KHÁM PHÁ 9 BƯỚC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ HIỆU QUẢ

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng, đáp ứng mục tiêu phát triển lâu dài. Một kế hoạch chi tiết không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng mà còn hạn chế các rủi ro và chi phí không cần thiết. Vậy làm thế nào để xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả? Trong bài viết này, Tony Dzung sẽ chia sẻ những chi tiết hữu ích cho bạn đọc.

1. Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là gì?

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là một chiến lược toàn diện được xây dựng bởi doanh nghiệp nhằm xác định nhu cầu nhân lực, xác định các vị trí cần tuyển dụng, và thực hiện quy trình tuyển dụng để thu hút ứng viên phù hợp. Kế hoạch này bao gồm việc mô tả công việc, yêu cầu về kỹ năng, phương pháp tuyển dụng và các kênh tuyển dụng hiệu quả. Mục tiêu của kế hoạch tuyển dụng là tìm kiếm, lựa chọn và duy trì đội ngũ nhân viên đáp ứng yêu cầu công việc, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh lâu dài.Kế hoạch này thường được thực hiện định kỳ và có thể được điều chỉnh theo tình hình phát triển của doanh nghiệp.

2. Thời điểm quan trọng doanh nghiệp cần lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo có đủ nguồn lực để đạt được các mục tiêu phát triển và duy trì hoạt động ổn định. Một kế hoạch tuyển dụng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp chủ động đáp ứng nhu cầu nhân sự vào những thời điểm quan trọng.
Dưới đây là những thời điểm quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý để thu hút và duy trì nhân lực chất lượng.

• Khi mở rộng quy mô doanh nghiệp: Khi doanh nghiệp phát triển và cần bổ sung thêm nhân lực để đáp ứng nhu cầu công việc và mở rộng các bộ phận, việc lập kế hoạch tuyển dụng trở nên vô cùng quan trọng.
• Khi có sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức: Nếu doanh nghiệp tiến hành tái cấu trúc hoặc thay đổi chiến lược, các vị trí mới cần được tuyển dụng hoặc thay thế nhân viên cũ để đáp ứng yêu cầu công việc mới.
• Khi có sự thay thế nhân sự: Khi có nhân viên nghỉ việc, nghỉ hưu, chuyển công ty, hoặc không còn đáp ứng được yêu cầu công việc, doanh nghiệp cần tuyển dụng nhân sự thay thế để đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn.
• Trước các dự án hoặc chiến lược mới: Nếu doanh nghiệp có kế hoạch phát triển sản phẩm, dịch vụ mới hoặc mở rộng thị trường, việc tuyển dụng các vị trí chuyên môn hoặc nhân viên hỗ trợ là cần thiết để đảm bảo thành công của dự án.
• Sau Tết Nguyên Đán: Đây là thời điểm quan trọng khi nhiều nhân viên có xu hướng nhảy việc hoặc thay đổi công việc. Sau kỳ nghỉ Tết, tâm lý người lao động thay đổi, họ đánh giá lại công việc và có xu hướng tìm kiếm cơ hội mới. Do đó, doanh nghiệp cần lập kế hoạch tuyển dụng ngay từ đầu năm để tránh tình trạng thiếu hụt nhân sự.
• Khó khăn trong việc duy trì nhân sự: Nếu tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao hoặc nếu việc tuyển dụng trong năm trước không đạt được hiệu quả, doanh nghiệp cần lập kế hoạch tuyển dụng lại để giảm thiểu tình trạng thiếu nhân sự hoặc duy trì nguồn nhân lực chất lượng.

3. Tại sao doanh nghiệp cần lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự?

Khi xây dựng và phát triển một doanh nghiệp, nguồn nhân lực chính là yếu tố quyết định sự thành công và bền vững. Tuy nhiên, để tuyển dụng hiệu quả và đáp ứng nhu cầu nhân sự theo từng giai đoạn phát triển, doanh nghiệp cần có một chiến lược tuyển dụng rõ ràng và bài bản. Dưới đây là một số lý do doanh nghiệp cần chú trọng đến việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự.

