số hồ sơ đạt chuẩn.

Phần 3: Thu nhập minh bạch

"Lương cứng [số tiền]. Hoa hồng [tỷ lệ] doanh thu. Thu nhập thực tế của nhóm đạt chỉ tiêu trong 6 tháng gần nhất dao động [khoảng thu nhập]. Ba tháng đầu được bảo đảm thu nhập tối thiểu [số tiền] để tập trung học sản phẩm."

Phần 4: Lộ trình và cam kết đào tạo

"Lộ trình: Nhân viên kinh doanh, Trưởng nhóm sau [thời gian] nếu đạt [điều kiện], Trưởng phòng sau [thời gian]. Công ty đào tạo [số buổi] về sản phẩm và kỹ năng bán hàng trong 30 ngày đầu, có người kèm cặp trực tiếp."

Phần 5: Yêu cầu, viết theo dạng loại trừ

Thay vì liệt kê 10 yêu cầu chung chung, hãy nêu 3 điều kiện cứng và 1 điều kiện loại trừ. Ví dụ: "Chúng tôi không phù hợp với người muốn công việc ổn định giờ hành chính, vì [số buổi] mỗi tuần anh chị sẽ ra ngoài gặp khách." Câu này tự sàng lọc hiệu quả hơn mọi danh sách yêu cầu.

>>> XEM THÊM: KHÁM PHÁ 9 BƯỚC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ HIỆU QUẢ

5. Cách tính số lượng cần tuyển và thiết kế chính sách thu nhập

Hai con số này phải chốt xong trước khi đăng tin. Tính sai số lượng thì tuyển thiếu quanh năm, thiết kế sai thu nhập thì tuyển được rồi cũng mất người.

5.1. Công thức tính số nhân viên kinh doanh cần tuyển

Số nhân sự cần có = Mục tiêu doanh thu năm / (Năng suất bình quân một nhân viên × Tỷ lệ nhân viên đạt chỉ tiêu)

Ví dụ, doanh nghiệp đặt mục tiêu 12 tỷ đồng, năng suất bình quân một nhân viên là 1,2 tỷ đồng mỗi năm và thực tế chỉ 60% đội ngũ đạt chỉ tiêu. Số nhân sự cần có là 12 chia cho tích của 1,2 và 0,6, tức khoảng 17 người. Nếu đội hiện tại có 12 người và tỷ lệ nghỉ việc dự kiến 25% mỗi năm, doanh nghiệp cần tuyển mới khoảng 8 người trong năm chứ không phải 5 người như phép trừ đơn giản.

5.2. Khung tỷ lệ lương cứng và hoa hồng theo từng loại hình bán hàng

Không có một tỷ lệ đúng cho mọi doanh nghiệp. Nguyên tắc là chu kỳ bán hàng càng dài thì lương cứng càng phải cao, vì nhân sự cần thời gian mới có đơn đầu tiên:

Ba nguyên tắc đi kèm mà nhiều doanh nghiệp SME bỏ qua:

• Bảo đảm thu nhập 2 đến 3 tháng đầu: Không có cơ chế này, doanh nghiệp chỉ tuyển được người đang không có lựa chọn nào khác.
• Hoa hồng lũy tiến khi vượt chỉ tiêu: Người đạt 130% chỉ tiêu phải nhận tỷ lệ hoa hồng cao hơn người đạt 100%, nếu không đội ngũ sẽ dừng lại đúng ở vạch đích.
• Gắn một phần thưởng vào chất lượng, không chỉ doanh số: Tỷ lệ thu hồi công nợ, tỷ lệ khách hàng mua lại, mức độ cập nhật dữ liệu lên hệ thống.

Về mức lương thị trường để đối chiếu, anh chị nên tham khảo báo cáo lương và thị trường lao động thường niên của Talentnet và Mercer, vốn có dữ liệu tách theo ngành và theo cấp bậc, thay vì lấy con số trôi nổi trên mạng.

