XÂY DỰNG SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHÒNG MARKETING THEO PHỄU MARKETING VÀ BÁN HÀNG

Xây dựng sơ đồ tổ chức phòng marketing là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động marketing và đạt được các mục tiêu chiến lược. Một sơ đồ tổ chức rõ ràng giúp phân chia công việc hiệu quả, nâng cao hiệu suất làm việc và tạo sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận. Cùng Tony Dzung tìm hiểu cách thiết kế sơ đồ tổ chức phòng marketing để phát triển phòng marketing chuyên nghiệp và bền vững.

1. Những khó khăn khi doanh nghiệp chưa biết cách xây dựng phòng marketing

Việc không có phòng marketing chuyên nghiệp và thiếu chiến lược rõ ràng sẽ khiến doanh nghiệp gặp phải nhiều khó khăn trong quá trình phát triển. Những hệ quả này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả các chiến dịch marketing mà còn tác động lâu dài đến khả năng cạnh tranh và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp. Dưới đây là những khó khăn mà doanh nghiệp sẽ gặp phải khi không xây dựng phòng marketing bài bản.

• Thiếu chiến lược marketing bài bản: Khi không có phòng marketing, chủ doanh nghiệp thường thiếu kinh nghiệm trong việc xây dựng chiến lược marketing tổng thể. Điều này dẫn đến việc triển khai các chiến dịch marketing rời rạc, không có sự đồng bộ và thiếu mục tiêu dài hạn, từ đó khó đạt được sự phát triển bền vững.
• Lãng phí tài nguyên và ngân sách: Do thiếu phòng marketing chuyên nghiệp, ngân sách và tài nguyên cho các chiến dịch marketing không được phân bổ hợp lý. Doanh nghiệp dễ dàng chi tiêu vào những kênh không hiệu quả, gây lãng phí và không tối ưu hóa được kết quả mong đợi.
• Khó khăn trong việc xác định khách hàng mục tiêu: Khi thiếu bộ phận marketing chuyên trách, doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc nghiên cứu và xác định đúng đối tượng khách hàng mục tiêu. Điều này dẫn đến việc các chiến dịch không thể tiếp cận đúng khách hàng tiềm năng, làm giảm hiệu quả và kết quả của các chiến lược marketing.
• Không thể đo lường hiệu quả marketing: Thiếu một phòng marketing đầy đủ chức năng khiến doanh nghiệp khó có thể đo lường và đánh giá hiệu quả của các chiến dịch marketing. Việc này làm giảm khả năng tối ưu hóa chiến lược và điều chỉnh kịp thời để cải thiện kết quả và giảm chi phí.
• Không phát triển được thương hiệu mạnh: Việc thiếu phòng marketing có thể khiến doanh nghiệp không xây dựng được chiến lược phát triển thương hiệu một cách bài bản và chuyên nghiệp. Doanh nghiệp sẽ thiếu sự nhất quán trong thông điệp và hình ảnh thương hiệu, dẫn đến sự mờ nhạt và thiếu tin tưởng từ khách hàng.

2. Phòng marketing là gì? Có chức năng, nhiệm vụ gì?

Phòng marketing là một bộ phận quan trọng trong tổ chức doanh nghiệp, chuyên chịu trách nhiệm về việc xây dựng, triển khai và giám sát các chiến lược marketing nhằm thúc đẩy doanh thu, nâng cao hình ảnh thương hiệu và thu hút khách hàng mục tiêu. Phòng marketing đóng vai trò cầu nối giữa doanh nghiệp và thị trường, giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả và tối ưu nhất.