• Đảm bảo tuyển dụng đúng người, đúng vị trí: Kế hoạch tuyển dụng giúp doanh nghiệp xác định rõ nhu cầu nhân lực, yêu cầu công việc và tiêu chí tuyển dụng, từ đó đảm bảo tuyển dụng được ứng viên phù hợp nhất với các vị trí cần thiết. Điều này giúp công ty tránh được tình trạng tuyển dụng sai người, làm giảm hiệu quả công việc và tăng chi phí đào tạo lại.
• Tối ưu hóa thời gian và chi phí tuyển dụng: Việc lập kế hoạch chi tiết giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn các bước trong quy trình tuyển dụng, từ việc tìm kiếm ứng viên đến phỏng vấn và chọn lựa. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu chi phí không cần thiết cho các công đoạn không hiệu quả, ví dụ như quảng cáo tuyển dụng sai kênh hoặc quá trình phỏng vấn kéo dài.
• Đáp ứng nhu cầu nhân sự kịp thời: Một kế hoạch tuyển dụng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp kịp thời bổ sung nhân sự vào những thời điểm quan trọng, tránh tình trạng thiếu hụt nhân lực, đặc biệt là trong các giai đoạn phát triển, mở rộng hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức.
• Giúp giữ chân nhân tài: Doanh nghiệp có thể thu hút các ứng viên chất lượng và giữ chân nhân tài trong dài hạn. Một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, đầy đủ và minh bạch sẽ tạo ấn tượng tốt với ứng viên, từ đó tăng khả năng duy trì những người giỏi.
• Tạo sự linh hoạt trong chiến lược phát triển: Khi có kế hoạch rõ ràng, doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh nguồn nhân lực theo sự thay đổi của thị trường hoặc các yếu tố kinh tế bên ngoài, từ đó đảm bảo rằng luôn có đủ nhân sự chất lượng để thực hiện các mục tiêu phát triển.
• Xây dựng đội ngũ nhân sự: Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự giúp doanh nghiệp có thể chủ động tìm kiếm và thu hút những ứng viên có kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp với các vị trí và mục tiêu phát triển của tổ chức. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định rõ được yêu cầu công việc, tiêu chuẩn ứng viên và đảm bảo quy trình tuyển dụng hiệu quả. 

4. 10 thành phần cần có trong một bản kế hoạch tuyển dụng 

Kế hoạch này không chỉ giúp doanh nghiệp xác định được những vị trí cần tuyển, số lượng nhân sự phù hợp mà còn giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, ngân sách và phân bổ nhân sự vào các bộ phận phù hợp. Dưới đây là các thành phần quan trọng trong một bản kế hoạch tuyển dụng giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng.

1 - Thời gian cần tuyển dụng
Xác định thời gian cần thiết để hoàn thành quá trình tuyển dụng là một yếu tố quan trọng trong kế hoạch tuyển dụng của doanh nghiệp. Thời gian này sẽ bao gồm các bước như đăng tin tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ, phỏng vấn, kiểm tra ứng viên và đưa ra quyết định tuyển dụng. Để đạt được hiệu quả tối ưu, doanh nghiệp cần ước tính chính xác thời gian cho từng giai đoạn, từ đó có thể chuẩn bị các nguồn lực cần thiết và không bị chậm trễ trong việc tuyển dụng nhân sự.

2 - Các vị trí cần tuyển dụng
Xác định các vị trí cần tuyển dụng là bước đầu tiên và quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng. Doanh nghiệp cần phải rõ ràng về những vị trí nào đang thiếu nhân sự, ví dụ như các chức danh quan trọng trong các bộ phận bán hàng, marketing, hoặc sản xuất. Việc xác định đúng vị trí giúp doanh nghiệp dễ dàng lên kế hoạch tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu công việc.

3 - Số lượng nhân sự cần tuyển cho mỗi đợt
Xác định số lượng nhân sự cần tuyển trong đợt là yếu tố không thể thiếu trong kế hoạch tuyển dụng. Tùy thuộc vào nhu cầu thực tế và kế hoạch phát triển của công ty, doanh nghiệp cần đưa ra con số cụ thể về số lượng nhân sự cần tuyển cho mỗi vị trí. Điều này không chỉ giúp các bộ phận nhân sự dễ dàng kiểm soát quá trình tuyển dụng mà còn giúp tối ưu hóa ngân sách và nguồn lực.

