KẾ HOẠCH BÁN HÀNG LÀ GÌ? 8 BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH CHI TIẾT KÈM MẪU

Kế hoạch bán hàng là bản lộ trình biến mục tiêu doanh số thành việc làm cụ thể cho từng người, từng kênh, từng tuần. Nhiều doanh nghiệp vẫn đặt chỉ tiêu doanh số theo cảm tính, đến cuối tháng mới biết mình hụt bao nhiêu và vì sao. Bài viết đi qua 8 bước lập, ví dụ tính chỉ tiêu, cách lập cho kênh online, sản phẩm mới và mẫu điền sẵn để anh/chị dùng ngay. Cùng Mr. Tony Dzung tìm hiểu!

1. Kế hoạch bán hàng là gì?

Kế hoạch bán hàng (sales plan) là tài liệu xác định doanh nghiệp bán gì, cho ai, qua kênh nào và ai phụ trách trong một giai đoạn cụ thể. Một bản kế hoạch đúng nghĩa có ba lớp: mục tiêu, hành động và kiểm soát (KPI, nhịp báo cáo, dự phòng). Thiếu một lớp, kế hoạch hoặc không đo được, hoặc không làm được.

1.1. Kế hoạch bán hàng khác gì kế hoạch kinh doanh và chiến lược bán hàng?

Chiến lược bán hàng trả lời “thắng bằng cách nào”, kế hoạch kinh doanh bao trùm toàn doanh nghiệp, còn sales plan là phần thực thi của mảng doanh thu.

Vì vậy, anh/chị cần có chiến lược kinh doanh trước để biết hướng đi, rồi mới chia nhỏ thành kế hoạch bán hàng theo giai đoạn. Nếu chưa có kế hoạch tổng thể, hãy bắt đầu từ việc lập kế hoạch kinh doanh để tránh đặt chỉ tiêu vượt khả năng tài chính và nhân sự.

2. Vì sao doanh nghiệp cần lập kế hoạch bán hàng?

Lập kế hoạch bán hàng giúp doanh nghiệp biết trước cần làm gì để đạt doanh số, thay vì đợi cuối kỳ mới nhìn lại. Theo Gartner (2020), chỉ khoảng 45% lãnh đạo và nhân viên bán hàng tin tưởng cao vào độ chính xác dự báo doanh số của tổ chức mình.

• Biến mục tiêu thành việc làm hằng ngày: Kế hoạch chia chỉ tiêu doanh số thành chỉ tiêu tuần, chỉ tiêu ngày, nên mỗi người tự biết mình đang nhanh hay chậm. Khảo sát State of Sales của Salesforce (12/2022, hơn 7.700 người tại 38 quốc gia) cho thấy sales chỉ dành khoảng 28% thời gian để thực sự bán.
• Phân bổ ngân sách đúng chỗ: Số liệu kỳ trước chỉ ra kênh nào đáng đầu tư thêm, thay vì dồn tiền vào kênh “đang quen” nhưng ít ra đơn.
• Phát hiện sớm hụt chỉ tiêu: Mốc theo tuần giúp nhận ra hụt doanh số từ tuần thứ 3, thứ 4, khi vẫn kịp tung chương trình bù thay vì giảm giá chạy số cuối tháng.
• Giảm phụ thuộc vào vài sales giỏi: Khi quy trình, chỉ tiêu và nguồn khách được ghi rõ cho từng vị trí, một người nghỉ thì người khác vẫn tiếp quản được.

>>> XEM THÊM: QUY TRÌNH 8 BƯỚC XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ BÁN HÀNG GIÚP TĂNG DOANH SỐ BỀN VỮNG

3. Một bản kế hoạch bán hàng chuẩn gồm những nội dung gì?

Một bản kế hoạch bán hàng đầy đủ gồm 7 phần, mỗi phần trả lời một câu hỏi cụ thể:

• Mục tiêu bán hàng: Đạt bao nhiêu doanh thu, bao nhiêu đơn, trong bao lâu?
• Khách hàng mục tiêu: Bán cho ai, họ mua vì lý do gì?
• Sản phẩm và giá: Đẩy sản phẩm nào, giá và ưu đãi ra sao?
• Kênh và chiến lược: Bán qua đâu, tiếp cận khách thế nào?
• Kế hoạch hành động: Ai làm việc gì, hạn khi nào?
• Ngân sách và nhân sự: Cần bao nhiêu tiền, bao nhiêu người?
• KPI và nhịp theo dõi: Đo bằng chỉ số nào, xem lúc nào?