Chức năng của phòng marketing:

• Xây dựng chiến lược marketing: Phòng marketing nghiên cứu thị trường, đối thủ và nhu cầu khách hàng để xây dựng chiến lược marketing dài hạn và ngắn hạn phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
• Tạo dựng và phát triển thương hiệu: Phòng marketing chịu trách nhiệm xây dựng và duy trì hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp, từ việc thiết kế logo, thông điệp truyền thông đến việc quản lý các chiến dịch quảng cáo nhằm tăng cường nhận diện thương hiệu.
• Nghiên cứu và phân tích thị trường: Công việc của phòng marketing không thể thiếu việc nghiên cứu thị trường, xu hướng tiêu dùng và hành vi khách hàng để có những điều chỉnh chiến lược phù hợp. Họ thường xuyên theo dõi và phân tích đối thủ cạnh tranh, cũng như nhu cầu của khách hàng.
• Quản lý chiến dịch quảng cáo: Phòng marketing quản lý và triển khai các chiến dịch quảng cáo trên các kênh truyền thông khác nhau, bao gồm truyền hình, mạng xã hội, website, và email marketing, nhằm thu hút sự chú ý và tạo dựng lòng tin của khách hàng.
• Giám sát hiệu quả chiến lược marketing: Phòng marketing cũng có nhiệm vụ theo dõi, đo lường và đánh giá hiệu quả các chiến dịch marketing để có thể tối ưu hóa chiến lược, ngân sách và phương pháp trong tương lai.

Nhiệm vụ của phòng marketing:

• Xác định mục tiêu marketing cụ thể: Phòng marketing cần xác định mục tiêu rõ ràng cho từng chiến dịch và kế hoạch tổng thể của doanh nghiệp. Các mục tiêu có thể là tăng trưởng doanh thu, mở rộng thị trường, hoặc xây dựng một cộng đồng khách hàng trung thành.
• Lập kế hoạch và triển khai các chiến dịch marketing: Dựa trên mục tiêu đã đề ra, phòng marketing lập kế hoạch chi tiết và triển khai các chiến dịch nhằm đạt được các mục tiêu đề ra, từ việc tạo nội dung, chạy quảng cáo, đến việc tổ chức các sự kiện.
• Phát triển nội dung và truyền thông: Một nhiệm vụ quan trọng khác của phòng marketing là phát triển các nội dung truyền thông (bài viết, video, hình ảnh) để xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng và thúc đẩy nhận thức về thương hiệu.
• Tương tác và quản lý khách hàng: Phòng marketing cần tạo ra các chiến lược để duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng mới, từ đó cải thiện sự gắn kết và tăng trưởng doanh thu.
• Đo lường và phân tích dữ liệu marketing: Phòng marketing cần liên tục theo dõi và phân tích dữ liệu từ các chiến dịch để hiểu rõ hơn về hành vi khách hàng và hiệu quả của các chiến lược, từ đó có những điều chỉnh kịp thời.

3. Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng sơ đồ tổ chức phòng marketing?

Xây dựng sơ đồ tổ chức phòng marketing là một bước quan trọng để doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động marketing và phát triển bền vững. Một sơ đồ tổ chức rõ ràng không chỉ giúp phân chia công việc hiệu quả mà còn tạo ra một hệ thống quản lý marketing bài bản, giúp phòng marketing hoạt động trơn tru và đạt được các mục tiêu đã đề ra. Dưới đây là một số lý do tại sao doanh nghiệp cần xây dựng sơ đồ tổ chức phòng marketing:

1- Tạo sự phân công rõ ràng và hợp lý

Sơ đồ tổ chức giúp xác định rõ các bộ phận và vai trò của từng thành viên trong phòng marketing. Việc phân công công việc cụ thể giúp mọi người trong phòng marketing hiểu rõ trách nhiệm của mình và tránh sự chồng chéo công việc. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của cả đội ngũ.

2- Tối ưu hóa quy trình làm việc

Một sơ đồ tổ chức rõ ràng sẽ giúp thiết lập quy trình làm việc mạch lạc và đồng bộ giữa các bộ phận trong phòng marketing. Việc này giúp giảm thiểu sự thiếu sót hoặc sai sót trong các chiến dịch marketing, từ đó đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện đúng hạn và đạt chất lượng cao.

3- Cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận

Khi sơ đồ tổ chức được xây dựng bài bản, các bộ phận trong phòng marketing sẽ biết rõ về trách nhiệm và nhiệm vụ của nhau. Điều này tạo ra một môi trường làm việc hợp tác, giúp các bộ phận như Content, SEO, Digital Marketing, PR có thể phối hợp chặt chẽ để đạt được mục tiêu chung của chiến dịch marketing.

4- Dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc

Với một sơ đồ tổ chức rõ ràng, doanh nghiệp có thể dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc của từng bộ phận và cá nhân trong phòng marketing. Qua đó, các nhà quản lý có thể phát hiện kịp thời những vấn đề hoặc thiếu sót trong quy trình làm việc để đưa ra các biện pháp điều chỉnh và cải thiện hiệu suất công việc.

5- Hỗ trợ việc phát triển chiến lược marketing dài hạn

Một phòng marketing có sơ đồ tổ chức rõ ràng sẽ giúp các chiến lược marketing được triển khai một cách đồng bộ và hiệu quả. Khi các bộ phận hoạt động đúng với chức năng và nhiệm vụ của mình, doanh nghiệp sẽ dễ dàng xây dựng và thực hiện các chiến lược marketing dài hạn, từ đó đạt được các mục tiêu phát triển bền vững.

6- Tăng cường khả năng thích ứng với thay đổi

Một sơ đồ tổ chức phòng marketing linh hoạt giúp doanh nghiệp dễ dàng thay đổi và thích ứng với các thay đổi trong thị trường. Khi có sự thay đổi về nhu cầu của khách hàng hoặc xu hướng marketing mới, phòng marketing có thể dễ dàng điều chỉnh cấu trúc tổ chức để phù hợp với yêu cầu mới mà không làm gián đoạn các chiến dịch đang triển khai.

4. Tư duy đúng để xây dựng sơ đồ tổ chức phòng marketing hiệu quả

Theo Mr. Tony Dzung – Chủ tịch HĐQT HBR Holdings chia sẻ: “Để xây dựng sơ đồ tổ chức phòng marketing một cách bài bản và hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện một quá trình tư duy từ tổng thể đến chi tiết, bắt đầu từ triết lý kinh doanh và đi qua từng bước cụ thể cho đến khi hình thành sơ đồ tổ chức của phòng marketing”. Dưới đây là quy trình tư duy để xây dựng sơ đồ tổ chức phòng marketing:

Bước 1: Xác định triết lý kinh doanh

Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều bắt nguồn từ triết lý kinh doanh. Triết lý này chính là giá trị cốt lõi, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty, định hướng mọi chiến lược và hoạt động của doanh nghiệp. Triết lý kinh doanh sẽ ảnh hưởng đến cách thức doanh nghiệp xây dựng các phòng ban, trong đó có phòng marketing.

Bước 2: Xác định mục tiêu kinh doanh

Mục tiêu này có thể là tăng trưởng doanh thu, mở rộng thị trường, hay nâng cao nhận diện thương hiệu. Việc xác định rõ mục tiêu giúp doanh nghiệp biết được phòng marketing cần hướng tới mục tiêu nào trong các chiến lược marketing của mình.

Bước 3: Xây dựng chiến lược kinh doanh

Dựa trên mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược kinh doanh để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Đây là bước vạch ra lộ trình cụ thể để phát triển doanh nghiệp và tạo ra giá trị cho khách hàng.

Bước 4: Xây dựng mô hình kinh doanh

Mô hình này sẽ bao gồm cách thức phân phối sản phẩm, phương thức thu hút khách hàng, giá trị cung cấp cho khách hàng và cách tạo ra lợi nhuận. Mô hình kinh doanh rõ ràng sẽ giúp phòng marketing hiểu rõ vai trò của mình trong việc hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược.

Bước 5: Xây dựng sơ đồ tổ chức phòng marketing

Sau khi đã hoàn thiện mô hình kinh doanh, bước tiếp theo là xây dựng sơ đồ tổ chức của phòng marketing. Lúc này, phòng marketing cần phải có một hệ thống rõ ràng với các bộ phận và vai trò cụ thể để hỗ trợ thực hiện chiến lược marketing phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.