4 - Yêu cầu đối với ứng viên
Để tìm kiếm ứng viên phù hợp, doanh nghiệp cần xác định rõ các yêu cầu đối với người ứng tuyển. Các yêu cầu này có thể bao gồm trình độ học vấn, chuyên môn, kỹ năng cần thiết như giao tiếp, quản lý dự án, hoặc kỹ năng kỹ thuật chuyên biệt. Ngoài ra, các yếu tố như thái độ làm việc, khả năng làm việc nhóm và sự phù hợp với văn hóa doanh nghiệp cũng là những tiêu chí quan trọng trong việc tuyển chọn ứng viên.

5 - Chi tiết mô tả công việc của các vị trí
Mô tả công việc là yếu tố giúp ứng viên hiểu rõ những nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu công việc của mình. Một mô tả công việc chi tiết sẽ bao gồm các thông tin về công việc hàng ngày, mục tiêu dài hạn và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc. Điều này không chỉ giúp ứng viên có cái nhìn chính xác về công việc mà còn giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng ứng viên sẽ có đủ năng lực thực hiện công việc một cách hiệu quả.

6 - Dự toán mức lương cho ứng viên mới
Xác định mức lương dự kiến cho nhân sự mới là một phần quan trọng trong kế hoạch tuyển dụng. Mức lương này cần phải phù hợp với thị trường lao động, yêu cầu công việc và ngân sách của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần đưa ra mức lương hợp lý để thu hút ứng viên tài năng, đồng thời đảm bảo chi phí cho hoạt động tuyển dụng không vượt quá ngân sách.

7 - Định biên nhân sự
Định biên nhân sự giúp doanh nghiệp xác định tổng số nhân viên cần thiết cho các bộ phận khác nhau trong tổ chức. Đây là cơ sở để xác định nhu cầu tuyển dụng và phân bổ nguồn lực hợp lý. Khi có một kế hoạch định biên rõ ràng, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng các bộ phận đều có đủ nhân sự, không thiếu hụt hoặc dư thừa, từ đó tối ưu hóa hiệu quả công việc và đảm bảo sự phát triển ổn định.

8 - Ngân sách dự kiến cho quá trình tuyển dụng
Dự toán ngân sách cho hoạt động tuyển dụng giúp doanh nghiệp quản lý chi phí một cách hiệu quả. Ngân sách này bao gồm chi phí cho việc quảng cáo tuyển dụng, phí trả cho các công ty tuyển dụng, chi phí công cụ hỗ trợ tuyển dụng, và các khoản chi phí liên quan khác. Một ngân sách rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng lãng phí tài chính trong quá trình tuyển dụng, đồng thời giúp họ tối ưu hóa các khoản chi tiêu.

9 - Phương án phân bổ nhân sự
Sau khi tuyển dụng thành công, việc phân bổ nhân sự sao cho phù hợp với yêu cầu công việc và văn hóa công ty sẽ giúp tối đa hóa hiệu quả làm việc. Doanh nghiệp cần phải lên kế hoạch phân bổ nhân sự dựa trên đặc điểm công việc và yêu cầu của từng phòng ban để đảm bảo tính đồng bộ và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.

10 - Đề xuất bổ hoặc cắt giảm 

Dựa trên các yếu tố như hiệu suất công việc, thay đổi nhu cầu của doanh nghiệp và chiến lược phát triển, doanh nghiệp cần đưa ra đề xuất về việc tuyển thêm hoặc cắt giảm nhân sự. Việc này giúp công ty duy trì đội ngũ nhân sự cân đối, không dư thừa hoặc thiếu hụt, đồng thời tiết kiệm chi phí và đảm bảo hiệu quả hoạt động. Những quyết định này cần phải được đưa ra dựa trên các phân tích về tình hình thực tế và nhu cầu phát triển của doanh nghiệp trong dài hạn.

5. Các bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả

Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả là một quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp thu hút và chọn lựa ứng viên phù hợp, đồng thời tối ưu hóa nguồn lực và chi phí. Dưới đây là các bước cơ bản trong việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng hiệu quả:

5.1. Xây dựng thương hiệu tuyển dụng hấp dẫn

Đầu tiên, để thu hút ứng viên chất lượng, doanh nghiệp cần xây dựng một thương hiệu tuyển dụng mạnh mẽ. Thương hiệu tuyển dụng không chỉ phản ánh giá trị và văn hóa của công ty mà còn giúp tạo ấn tượng đầu tiên cho ứng viên. Các chiến lược xây dựng thương hiệu tuyển dụng bao gồm việc sử dụng các câu chuyện thành công, chia sẻ môi trường làm việc tích cực và cơ hội phát triển nghề nghiệp, đưa ra EVP hấp dẫn.