Phần hành động là phần hay bị viết chung chung nhất, nên luôn ghi tên người phụ trách thay vì “phòng kinh doanh”. Bản điền sẵn cả 7 phần nằm ở mục 7.

4. 8 bước lập kế hoạch bán hàng hiệu quả

Các bước lập kế hoạch bán hàng gồm 8 bước, đi từ số liệu cũ, mục tiêu, tính ngược chỉ tiêu đến hành động và theo dõi. Mỗi bước có đầu ra cụ thể để anh/chị tự kiểm tra.

• Bước 1: Rà soát kết quả bán hàng kỳ trước
• Bước 2: Phân tích thị trường và đối thủ
• Bước 3: Xác định chân dung khách hàng mục tiêu
• Bước 4: Đặt mục tiêu bán hàng theo SMART
• Bước 5: Tính ngược mục tiêu thành chỉ tiêu hoạt động
• Bước 6: Chọn sản phẩm trọng tâm, giá, kênh và chính sách bán
• Bước 7: Lập kế hoạch hành động, ngân sách và dự phòng
• Bước 8: Thiết lập KPI bán hàng và nhịp theo dõi

Bước 1: Rà soát kết quả bán hàng kỳ trước

Mọi kế hoạch bán hàng tốt đều bắt đầu từ số liệu thật, lấy từ phần mềm bán hàng, CRM hoặc file Excel đối soát với kế toán. Anh/chị cần rút ra 5 con số theo từng kênh và từng nhân viên: doanh thu, số đơn, số khách tiềm năng, tỷ lệ chốt và giá trị đơn hàng trung bình.

Đầu ra là câu trả lời cho ba câu hỏi: kênh nào làm ra nhiều tiền nhất trên mỗi đồng chi phí, sản phẩm nào chiếm phần lớn doanh thu, tháng nào thấp điểm và vì sao. Chưa có số liệu thì hãy ghi chép 2 đến 4 tuần trước khi chốt mục tiêu.

Bước 2: Phân tích thị trường và đối thủ

Bước này cho biết mục tiêu đặt ra thuận hay ngược với thị trường. Ba nguồn dữ liệu dễ lấy nhất với SME là Google Trends để xem nhu cầu theo mùa, các sàn thương mại điện tử để xem mức giá và sản phẩm bán chạy, và việc trực tiếp đóng vai khách hàng tại 3 đến 5 đối thủ gần nhất.

Sau đó gom lại bằng bảng mô hình SWOT cho riêng mảng bán hàng. Đầu ra cần có ít nhất một lợi thế cụ thể để sales dùng khi tư vấn, như “lắp đặt trong 24 giờ”.

Bước 3: Xác định chân dung khách hàng mục tiêu

Chân dung khách hàng cho biết đội sales nên dành thời gian cho ai. Khách cá nhân mô tả theo độ tuổi, thu nhập, nơi ở và lý do mua; khách doanh nghiệp mô tả theo ngành, quy mô, người ra quyết định và chu kỳ mua.

Ví dụ, “gia đình trẻ ở chung cư, lo nước sinh hoạt không sạch” rõ hơn nhiều so với “khách 25 đến 45 tuổi”. Dữ liệu Bước 1 giúp tìm 1 đến 2 nhóm mang lại phần lớn doanh thu để ưu tiên ngân sách.

Bước 4: Đặt mục tiêu bán hàng theo SMART

Mục tiêu bán hàng cần cụ thể, đo được, khả thi, liên quan và có thời hạn theo nguyên tắc mục tiêu SMART. “Tăng doanh số” là mong muốn, còn “đạt 3,6 tỷ doanh thu quý 1, tăng 20% so với cùng kỳ” mới là mục tiêu. Sau đó chia theo tháng dựa trên mùa vụ của ngành, không chia đều.

Bước 5: Tính ngược mục tiêu thành chỉ tiêu hoạt động

Đây là bước nhiều kế hoạch bỏ qua nên đẹp trên giấy mà không chạy được. Hai công thức sau đổi chỉ tiêu doanh số thành khối lượng việc cụ thể:

Số đơn hàng cần đạt = Doanh thu mục tiêu ÷ Giá trị đơn hàng trung bình

Số khách tiềm năng cần có = Số đơn hàng cần đạt ÷ Tỷ lệ chốt đơn

Từ số khách tiềm năng, doanh nghiệp suy ra ngân sách quảng cáo và số buổi tư vấn mỗi sales phải làm mỗi tuần. Để tránh đặt một con số duy nhất rồi “cầu may”, anh/chị nên lập ba kịch bản:

Nếu ngay cả kịch bản cơ sở đòi số khách tiềm năng vượt sức đội ngũ, hãy chỉnh mục tiêu, tăng người hoặc cải thiện tỷ lệ chốt trước khi bắt đầu.