Liên kết công việc phòng marketing với sơ đồ tổ chức:

Sau khi hiểu được cách xây dựng tổ chức doanh nghiệp từ triết lý kinh doanh đến sơ đồ tổ chức, chúng ta áp dụng tư duy tương tự cho phòng marketing. Quy trình này có thể được diễn giải như sau:

• Triết lý kinh doanh → Triết lý marketing: Triết lý marketing là cách doanh nghiệp tiếp cận và truyền tải giá trị cốt lõi của mình tới khách hàng. Nó phản ánh cách thức phòng marketing sẽ thực hiện các chiến lược để đồng hành cùng chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Từ triết lý đó, doanh nghiệp có thể suy ra được mục tiêu về marketing của mình.
• Mục tiêu về marketing → Chiến lược về marketing: Mục tiêu marketing sẽ hướng đến việc đạt được kết quả cụ thể từ chiến lược marketing. Mục tiêu này phải phù hợp và hỗ trợ trực tiếp cho các mục tiêu kinh doanh chung của công ty.
• Chiến lược marketing → Mô hình marketing: Mô hình marketing là cách thức doanh nghiệp triển khai các chiến lược marketing. Điều này bao gồm việc phân chia công việc marketing theo các đội nhóm, vai trò và nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận.
• Mô hình marketing → Sơ đồ tổ chức của phòng marketing: Cuối cùng, từ mô hình marketing, doanh nghiệp xây dựng sơ đồ tổ chức cho phòng marketing, xác định các bộ phận cần thiết. Việc xây dựng sơ đồ tổ chức của phòng marketing cũng chính là bước khó khăn nhất trong cả quá trình này.

5. Sơ đồ tổ chức của phòng marketing theo phễu marketing và bán hàng

Khi xây dựng sơ đồ tổ chức phòng marketing theo phễu marketing và bán hàng, mục tiêu là tối ưu hóa từng giai đoạn của hành trình khách hàng từ việc thu hút, chuyển đổi đến việc giữ chân và gia tăng giá trị lâu dài. Dưới đây là sơ đồ tổ chức được chia thành các đội ngũ chuyên biệt để phù hợp với các giai đoạn trong phễu marketing và bán hàng trong doanh nghiệp:

5.1. Team content viral

Đây là đội ngũ chịu trách nhiệm tạo ra nội dung hấp dẫn và dễ chia sẻ, nhằm thu hút sự chú ý của một lượng lớn khách hàng tiềm năng. Nội dung này thường tập trung vào việc xây dựng nhận diện thương hiệu và tạo độ phủ sóng rộng, giúp đưa thương hiệu của doanh nghiệp đến gần hơn với đối tượng khách hàng rộng lớn. Các chiến dịch marketing viral, bài viết blog, video và các chiến dịch truyền thông xã hội là những công cụ quan trọng của đội ngũ này.

5.2. Team convert

Team này chịu trách nhiệm chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế. Các thành viên trong đội ngũ này tập trung vào việc tối ưu hóa các kênh bán hàng, chiến dịch email marketing, landing page và các chiến dịch quảng cáo trả phí để thúc đẩy người dùng thực hiện hành động mong muốn, như đăng ký nhận tin, tải tài liệu hoặc thực hiện mua hàng. Đây là đội ngũ chịu trách nhiệm chính trong việc tối đa hóa tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng.

5.3. Team content experience

Đội ngũ này tập trung vào việc cung cấp trải nghiệm nội dung chất lượng cho khách hàng đã tương tác với thương hiệu. Họ làm việc để duy trì sự quan tâm và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng, từ việc cung cấp các bài viết, video hướng dẫn, webinar đến việc sáng tạo nội dung hướng đến khách hàng trung thành. Mục tiêu chính của team này là gia tăng giá trị lâu dài và giữ chân khách hàng, khiến họ quay lại mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ nhiều lần.