6. Quy trình tuyển dụng nhân viên kinh doanh 7 bước từ A đến Z

Quy trình chuẩn gồm 7 bước, từ tính phễu cho tới hòa nhập 90 ngày. Điểm khác biệt so với các vị trí khác nằm ở tốc độ: ứng viên kinh doanh giỏi thường ra quyết định trong 7 đến 10 ngày, nên quy trình càng dài thì tỷ lệ mất người càng cao.

• Bước 1: Tính phễu tuyển dụng
• Bước 2: Mở đa kênh tìm nguồn ứng viên
• Bước 3: Sàng lọc hồ sơ theo bộ lọc ba tầng
• Bước 4: Sơ vấn qua điện thoại trong 10 phút
• Bước 5: Phỏng vấn hai vòng kèm bài kiểm tra thực chiến
• Bước 6: Kiểm tra tham chiếu và ra quyết định
• Bước 7: Hòa nhập theo lộ trình 30, 60, 90 ngày

Bước 1: Tính phễu tuyển dụng

Tuyển dụng nhân viên kinh doanh vận hành như một cái phễu, và mọi cái phễu đều tính ngược được. Bảng dưới trình bày hai quy mô để anh chị đối chiếu với thực tế doanh nghiệp mình:

Bảng này nói lên hai điều. Thứ nhất, nếu chỉ nhận được 30 hồ sơ mà kỳ vọng tuyển ba người thì bài toán đã sai từ đầu vào chứ không phải do khâu phỏng vấn. Thứ hai, mỗi tỷ lệ đều cải thiện được: gọi xác nhận trước 24 giờ để nâng tỷ lệ có mặt, rút thời gian ra quyết định xuống dưới 5 ngày để nâng tỷ lệ nhận việc, huấn luyện có cấu trúc để nâng tỷ lệ qua thử việc.

Bước 2: Mở đa kênh tuyển dụng nhân viên kinh doanh

Mỗi kênh tuyển dụng nhân viên kinh doanh cho ra một nhóm ứng viên khác nhau về chất lượng và chi phí, nên không nên phụ thuộc một kênh duy nhất:

Giới thiệu nội bộ thường cho tỷ lệ ở lại cao nhất nhưng lại bị SME bỏ quên. Một cơ chế thưởng giới thiệu rõ ràng, chi trả sau khi ứng viên qua thử việc, gần như luôn rẻ hơn đăng tin.

Bước 3: Sàng lọc hồ sơ theo bộ lọc ba tầng

Với hàng trăm hồ sơ, đọc kỹ từng bản là bất khả thi. Bộ lọc ba tầng giúp giảm thời gian xử lý xuống khoảng một phút mỗi hồ sơ:

• Tầng 1, loại cứng: Khu vực làm việc, phương tiện di chuyển, thời gian gắn bó tối thiểu ở công ty gần nhất, ngành hàng liên quan.
• Tầng 2, dấu hiệu năng lực: Tìm con số cụ thể như doanh số đạt được, tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu, số khách hàng quản lý. Ứng viên giỏi thường tự giác đưa số vào hồ sơ vì đó là ngôn ngữ nghề nghiệp của họ.
• Tầng 3, dấu hiệu động lực: Lộ trình nghề nghiệp có tăng tiến không, lý do chuyển việc có nhất quán không, ứng viên có tìm hiểu về công ty trước khi nộp hay không.

Bước 4: Sơ vấn qua điện thoại trong 10 phút

Đây là bước bị bỏ qua nhiều nhất nhưng tiết kiệm nhiều thời gian nhất. Một cuộc gọi 10 phút kiểm tra được bốn thứ: khả năng giao tiếp qua điện thoại, kỳ vọng thu nhập, thời gian có thể bắt đầu và mức độ chủ động. Với nghề kinh doanh, cách ứng viên xử lý một cuộc gọi bất ngờ chính là bài kiểm tra nghề nghiệp chân thực nhất. Hãy đặt một câu hỏi hơi khó ngay trong cuộc gọi, chẳng hạn đề nghị họ giới thiệu sản phẩm hiện tại trong 60 giây.