Bước 6: Chọn sản phẩm trọng tâm, giá, kênh và chính sách bán

Chọn 1 đến 3 sản phẩm chủ lực theo biên lợi nhuận và nhu cầu, rồi quyết định giá theo chiến lược định giá sản phẩm phù hợp. Kênh trực tiếp và online nên phối hợp theo hướng bán hàng đa kênh, mỗi kênh có chỉ tiêu riêng. Cuối cùng, chốt chính sách bán hàng về chiết khấu, hoa hồng, bảo hành để đội sales tư vấn thống nhất.

Bước 7: Lập kế hoạch hành động, ngân sách và dự phòng

Mỗi việc trong kế hoạch cần có người phụ trách, thời hạn và tiêu chí hoàn thành. Câu “tuần 2, chị Lan phụ trách chương trình tri ân khách cũ, mục tiêu 80 đơn thay lõi” rõ hơn nhiều so với “tổ chức khuyến mãi”.

Ngân sách tách theo kênh, theo chiến dịch và giữ một khoản dự phòng có điều kiện kích hoạt viết sẵn, ví dụ sau 4 tuần doanh thu dưới 85% tiến độ thì tung chương trình khách cũ giới thiệu khách mới.

Bước 8: Thiết lập KPI bán hàng và nhịp theo dõi

KPI bán hàng gồm hai nhóm: KPI kết quả cho biết đạt hay không, KPI hoạt động cho biết vì sao. Bảng dưới là bộ KPI tối thiểu nên có trong kế hoạch:

Khi tỷ lệ hoàn thành thấp, anh/chị nhìn sang tỷ lệ chốt và số khách tiềm năng để biết lỗi nằm ở nguồn khách hay khâu tư vấn.

5. Ví dụ lập kế hoạch bán hàng cho một doanh nghiệp SME

Để thấy các bước lập kế hoạch bán hàng vận hành thế nào, hãy xem ví dụ minh họa (số liệu giả định) về một doanh nghiệp phân phối máy lọc nước tại Hà Nội, có 2 showroom, kênh online, tệp khách cũ, 6 sales và 1 nhân viên chăm sóc khách hàng.

• Bối cảnh và mục tiêu quý
• Tính ngược chỉ tiêu theo từng kênh
• Chia chỉ tiêu cho đội sales và kế hoạch hành động

5.1. Bối cảnh và mục tiêu quý

Quý 1 năm trước, doanh nghiệp đạt 3 tỷ doanh thu. Năm nay, mục tiêu cơ sở là 3,6 tỷ (tăng 20%): showroom 1,8 tỷ, online 1,2 tỷ và khách cũ (thay lõi, nâng cấp máy) 0,6 tỷ.

Vì quý 1 có Tết, mục tiêu được chia theo mùa vụ: tháng 1 chiếm 40% (1,44 tỷ), tháng 2 chiếm 25% (0,9 tỷ) và tháng 3 chiếm 35% (1,26 tỷ).

5.2. Tính ngược chỉ tiêu theo từng kênh

Áp dụng hai công thức ở Bước 5 cho từng kênh, doanh nghiệp có bảng chỉ tiêu hoạt động như sau:

Với chi phí 80.000 đồng mỗi lead, ngân sách quảng cáo online khoảng 120 triệu đồng cho quý; showroom cần khoảng 46 lượt khách mỗi tuần.

5.3. Chia chỉ tiêu cho đội sales và kế hoạch hành động

Bốn sales showroom chia đều 1,8 tỷ, mỗi người 450 triệu, tương đương 45 đơn trong quý, khoảng 3 đến 4 đơn mỗi tuần. Hai sales online nhận mỗi người 600 triệu, tức 75 đơn và khoảng 58 lead cần xử lý mỗi tuần.

Nhân viên chăm sóc khách hàng phụ trách 1.200 khách cũ, khoảng 18 cuộc liên hệ mỗi ngày làm việc.