5.2. Đánh giá nhu cầu tuyển dụng

Trước khi bắt tay vào quy trình tuyển dụng, doanh nghiệp cần phải thực hiện một bước quan trọng là đánh giá nhu cầu nhân sự. Đây là cơ sở để đảm bảo rằng quá trình tuyển dụng được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả, không gây lãng phí tài nguyên.
Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định lý do chính của việc tuyển dụng. Các lý do phổ biến có thể là:

• Thay thế nhân sự cũ: Khi một nhân viên nghỉ việc hoặc không còn phù hợp với công việc, doanh nghiệp cần tìm người thay thế để duy trì hoạt động.
• Mở rộng bộ phận hoặc quy mô công ty: Khi doanh nghiệp mở rộng hoặc phát triển thêm các bộ phận mới, việc tuyển dụng nhân sự là cần thiết để đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả.
• Triển khai dự án mới: Nếu doanh nghiệp đang thực hiện các dự án mới hoặc mở rộng phạm vi hoạt động, các vị trí mới sẽ cần được bổ sung để đáp ứng yêu cầu của các dự án đó.

Sau khi xác định được lý do tuyển dụng, doanh nghiệp cần xác định rõ vị trí và số lượng nhân sự cần tuyển. Việc này không chỉ giúp các bộ phận nhân sự có thể chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng chính xác, mà còn đảm bảo rằng các vị trí và vai trò được phân bổ hợp lý. Để làm được điều này, cần phải phân tích các phòng ban hiện có, đánh giá các vị trí công việc đang thiếu hụt và xác định mức độ quan trọng của từng vị trí đối với sự phát triển của doanh nghiệp.

5.3. Xác định các vị trí và xây dựng bản mô tả chi tiết công việc

Bước tiếp theo doanh nghiệp cần xác định các vị trí cần tuyển và xây dựng bản mô tả công việc chi tiết. Đây là một trong những bước quan trọng nhất trong quá trình tuyển dụng, vì mô tả công việc không chỉ giúp ứng viên hiểu rõ những yêu cầu của công việc mà còn giúp bộ phận nhân sự chọn lọc ứng viên phù hợp nhất.

1 - Xác định các vị trí cần tuyển:

Đầu tiên, doanh nghiệp cần phải xác định rõ các vị trí công việc mà họ cần tuyển. Điều này bao gồm việc liệt kê tên vị trí, bộ phận làm việc và các nhiệm vụ cụ thể mà ứng viên sẽ phải đảm nhận. Việc này giúp doanh nghiệp định hình rõ ràng các vị trí còn thiếu trong tổ chức và phân bổ nhân sự hợp lý. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp đang mở rộng quy mô hoặc triển khai các dự án mới, các vị trí công việc mới cũng cần được bổ sung vào kế hoạch tuyển dụng.

2 - Xây dựng bản mô tả công việc:

Mô tả công việc cần phải bao gồm tất cả các yếu tố cơ bản sau để ứng viên có thể hiểu rõ yêu cầu và nhiệm vụ của công việc:

• Nhiệm vụ và trách nhiệm: Mô tả chi tiết về những công việc mà ứng viên sẽ thực hiện hàng ngày. Điều này có thể bao gồm các nhiệm vụ chính và các nhiệm vụ phụ, giúp ứng viên hiểu rõ vai trò của họ trong tổ chức.
• Yêu cầu về kỹ năng và kinh nghiệm: Liệt kê các yêu cầu cần thiết về kỹ năng chuyên môn, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và các chứng chỉ, khóa đào tạo (nếu có). Điều này giúp ứng viên tự đánh giá khả năng của mình trước khi quyết định ứng tuyển.
• Yêu cầu về phẩm chất cá nhân: Bên cạnh kỹ năng chuyên môn, những phẩm chất cá nhân như khả năng làm việc nhóm, tinh thần trách nhiệm, khả năng lãnh đạo (nếu cần) cũng là những yếu tố quan trọng cần được liệt kê trong mô tả công việc.
• Quyền lợi và phúc lợi: Đây là một phần quan trọng giúp thu hút ứng viên. Các quyền lợi như mức lương, phúc lợi, cơ hội thăng tiến, và các chế độ đãi ngộ khác cần được nêu rõ để ứng viên có cái nhìn tổng thể về công việc và lợi ích khi gia nhập công ty.