Bước 5: Phỏng vấn hai vòng kèm bài kiểm tra thực chiến

Hai vòng là đủ và nên hoàn tất trong một tuần. Vòng một do trưởng phòng kinh doanh phụ trách, tập trung vào động lực, tố chất và thành tích quá khứ. Vòng hai do lãnh đạo phụ trách, tập trung vào bài kiểm tra thực chiến và mức độ phù hợp văn hóa.

Bài kiểm tra thực chiến gồm hai phần. Phần một là tình huống nhập vai 15 phút, người phỏng vấn đóng vai khách hàng khó tính và ứng viên bán chính sản phẩm của doanh nghiệp sau khi được cấp tài liệu trước đó 30 phút. Phần hai là bài tính toán ngắn về chiết khấu, công nợ hoặc lợi nhuận trên đơn hàng để kiểm tra tư duy con số. Muốn khai thác tối đa hai vòng này, người phỏng vấn cần được trang bị kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng bài bản thay vì hỏi theo bản năng.

Bước 6: Kiểm tra tham chiếu và ra quyết định

Với vị trí kinh doanh, kiểm tra tham chiếu nên là bắt buộc, vì thành tích doanh số dễ được kể lại theo hướng có lợi nhất. Hãy xin liên hệ của quản lý trực tiếp gần nhất và hỏi ba câu: ứng viên đạt bao nhiêu phần trăm chỉ tiêu trong sáu tháng cuối, điểm mạnh nổi bật nhất là gì, và nếu có cơ hội thì anh chị có tuyển lại người này không. Sau đó hãy ra quyết định nhanh, vì một ứng viên tốt thường nhận song song hai đến ba lời mời và doanh nghiệp chậm chân nhất gần như luôn thua cuộc.

Bước 7: Hòa nhập theo lộ trình 30, 60, 90 ngày

Theo báo cáo về đội ngũ phát triển kinh doanh của The Bridge Group, một nhân viên kinh doanh cần trung bình khoảng ba tháng để đạt năng suất đầy đủ, trong khi tỷ lệ nghỉ việc hằng năm của nhóm này ở mức trên 30%. Nghĩa là ba tháng đầu quyết định phần lớn việc khoản đầu tư tuyển dụng có sinh lời hay không.

• 30 ngày đầu: Nắm sản phẩm, thuộc kịch bản bán hàng, hoàn thành bài kiểm tra sản phẩm, thực hiện những cuộc tiếp xúc khách hàng đầu tiên cùng người kèm cặp.
• 60 ngày: Tự chạy toàn bộ quy trình bán hàng dưới giám sát, đạt khoảng 50% chỉ tiêu của nhân sự chính thức, có đơn hàng đầu tiên.
• 90 ngày: Đạt tối thiểu 70% chỉ tiêu, tự quản lý danh sách khách hàng trên hệ thống, được đánh giá chính thức.

Toàn bộ dữ liệu giai đoạn này nên ghi nhận trên phần mềm quản lý sale để quản lý nhìn được ai đang tiến bộ và ai cần can thiệp sớm, thay vì chờ hết thử việc mới biết kết quả. Đồng thời hãy gắn khâu hòa nhập vào quy trình quản lý nhân sự chung để mọi vị trí vận hành theo cùng một chuẩn.

7. Bộ câu hỏi phỏng vấn và phiếu chấm điểm nhân viên kinh doanh

Mô hình STAR yêu cầu ứng viên kể lại một tình huống có thật theo bốn phần: bối cảnh, nhiệm vụ, hành động và kết quả. Cách hỏi này hạn chế câu trả lời lý thuyết và buộc ứng viên dẫn ra bằng chứng cụ thể.