5.4. Team SEO

SEO (Search Engine Optimization) là một phần quan trọng trong chiến lược marketing, giúp doanh nghiệp tăng cường sự hiện diện trên các công cụ tìm kiếm. Đội ngũ SEO có nhiệm vụ tối ưu hóa các yếu tố liên quan đến công cụ tìm kiếm như từ khóa, nội dung, liên kết, tốc độ tải trang và các yếu tố kỹ thuật khác để cải thiện thứ hạng của website và nội dung trên Google. Một SEO hiệu quả sẽ giúp các chiến lược marketing đạt được kết quả tốt hơn trong việc thu hút khách hàng tiềm năng vào các giai đoạn đầu của phễu marketing.

6. Các bước xây dựng sơ đồ tổ chức phòng marketing

Để xây dựng một sơ đồ tổ chức phòng marketing hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện một số bước cơ bản. Những bước này không chỉ giúp phân chia công việc hợp lý mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển của phòng marketing. Dưới đây là các bước cụ thể:

6.1. Xây dựng đề xuất giá trị nhân sự

Xây dựng đề xuất giá trị nhân sự (Employee Value Proposition - EVP) là một bước quan trọng trong việc thu hút và giữ chân nhân tài trong phòng marketing. Đề xuất giá trị nhân sự là những lợi ích và cơ hội mà doanh nghiệp mang lại cho nhân viên để họ cảm thấy có giá trị và muốn gắn bó lâu dài với công ty. Một EVP mạnh mẽ sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ thu hút nhân tài mà còn giảm tỷ lệ nghỉ việc và nâng cao sự gắn kết của đội ngũ.

Để xây dựng EVP hiệu quả, doanh nghiệp cần tập trung vào một số yếu tố quan trọng:

• Cơ hội phát triển nghề nghiệp: Doanh nghiệp cần xây dựng một lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng cho nhân viên. Điều này bao gồm việc cung cấp các khóa đào tạo, học hỏi từ các chuyên gia, và tạo cơ hội để nhân viên tham gia vào các dự án chiến lược. Chế độ thăng tiến phải rõ ràng và minh bạch, giúp nhân viên hiểu được cách thức đạt được mục tiêu nghề nghiệp của mình.
• Chế độ đãi ngộ và phúc lợi cạnh tranh: Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong EVP là chế độ đãi ngộ. Mức lương, thưởng và các phúc lợi cần phải hợp lý và cạnh tranh với thị trường lao động. Ngoài ra, các phúc lợi khác như bảo hiểm sức khỏe, chế độ nghỉ phép, và các ưu đãi đặc biệt sẽ tạo ra sự khác biệt và giúp nhân viên cảm thấy công ty thực sự quan tâm đến phúc lợi của họ.
• Môi trường làm việc tích cực: Doanh nghiệp cần xây dựng một văn hóa doanh nghiệp thân thiện, nơi mà mọi người đều được tôn trọng và có thể đóng góp ý tưởng mà không lo ngại. Môi trường làm việc linh hoạt, với các chương trình làm việc từ xa hoặc giờ làm việc linh động, cũng giúp nhân viên có thể duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
• Sự công nhận và động viên: Một chương trình khen thưởng và công nhận hiệu quả sẽ giúp tạo động lực cho nhân viên tiếp tục cống hiến và nỗ lực hơn nữa. Việc công nhận những thành tích lớn hoặc những đóng góp nhỏ hàng ngày giúp tạo ra một môi trường làm việc đầy động lực và năng động.
• Cân bằng công việc và cuộc sống: Doanh nghiệp nên tạo điều kiện cho nhân viên có thể làm việc linh hoạt, tránh căng thẳng và quá tải công việc. Cung cấp các lựa chọn làm việc từ xa, cho phép linh hoạt giờ giấc làm việc hoặc tổ chức các hoạt động giúp thư giãn sẽ tạo ra một môi trường làm việc bền vững và ít căng thẳng hơn.