3 - Lợi ích của mô tả công việc rõ ràng:
Mô tả công việc chi tiết giúp ứng viên hiểu rõ về những gì họ sẽ phải đối mặt khi làm việc tại công ty. Đồng thời, nó giúp bộ phận nhân sự dễ dàng lọc hồ sơ và phỏng vấn ứng viên có đủ kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp. Hơn nữa, một bản mô tả công việc rõ ràng cũng giúp ứng viên cảm thấy tự tin hơn trong quá trình ứng tuyển, vì họ biết chính xác mình sẽ làm gì và liệu công việc này có phù hợp với họ hay không.

5.4. Đưa ra các tiêu chí tuyển dụng cho từng vị trí

Khi lập kế hoạch tuyển dụng, việc xác định rõ các tiêu chí tuyển dụng cho từng vị trí là yếu tố cực kỳ quan trọng giúp doanh nghiệp tìm ra ứng viên phù hợp nhất. Các yếu tố cần có trong tiêu chí tuyển dụng bao gồm:

• Yêu cầu về trình độ học vấn: Tùy vào tính chất công việc, một số vị trí có thể yêu cầu ứng viên có bằng cấp chuyên môn như cử nhân, thạc sĩ hoặc chứng chỉ liên quan đến ngành nghề hoặc các chứng chỉ ngoại ngữ khác. Ví dụ, các vị trí chuyên môn như kế toán, tài chính, hoặc quản lý dự án có thể yêu cầu ứng viên có bằng cấp phù hợp.
• Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc: Các công ty thường yêu cầu ứng viên có một mức độ kinh nghiệm nhất định, đặc biệt là đối với các vị trí cao cấp. Ví dụ, các vị trí quản lý hoặc lãnh đạo có thể yêu cầu ít nhất từ 3 đến 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan. Trong khi đó, các vị trí nhân viên mới vào nghề có thể yêu cầu ít kinh nghiệm hơn hoặc không yêu cầu.
• Kỹ năng chuyên môn: Đây là yếu tố quan trọng, đặc biệt đối với các vị trí yêu cầu kỹ năng chuyên môn cao. Các kỹ năng này có thể là kỹ năng sử dụng phần mềm (ví dụ: Excel, AI, Photoshop), kỹ năng lập trình (Java, Python).
• Kỹ năng mềm: Các kỹ năng mềm như giao tiếp, làm việc nhóm, khả năng giải quyết vấn đề, lãnh đạo và quản lý thời gian là những yếu tố cần được xem xét trong các tiêu chí tuyển dụng. Những kỹ năng này giúp ứng viên hòa nhập vào môi trường làm việc và làm việc hiệu quả cùng với các đồng nghiệp.
• Yêu cầu về thái độ và phẩm chất cá nhân: Bên cạnh kỹ năng và kinh nghiệm, thái độ làm việc cũng rất quan trọng. Một số phẩm chất cần có là: trung thực, trách nhiệm, linh hoạt, sáng tạo, khả năng chịu áp lực công việc. Các phẩm chất này sẽ quyết định cách ứng viên tương tác và phát triển trong môi trường làm việc.
• Khả năng phù hợp với văn hóa công ty: Văn hóa công ty là yếu tố không thể thiếu khi lựa chọn ứng viên. Một ứng viên có thể có kỹ năng xuất sắc nhưng nếu không hòa hợp với giá trị và văn hóa của công ty, họ có thể không gắn bó lâu dài. Vì vậy, tiêu chí tuyển dụng cần bao gồm các yếu tố giúp đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với văn hóa tổ chức.