Câu trả lời đầu tiên thường đã được chuẩn bị sẵn, nên hãy hỏi tiếp ba lớp: cụ thể là gì, sau đó anh chị làm gì, kết quả bằng số ra sao. Người kể chuyện thật đi được cả ba lớp, người chưa từng trải qua thường dừng ở lớp thứ hai.

Phiếu chấm điểm ứng viên nhân viên kinh doanh

Nghề kinh doanh chọn ra những người giỏi tạo thiện cảm, nên chính người phỏng vấn rất dễ bị chinh phục. Cách phòng ngừa duy nhất là chấm điểm ngay trong buổi phỏng vấn theo một phiếu thống nhất, với trọng số phản ánh đúng mô hình 5 lớp:

Quy tắc vận hành: hai người chấm độc lập rồi so kết quả trước khi trao đổi. Ứng viên chỉ được gửi đề nghị khi đạt tổng từ 3,5 trở lên và không rơi vào bất kỳ ngưỡng loại nào. Đây chính là tinh thần của nghệ thuật phỏng vấn tuyển dụng chuyên nghiệp: nghe nhiều hơn nói và chỉ kết luận khi có dữ liệu.

8. Sáu chỉ số đo lường và cách ứng dụng AI vào tuyển dụng

Không đo lường thì không cải thiện được. Sáu chỉ số đo lường hiệu quả tuyển dụng nhân viên kinh doanh dưới đây giúp chủ doanh nghiệp nhìn ra chính xác khâu nào đang rò rỉ, thay vì chỉ cảm thấy tuyển mãi không được người:

• Thời gian tuyển trung bình cho một vị trí
• Chi phí tuyển dụng trên một nhân sự vào làm
• Tỷ lệ hồ sơ đạt chuẩn trên tổng hồ sơ nhận về
• Tỷ lệ vượt qua thử việc
• Thời gian đến đơn hàng đầu tiên
• Tỷ lệ nghỉ việc trong sáu tháng đầu

Hai chỉ số cuối phản ánh chất lượng thực sự. Một doanh nghiệp tuyển rất nhanh, chi phí rất thấp nhưng có tới một nửa nhân sự nghỉ trong sáu tháng thì thực chất đang lỗ. Ngưỡng tham chiếu cần đặt trong bối cảnh ngành: với chu kỳ bán hàng dài, thời gian đến đơn hàng đầu tiên ba đến bốn tháng là bình thường, còn với hàng tiêu dùng thì nên nằm trong 30 đến 45 ngày. Doanh nghiệp nên tự thiết lập ngưỡng dựa trên dữ liệu của mình, tương tự cách xây dựng KPI cho phòng nhân sự theo đặc thù tổ chức.

Về công nghệ, ba ứng dụng AI triển khai được ngay với bộ phận nhân sự mỏng gồm: chấm điểm và xếp hạng hàng trăm hồ sơ theo bộ tiêu chí có sẵn, sinh nhiều phiên bản tin tuyển dụng cho từng kênh từ một bản JD gốc, và bóc tách bản ghi cuộc gọi của nhân sự thử việc để chỉ ra điểm cần cải thiện. Điều cần lưu ý là AI chỉ khuếch đại chất lượng của hệ thống sẵn có: nếu tiêu chí còn mơ hồ, công cụ sẽ giúp doanh nghiệp loại sai người nhanh hơn mà thôi. Hãy chuẩn hóa khung năng lực trước, sau đó mới đưa AI vào từng khâu, giống cách triển khai AI cho phòng nhân sự và AI trong bán hàng mà nhiều doanh nghiệp trong cộng đồng đang áp dụng.