Điểm đáng chú ý là kênh khách cũ chiếm 48% số đơn (300 trên 630) nhưng gần như không tốn chi phí quảng cáo. Chỉ khi tính ngược chỉ tiêu doanh số theo từng kênh, chủ doanh nghiệp mới thấy rõ nguồn doanh thu “rẻ” đang bị bỏ quên.

Để có sẵn bộ khung quy trình và biểu mẫu áp dụng cách tính này, anh/chị có thể tham khảo cuốn sách SALES OS: XÂY DỰNG HỆ THỐNG BÁN HÀNG VẬN HÀNH BẰNG DỮ LIỆU, QUY TRÌNH VÀ AI của Mr. Tony Dzung.

6. Lập kế hoạch bán hàng online và cho 1 sản phẩm mới khác gì?

8 bước ở trên áp dụng cho mọi trường hợp, nhưng có hai điểm khác: kênh online đo bằng phễu chuyển đổi theo ngày, còn sản phẩm mới phải bán thử trước khi có số liệu để đặt mục tiêu.

• Kế hoạch bán hàng online
• Kế hoạch bán hàng cho 1 sản phẩm mới

6.1. Kế hoạch bán hàng online cần thêm những gì?

Kênh online đang lớn nhanh: theo Metric.vn (được Tạp chí Thương Trường dẫn lại, 01/2026), doanh thu bốn sàn Shopee, TikTok Shop, Lazada và Tiki năm 2025 đạt khoảng 429.700 tỷ đồng, tăng gần 35% so với 2024. Vì vậy, kế hoạch bán hàng online cần tách từng kênh con với chỉ số riêng, thay vì gộp chung thành “online”:

Ngoài chỉ tiêu doanh số, kế hoạch online cần thêm lịch nội dung, lịch khuyến mãi theo ngày sale của sàn, ngân sách quảng cáo theo tuần và cam kết thời gian phản hồi tin nhắn, vì lead online nguội rất nhanh.

6.2. Kế hoạch bán hàng cho 1 sản phẩm mới

Sản phẩm mới chưa có số liệu kỳ trước, nên kế hoạch bán hàng cho 1 sản phẩm nên chia thành ba giai đoạn thay vì đặt ngay chỉ tiêu cả năm:

• Bán thử (2 đến 4 tuần): Bán ở quy mô nhỏ cho đúng nhóm khách mục tiêu để đo tỷ lệ chốt, giá trị đơn và lý do khách từ chối.
• Mở rộng (1 đến 2 tháng): Dùng số liệu thật đưa vào công thức ở Bước 5, đặt chỉ tiêu theo kịch bản thận trọng và mở thêm kênh.
• Ổn định: Đưa sản phẩm vào kế hoạch bán hàng chung của doanh nghiệp, theo dõi bằng bộ KPI như sản phẩm cũ.

Cách làm này giúp tránh ôm hàng tồn khi đặt chỉ tiêu quá cao, cũng không bỏ lỡ cơ hội khi sản phẩm bán tốt hơn dự kiến.

7. Mẫu kế hoạch bán hàng tham khảo

Mẫu kế hoạch bán hàng giúp doanh nghiệp không bỏ sót thành phần quan trọng. Dưới đây là mẫu sales plan 1 trang đã điền sẵn theo ví dụ ở mục 5, cùng mẫu theo dõi theo tuần.

• Mẫu kế hoạch bán hàng 1 trang (điền sẵn)
• Mẫu theo dõi kế hoạch bán hàng theo tháng

7.1. Mẫu kế hoạch bán hàng 1 trang (điền sẵn)

7.2. Mẫu theo dõi kế hoạch bán hàng theo tháng

File theo dõi trên Excel hoặc Google Sheets nên cập nhật mỗi tuần, mỗi dòng là một kênh hoặc một nhân viên. Ví dụ tháng 1 của kênh online:

Cột hoàn thành nên tô màu theo ngưỡng (dưới 80% đỏ, trên 100% xanh). Ở dòng tuần 2, số lead vẫn đủ nhưng tỷ lệ chốt giảm, nên việc cần sửa là khâu tư vấn chứ không phải tăng quảng cáo.

Cần thêm phần tài chính và vận hành, anh/chị có thể ghép vào mẫu kế hoạch kinh doanh chuẩn SME.

8. Làm sao để kế hoạch bán hàng không nằm trên giấy?

Kế hoạch bán hàng chỉ có giá trị khi được theo dõi đều đặn, gắn với người chịu trách nhiệm và có số liệu tự cập nhật. Thiếu ba điều này, bản kế hoạch đầu năm thường bị cất vào ngăn kéo sau tháng thứ hai.