5.5. Lựa chọn các kênh tuyển dụng

Việc lựa chọn đúng kênh tuyển dụng là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tiếp cận được ứng viên chất lượng và tiết kiệm chi phí. Các kênh tuyển dụng cần phải phù hợp với loại hình doanh nghiệp, vị trí tuyển dụng và đối tượng ứng viên mà công ty muốn hướng đến. Doanh nghiệp có thể chọn sử dụng các kênh như website, fanpage doanh nghiệp, hoặc tham gia vào các nhóm tuyển dụng trên Facebook. Ngoài ra, các nền tảng tuyển dụng như VietnamWorks, TopCV, CareerBuilder cũng là lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp.

Việc lựa chọn kênh đăng tuyển sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố quan trọng sau:

• Đối tượng ứng viên mục tiêu: Xác định đối tượng ứng viên mà bạn muốn thu hút sẽ giúp chọn kênh phù hợp. Ví dụ, nếu bạn đang tìm kiếm ứng viên trẻ, năng động, các kênh như LinkedIn, Facebook, hoặc các trang tuyển dụng trực tuyến như VietnamWorks, JobStreet có thể hiệu quả hơn.
• Ngành nghề và vị trí tuyển dụng: Một số ngành hoặc vị trí yêu cầu kỹ năng đặc thù sẽ cần những kênh chuyên biệt hơn. Ví dụ, các công ty công nghệ thường sẽ ưu tiên các nền tảng như GitHub, Stack Overflow hay các nhóm chuyên môn trên LinkedIn.
• Ngân sách tuyển dụng: Một yếu tố quan trọng khi chọn kênh là ngân sách dành cho việc đăng tuyển. Các kênh miễn phí như Facebook, LinkedIn có thể tiết kiệm chi phí, trong khi các nền tảng trả phí như VietnamWorks hoặc Indeed có thể giúp tiếp cận ứng viên chất lượng cao, nhưng cần đầu tư tài chính lớn hơn.
• Phạm vi tiếp cận: Nếu bạn đang tìm kiếm ứng viên ở mức độ toàn quốc, các kênh tuyển dụng trực tuyến với phạm vi rộng như Top CV, JobStreet, VietnamWorks sẽ hiệu quả hơn. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ tuyển dụng cho một khu vực cụ thể, các nhóm cộng đồng trên Facebook hoặc các diễn đàn địa phương sẽ có thể giúp tiếp cận tốt hơn.

5.6. Chọn lọc nhân sự

Chọn lọc nhân sự là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng, giúp doanh nghiệp đảm bảo chỉ những ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu công việc và văn hóa công ty được chọn vào làm việc. Các bước và phương pháp chọn lọc nhân sự hiệu quả như sau:

• Sàng lọc hồ sơ và CV: Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ ứng viên, việc sàng lọc hồ sơ là bước đầu tiên trong quy trình chọn lọc. Mục đích là để loại bỏ những ứng viên không đáp ứng được yêu cầu cơ bản về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và kỹ năng chuyên môn.
• Phỏng vấn sơ bộ qua điện thoại: Đây là bước quan trọng để loại bỏ những ứng viên không phù hợp ngay từ đầu, giúp tiết kiệm thời gian cho các vòng phỏng vấn sau. Các câu hỏi trong cuộc phỏng vấn sơ bộ sẽ tập trung vào các kỹ năng mềm, kinh nghiệm công việc và mong muốn của ứng viên đối với công việc hiện tại.
• Phỏng vấn trực tiếp: Sau khi phỏng vấn qua điện thoại, ứng viên được chọn sẽ được mời tham gia phỏng vấn trực tiếp. Đây là cơ hội để đánh giá một cách sâu sắc hơn về kỹ năng chuyên môn, thái độ làm việc và khả năng tương tác của ứng viên trong môi trường làm việc thực tế.
• Thực hiện bài kiểm tra kỹ năng: Để đảm bảo rằng ứng viên có đủ năng lực chuyên môn cho công việc, doanh nghiệp có thể yêu cầu ứng viên thực hiện bài kiểm tra kỹ năng. Kết quả bài kiểm tra sẽ giúp doanh nghiệp xác minh độ chính xác của thông tin mà ứng viên đã trình bày trong hồ sơ và phỏng vấn.

5.7. Lập kế hoạch ngân sách tuyển dụng

Lập kế hoạch ngân sách tuyển dụng là một bước quan trọng để doanh nghiệp kiểm soát chi phí, đồng thời đảm bảo hiệu quả trong quá trình tuyển dụng. Việc này không chỉ giúp tránh việc chi tiêu vượt quá ngân sách mà còn đảm bảo mọi hoạt động tuyển dụng đều được thực hiện tối ưu và đạt được kết quả mong muốn.