9. Bảy sai lầm thường gặp khi tuyển dụng nhân viên kinh doanh

Những sai lầm dưới đây lặp lại ở rất nhiều doanh nghiệp Mr. Tony Dzung đã đồng hành, và điểm chung là chúng gây thiệt hại âm thầm trong nhiều tháng trước khi bị phát hiện:

• Tuyển gấp khi có người nghỉ: Tuyển trong trạng thái thiếu người khiến tiêu chí bị hạ xuống, và người được tuyển vội thường là người ra đi sớm nhất.
• Chỉ nhìn vào kinh nghiệm ngành: Kinh nghiệm rút ngắn thời gian làm quen sản phẩm nhưng không thay thế được động lực và tố chất, hai lớp khó đào tạo nhất.
• Hứa hẹn vượt quá thực tế khi phỏng vấn: Vẽ ra mức thu nhập trong mơ giúp ứng viên đồng ý nhanh nhưng tạo khoảng cách kỳ vọng, nguyên nhân hàng đầu của nghỉ việc sớm.
• Không có ai kèm cặp trong 90 ngày đầu: Nhân sự mới bị bỏ mặc sẽ mất phương hướng, kể cả khi họ vốn có năng lực.
• Bỏ qua kiểm tra tham chiếu: Với vị trí gắn với con số doanh thu, một cuộc gọi năm phút cho quản lý cũ có thể ngăn một quyết định sai tốn hàng trăm triệu đồng.
• Giao chỉ tiêu ngay tháng đầu như nhân sự chính thức: Cách làm này tạo áp lực sai thời điểm và loại bỏ cả những người lẽ ra sẽ giỏi sau sáu tháng.
• Không đo lường và không rút kinh nghiệm: Doanh nghiệp không theo dõi tỷ lệ nghỉ việc sớm sẽ lặp lại đúng sai lầm cũ ở đợt tuyển tiếp theo.

Sai lầm cuối đáng nói nhất, vì nó biến tuyển dụng nhân viên kinh doanh thành hoạt động chữa cháy thay vì một năng lực được tích lũy. Doanh nghiệp nào ghi lại dữ liệu từng đợt tuyển và điều chỉnh dần thì sau vài chu kỳ sẽ tuyển nhanh hơn, đúng người hơn và tốn ít chi phí hơn hẳn đối thủ. Đó cũng là nền tảng để giữ chân nhân viên giỏi khi đội ngũ bắt đầu mở rộng.

Trong hơn 16 năm xây dựng hệ sinh thái HBR Holdings từ một phòng trọ chưa đầy 30m2 với 26 triệu đồng vốn vay cho tới bốn thương hiệu và hơn 1.400 nhân sự, tôi rút ra một điều: tuyển dụng nhân viên kinh doanh không phải việc của riêng phòng nhân sự, mà là năng lực cốt lõi của người đứng đầu. Chủ doanh nghiệp nào tự tay dựng được khung năng lực, chính sách thu nhập và lộ trình huấn luyện cho đội ngũ bán hàng thì mới thực sự thoát khỏi cảnh doanh thu phụ thuộc vào một vài cá nhân.

Nếu anh chị muốn đi nhanh hơn thay vì tự thử sai qua vài chu kỳ tuyển dụng, có ba cách để tôi và đội ngũ đồng hành trực tiếp: chương trình tư vấn doanh nghiệp cho trường hợp cần thiết kế lại toàn bộ phòng kinh doanh, đào tạo in-house cho đội ngũ quản lý ngay tại công ty, hoặc khóa học XÂY DỰNG HỆ THỐNG BÁN HÀNG HIỆN ĐẠI AI SALES DÀNH CHO FOUNDER VÀ CEO SMES do tôi trực tiếp dẫn dắt trong hệ thống workshop. Ở đó, anh chị nhận được bộ khung năng lực, kịch bản phỏng vấn và lộ trình huấn luyện 90 ngày để áp dụng ngay.

Trong nhiều chương trình đào tạo, tôi vẫn nói với các chủ doanh nghiệp rằng: "HBR không phải là nơi cung cấp lý thuyết suông. Tại đây, tôi mang đến các giải pháp và công cụ thực tế để các doanh nghiệp có thể ứng dụng ngay vào việc tháo gỡ các vấn đề của mình." Anh chị có thể tham khảo thêm câu chuyện thành công Business Master của những doanh nghiệp đã đi qua đúng hành trình này.