• Họp theo nhịp và giao chỉ tiêu kèm quyền hạn
• Dùng CRM và AI để số liệu tự cập nhật
• Xây hệ thống để kế hoạch tự chạy khi chủ vắng mặt

8.1. Họp theo nhịp và giao chỉ tiêu kèm quyền hạn

Họp tuần 30 phút xem tiến độ và KPI lệch ở đâu, họp tháng đánh giá kênh, họp quý điều chỉnh mục tiêu. Trưởng nhóm cần được quyền xử lý giá, ưu đãi trong một khung cho phép để chủ không phải duyệt từng đơn.

8.2. Dùng CRM và AI để số liệu tự cập nhật

Số liệu tổng hợp thủ công từ tin nhắn và file rời rạc khiến chủ doanh nghiệp luôn thấy kết quả muộn một nhịp. Một phần mềm quản lý sale gom mọi lead, cuộc gọi và đơn hàng về một chỗ; trên nền đó, AI trong bán hàng có thể tự tóm tắt tiến độ, cảnh báo lệch chỉ tiêu và gợi ý khách cần chăm sóc.

8.3. Xây hệ thống để kế hoạch tự chạy khi chủ vắng mặt

Thực tế, nhiều chủ doanh nghiệp không thiếu kế hoạch, mà thiếu một hệ thống để kế hoạch tự chạy khi mình vắng mặt. Nỗi lo lớn nhất là một ngày vài nhân viên giỏi nghỉ việc, doanh thu sụt theo.

Khi hệ thống được dựng đúng, kết quả thay đổi rõ rệt. Anh Nguyễn Văn Chiến, CEO 1900 Hair Salon, ghi nhận doanh thu tăng gần 3 lần ngay trong giai đoạn khó khăn của đại dịch COVID-19 sau khi tái cấu trúc hệ thống kinh doanh cùng chương trình Business Master.

Mr. Tony Dzung đã xây dựng và vận hành hệ sinh thái HBR Holdings hơn 16 năm với hơn 1.400 nhân sự. Từ chính kinh nghiệm đó, anh thiết kế khóa học AI SALES MASTER: XÂY DỰNG HỆ THỐNG BÁN HÀNG HIỆN ĐẠI TỪ CHIẾN LƯỢC ĐẾN THỰC THI. Tại đây, anh/chị được hướng dẫn từ lập kế hoạch, tính chỉ tiêu, xây quy trình đến ứng dụng AI để quản lý đội sales bằng dữ liệu thay vì cảm tính.

9. Sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch bán hàng

Phần lớn kế hoạch bán hàng thất bại vì lỗi trong cách lập và cách theo dõi, không phải vì mục tiêu quá cao:

• Chỉ có mục tiêu doanh thu, không có chỉ tiêu hoạt động: Đội ngũ biết phải đạt bao nhiêu nhưng không biết mỗi ngày làm gì, nên cuối kỳ mới phát hiện hụt.
• Đặt mục tiêu theo mong muốn thay vì số liệu: Nhân đôi doanh thu năm trước mà không kiểm tra năng lực và tỷ lệ chốt khiến kế hoạch mất niềm tin ngay tháng đầu.
• Chia đều chỉ tiêu cho mọi tháng và mọi người: Bỏ qua mùa vụ và năng lực khác nhau làm người giỏi thiếu động lực, người mới thì quá tải.
• Không có kế hoạch dự phòng: Khi chi phí quảng cáo tăng hoặc đối thủ giảm giá, doanh nghiệp thường phản ứng bằng cách giảm giá theo.
• Ít điều chỉnh sau khi ban hành: Thị trường đã đổi mà kế hoạch giữ nguyên thì các con số thành hình thức.

Kết luận

Qua bài viết này, anh/chị đã hiểu rõ kế hoạch bán hàng là gì, gồm những nội dung nào, các bước lập kế hoạch bán hàng từ rà soát số liệu đến theo dõi KPI, cùng cách áp dụng cho kênh online và sản phẩm mới. Điều quyết định không nằm ở bản kế hoạch đẹp, mà ở nhịp theo dõi đều đặn và đội ngũ tự vận hành theo kế hoạch. Nếu anh/chị muốn được đồng hành xây dựng hệ thống bán hàng bài bản cho doanh nghiệp mình, hãy đăng ký tư vấn miễn phí cùng đội ngũ Business Master ngay hôm nay.