Để lập kế hoạch ngân sách tuyển dụng hợp lý, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố sau:

• Chi phí cho việc đăng tin tuyển dụng: Doanh nghiệp cần xác định chi phí đăng tin tuyển dụng trên các kênh như trang web tuyển dụng trực tuyến (VietnamWorks, TopCV, CareerBuilder), các nền tảng mạng xã hội (Facebook, LinkedIn). . Chi phí này có thể dao động tùy theo từng kênh và đối tượng ứng viên mà doanh nghiệp muốn tiếp cận.
• Chi phí cho các công ty tuyển dụng (headhunter): Đối với các vị trí cấp cao hoặc khó tuyển, doanh nghiệp có thể hợp tác với các công ty tuyển dụng chuyên nghiệp. Chi phí này thường bao gồm các khoản phí dịch vụ mà công ty tuyển dụng sẽ tính cho mỗi ứng viên được giới thiệu, thường dao động từ 10-20% mức lương của nhân viên được tuyển dụng.

Ngoài ra, khi lập kế hoạch ngân sách tuyển dụng, doanh nghiệp cần so sánh và đối chiếu ngân sách tuyển dụng nhân sự với nguồn lực tài chính hiện có. Việc này giúp đảm bảo rằng chi phí tuyển dụng không vượt quá khả năng chi trả của công ty, đồng thời không làm ảnh hưởng đến các hoạt động kinh doanh khác.

5.8. Đánh giá ứng viên và ra quyết định tuyển dụng

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự không chỉ là việc xây dựng các chiến lược thu hút ứng viên mà còn bao gồm các bước chi tiết trong việc đánh giá ứng viên và ra quyết định tuyển dụng. Sau khi đã thực hiện các bước phỏng vấn và kiểm tra kỹ năng, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá ứng viên một cách toàn diện và ra quyết định tuyển dụng chính xác. Để đảm bảo tính công bằng và chính xác, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Tổng hợp thông tin từ các vòng tuyển dụng: Sau khi hoàn tất các vòng phỏng vấn và bài kiểm tra, tổng hợp thông tin từ các thành viên trong nhóm tuyển dụng để có cái nhìn toàn diện về từng ứng viên. Các yếu tố cần xem xét bao gồm kết quả phỏng vấn, bài kiểm tra kỹ năng, thái độ và sự phù hợp với văn hóa công ty.
• Đánh giá sự phù hợp:
  - Phù hợp với yêu cầu công việc: Đánh giá xem ứng viên có đáp ứng đủ các kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm và phẩm chất cần thiết cho công việc.
  - Phù hợp với văn hóa công ty: Xem xét khả năng hòa nhập vào môi trường làm việc, khả năng làm việc nhóm và chia sẻ các giá trị cốt lõi của công ty.
• Thảo luận và đánh giá từ các bên liên quan: Đối với các vị trí quan trọng, việc lấy ý kiến từ các trưởng phòng và giám đốc bộ phận liên quan là cần thiết để đảm bảo quyết định tuyển dụng được đồng thuận và đánh giá toàn diện.
• Ra quyết định tuyển dụng: Dựa trên tổng hợp và phân tích các thông tin, doanh nghiệp sẽ ra quyết định tuyển dụng, đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu công việc và văn hóa công ty.
• Thông báo kết quả cho ứng viên: Sau khi quyết định, thông báo kết quả cho ứng viên, bao gồm lời mời làm việc với các điều kiện cụ thể. Đối với ứng viên không được chọn, cung cấp phản hồi chi tiết để họ có thể cải thiện cho cơ hội sau.
• Hoàn tất thủ tục hợp đồng lao động: Khi ứng viên đồng ý lời mời, tiến hành ký kết hợp đồng lao động và hoàn tất các thủ tục cần thiết để ứng viên bắt đầu công việc.