10. Câu hỏi thường gặp về tuyển dụng nhân viên kinh doanh

10.1. Nên tuyển nhân viên kinh doanh có kinh nghiệm hay tuyển người mới rồi đào tạo?

Khi tuyển dụng nhân viên kinh doanh, câu trả lời phụ thuộc vào chu kỳ bán hàng và năng lực đào tạo nội bộ. Nếu sản phẩm phức tạp, giá trị đơn hàng lớn và doanh nghiệp chưa có giáo trình huấn luyện, nên ưu tiên người có kinh nghiệm ngành. Ngược lại, khi đã có quy trình bán hàng chuẩn và người kèm cặp, tuyển nhân sự mới rồi đào tạo thường cho chi phí thấp hơn và tỷ lệ gắn bó cao hơn.

10.2. Mức lương nhân viên kinh doanh nên đặt bao nhiêu là hợp lý?

Nguyên tắc là lấy thu nhập mục tiêu của người đạt 100% chỉ tiêu làm gốc, rồi chia theo tỷ lệ lương cứng phù hợp với loại hình bán hàng như bảng ở mục 5. Thu nhập mục tiêu phải bảo đảm chi phí nhân sự kinh doanh nằm trong ngưỡng doanh nghiệp chịu được trên mỗi đồng doanh thu. Để có mức tham chiếu theo ngành và cấp bậc, nên dùng báo cáo lương thường niên của các đơn vị khảo sát uy tín thay vì con số truyền miệng.

10.3. Bao lâu thì một nhân viên kinh doanh mới nên tạo ra đơn hàng đầu tiên?

Theo dữ liệu ngành từ The Bridge Group, thời gian để một nhân viên kinh doanh đạt năng suất đầy đủ trung bình khoảng ba tháng. Với sản phẩm đơn giản và chu kỳ bán hàng ngắn, đơn hàng đầu tiên nên xuất hiện trong 30 đến 45 ngày. Với sản phẩm phức tạp, mốc hợp lý là 60 đến 90 ngày.

10.4. Doanh nghiệp nhỏ không cạnh tranh được về lương thì làm sao tuyển được người giỏi?

Hãy cạnh tranh bằng những thứ không cần nhiều tiền: hoa hồng lũy tiến vượt trội khi vượt chỉ tiêu, nguồn khách hàng đầu vào ổn định, lộ trình thăng tiến rõ ràng và người quản lý biết huấn luyện. Với nhiều ứng viên kinh doanh, một người sếp giúp họ giỏi lên có giá trị hơn vài triệu đồng lương cứng.

10.5. Có nên tuyển nhân viên kinh doanh từ đối thủ cạnh tranh không?

Có thể, nhưng cần thận trọng. Ưu điểm là họ hiểu thị trường và rút ngắn thời gian làm quen sản phẩm. Nhược điểm là họ có thể mang theo thói quen bán hàng không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, và người từng rời bỏ đối thủ vì tiền cũng có thể rời bỏ anh chị vì lý do tương tự.

Kết luận

Qua bài viết này, anh chị đã có đầy đủ công cụ để triển khai tuyển dụng nhân viên kinh doanh một cách bài bản: mô tả công việc và mẫu tin tuyển dụng dùng được ngay, mô hình 5 lớp năng lực để xác định chân dung ứng viên, công thức tính số lượng và khung tỷ lệ thu nhập, quy trình 7 bước, phiếu chấm điểm phỏng vấn cùng sáu chỉ số đo lường. Khi tuyển dụng trở thành một hệ thống được đo lường và cải tiến liên tục thay vì hoạt động chữa cháy, đội ngũ kinh doanh sẽ trở thành cỗ máy tăng trưởng bền vững, không còn phụ thuộc vào một vài cá nhân xuất sắc.