5.9. Theo dõi, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh

Sau khi hoàn thành quá trình tuyển dụng, việc theo dõi, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh quy trình là bước quan trọng để đảm bảo rằng quy trình tuyển dụng không chỉ đạt được kết quả tốt mà còn giúp tối ưu hóa các hoạt động trong tương lai. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần đánh giá các chỉ số quan trọng như thời gian tuyển dụng, chi phí tuyển dụng, tỷ lệ ứng viên phù hợp và chất lượng nhân sự mới. Phản hồi từ ứng viên và các bộ phận liên quan sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện điểm mạnh và điểm yếu của quy trình tuyển dụng, từ đó có những điều chỉnh hợp lý. 

Thêm vào đó, việc phân tích các số liệu quan trọng như tỷ lệ nghỉ việc (turnover rate), tỷ lệ doanh thu trong giai đoạn đầu và chất lượng của các kỳ tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp rút ra được những bài học quý giá và điều chỉnh kế hoạch sao cho phù hợp, kể cả khi những yếu tố này có thể thay đổi theo thời gian.

6. Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là một phần quan trọng trong chiến lược phát triển nguồn lực của mỗi doanh nghiệp. Để đảm bảo việc tuyển dụng diễn ra hiệu quả và phù hợp với mục tiêu phát triển, việc lập một kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết là vô cùng cần thiết.
Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự dưới đây sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan và chi tiết về cách thức xây dựng một kế hoạch tuyển dụng rõ ràng.

Mẫu 1:

Mẫu 2:

7. Lưu ý khi lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Khi lập kế hoạch tuyển dụng, doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra hiệu quả và đạt được kết quả tốt nhất. Dưới đây là những lưu ý cần chú ý: 

• Xác định mục tiêu và nhu cầu tuyển dụng: Doanh nghiệp cần hiểu rõ lý do tại sao cần tuyển dụng (mở rộng bộ phận, thay thế nhân sự nghỉ việc, phát triển sản phẩm mới, v.v.) và số lượng, vị trí nhân sự cần tuyển. Cần có sự phân tích kỹ lưỡng để đảm bảo mục tiêu tuyển dụng đúng đắn.
• Xác định thời gian tuyển dụng:Thời gian tuyển dụng cần được xác định rõ để đảm bảo tiến độ, giúp các bộ phận chuẩn bị, phỏng vấn và hoàn tất thủ tục đúng hạn. Đồng thời, thời gian này cũng phải phù hợp với các kế hoạch phát triển khác của công ty để tránh gián đoạn công việc hoặc thiếu hụt nhân sự.
• Phân tích tình hình thực tế: Doanh nghiệp cần phân tích tình hình thực tế để xác định các yếu tố ảnh hưởng đến kế hoạch tuyển dụng. Điều này bao gồm việc đánh giá nguồn lực hiện tại của công ty, những thay đổi trong thị trường lao động, và các yếu tố bên ngoài như đối thủ cạnh tranh hoặc sự biến động trong ngành nghề. 
• Đánh giá hiệu quả tuyển dụng: Đánh giá hiệu quả tuyển dụng là một phần quan trọng trong quá trình tuyển dụng. Sau mỗi đợt tuyển dụng, doanh nghiệp cần theo dõi và đánh giá các chỉ số như thời gian tuyển dụng, chi phí tuyển dụng và chất lượng ứng viên. 
• Cần xác định rõ ràng chân dung của ứng viên: Chân dung ứng viên cần phải bao gồm các yếu tố như kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm, thái độ làm việc và sự phù hợp với văn hóa công ty. Một khi đã có chân dung ứng viên rõ ràng, doanh nghiệp có thể chọn lựa ứng viên phù hợp hơn, tiết kiệm thời gian trong việc phỏng vấn và sàng lọc.
• Xây dựng trải nghiệm ứng viên:Trải nghiệm của ứng viên trong suốt quá trình tuyển dụng sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty và quyết định gia nhập của họ. Vì vậy, hãy tạo ra một quy trình tuyển dụng thân thiện, nhanh chóng và chuyên nghiệp để ứng viên cảm thấy được tôn trọng và quan tâm.

Có thể thấy rằng, việc xây dựng một kế hoạch tuyển dụng nhân sự bài bản là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp không chỉ thu hút được ứng viên chất lượng mà còn tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, giảm thiểu chi phí và rủi ro. Hy vọng với những chia sẻ của Tony Dzung về cách xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự sẽ đem lại thông tin hữu ích cho bạn đọc!