6.2. Xây dựng chi tiết khung năng lực nhân sự

Khung năng lực nhân sự là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xác định các kỹ năng, kiến thức, và thái độ cần thiết cho từng vị trí trong phòng marketing. Việc xây dựng khung năng lực nhân sự giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng nhân viên không chỉ đáp ứng yêu cầu công việc hiện tại mà còn có thể phát triển các kỹ năng cần thiết cho sự nghiệp lâu dài.

Để xây dựng một khung năng lực chi tiết, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Xác định các vị trí và yêu cầu công việc: Đầu tiên, cần xác định các vị trí quan trọng trong phòng marketing. Mỗi vị trí sẽ có những yêu cầu và nhiệm vụ riêng biệt, do đó, việc xác định rõ từng vai trò trong phòng marketing là bước đầu tiên trong việc xây dựng khung năng lực. Mỗi vị trí sẽ có mô tả công việc rõ ràng và tiêu chuẩn đánh giá.
• Xác định các yếu tố năng lực cho từng vị trí: Sau khi xác định được các vị trí công việc, doanh nghiệp cần làm rõ các yếu tố năng lực cần thiết cho từng vị trí. Những yếu tố này có thể bao gồm:
• Kỹ năng chuyên môn: Ví dụ, đối với SEO Specialist, kỹ năng cần thiết bao gồm khả năng phân tích từ khóa, tối ưu hóa website, và theo dõi các chỉ số SEO. Đối với Content Creator, kỹ năng viết sáng tạo, biên tập nội dung và tạo dựng chiến lược nội dung là rất quan trọng.
• Kỹ năng mềm: Các kỹ năng như giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, và khả năng lãnh đạo là không thể thiếu. Các nhân viên marketing cần có khả năng làm việc với các bộ phận khác và truyền đạt thông điệp hiệu quả đến khách hàng.
• Định hướng kết quả: Nhân viên marketing cần có khả năng làm việc với các chỉ số và tối ưu hóa chiến dịch để đạt được mục tiêu kinh doanh. Khả năng phân tích dữ liệu và đánh giá hiệu quả chiến dịch là rất quan trọng.
• Tính sáng tạo và đổi mới: Các nhân viên marketing, đặc biệt là những người làm công tác nội dung, cần có khả năng sáng tạo và linh hoạt trong việc xây dựng các chiến lược marketing, giúp công ty nổi bật trên thị trường.
• Phát triển mô hình đánh giá năng lực: Khi đã xác định các yếu tố năng lực, doanh nghiệp cần xây dựng một mô hình đánh giá năng lực để đo lường hiệu quả công việc của nhân viên. Mô hình này giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, đồng thời cung cấp lộ trình phát triển cá nhân để giúp nhân viên cải thiện kỹ năng và thăng tiến trong sự nghiệp.

6.3. Xây dựng quy trình tuyển dụng bài bản

Một quy trình tuyển dụng nhân sự bài bản và chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp có thể tìm kiếm và lựa chọn được nhân sự phù hợp cho phòng marketing. Quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tìm được ứng viên có chuyên môn cao mà còn đảm bảo rằng quy trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và công bằng.

Các bước trong quy trình tuyển dụng bài bản:

• Xác định nhu cầu tuyển dụng: Bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng là xác định các vị trí cần tuyển, yêu cầu công việc, và năng lực cần thiết cho từng vị trí. Phòng marketing cần phải đánh giá rõ các công việc đang thiếu và các kỹ năng chuyên môn cần bổ sung cho đội ngũ.
• Tạo mô tả công việc chi tiết: Mô tả công việc là yếu tố quan trọng để ứng viên hiểu rõ về vai trò, trách nhiệm và kỳ vọng từ công ty. Mô tả công việc cần phải cụ thể, dễ hiểu và bao quát đầy đủ các yêu cầu như nhiệm vụ công việc, kỹ năng cần thiết, yêu cầu về kinh nghiệm và khả năng phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
• Chọn kênh tuyển dụng phù hợp: Việc lựa chọn kênh tuyển dụng là một yếu tố quan trọng để đảm bảo tiếp cận được nguồn ứng viên chất lượng. Các kênh phổ biến bao gồm các website tuyển dụng, mạng xã hội, nhóm nghề nghiệp, các sự kiện tuyển dụng và các công ty tuyển dụng chuyên nghiệp.
• Phỏng vấn và đánh giá ứng viên: Sau khi nhận hồ sơ ứng viên, bước tiếp theo là sàng lọc và phỏng vấn. Phỏng vấn cần phải được thực hiện một cách có hệ thống và dựa trên các tiêu chí đánh giá rõ ràng, bao gồm các kỹ năng chuyên môn, khả năng làm việc nhóm, và sự phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Cần phải xây dựng một bộ câu hỏi phỏng vấn chuẩn để đảm bảo mọi ứng viên đều được đánh giá công bằng.
• Kiểm tra tham chiếu và ra quyết định: Sau khi phỏng vấn, doanh nghiệp có thể kiểm tra tham chiếu từ các công ty trước đó hoặc đối tác để xác nhận thông tin ứng viên. Cuối cùng, dựa trên tất cả các thông tin thu thập được, phòng marketing cần ra quyết định tuyển dụng ứng viên phù hợp.
• Onboarding và đào tạo: Sau khi ứng viên được chọn, quy trình onboarding sẽ giúp họ hòa nhập nhanh chóng vào công ty. Đào tạo và cung cấp các tài liệu cần thiết về văn hóa công ty, các công cụ làm việc và các quy trình trong công ty sẽ giúp nhân viên mới bắt đầu công việc một cách hiệu quả.

6.4. Xây dựng các quy trình về OKR và KPI

OKR (Objectives and Key Results) và KPI (Key Performance Indicators) là hai công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đo lường và theo dõi hiệu quả công việc trong phòng marketing. Việc xây dựng các quy trình về OKR và KPI giúp phòng marketing duy trì sự tập trung vào mục tiêu dài hạn và đồng thời tối ưu hóa hiệu suất công việc của các cá nhân và nhóm.

1- Quy trình xây dựng OKR

• Xác định mục tiêu (Objectives): Mục tiêu cần phải rõ ràng, cụ thể và có tính thách thức. Đây là những mục tiêu quan trọng mà phòng marketing muốn đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể. Mục tiêu nên gắn liền với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.
• Định nghĩa kết quả then chốt (Key Results): Các kết quả then chốt là các chỉ số cụ thể, đo lường được mà phòng marketing cần đạt được để hoàn thành mục tiêu. Mỗi mục tiêu có thể có từ 2-5 kết quả then chốt, và các kết quả này cần phải đo lường được và có khả năng đạt được trong thời gian quy định.
• Đánh giá và theo dõi tiến độ: OKR cần được theo dõi và đánh giá định kỳ (thường là hàng quý) để đảm bảo phòng marketing đang tiến gần tới mục tiêu. Việc đánh giá OKR giúp nhận ra những vấn đề còn tồn tại và điều chỉnh chiến lược nếu cần thiết.

2- Quy trình xây dựng KPI

• Xác định các chỉ số chính (KPIs): KPI là những chỉ số đo lường hiệu quả công việc của từng cá nhân và nhóm. Các chỉ số này có thể bao gồm:
• Lượng khách hàng tiềm năng (Leads) mà marketing thu hút được.
• Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế.
• Lượng truy cập website từ các chiến dịch quảng cáo hoặc SEO.
• Tỷ lệ giữ chân khách hàng sau khi hoàn thành giao dịch.
• Thiết lập các mục tiêu cụ thể cho mỗi KPI: Để KPI có thể được sử dụng hiệu quả, mỗi chỉ số cần có một mục tiêu cụ thể, đo lường được trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ: Tăng tỷ lệ chuyển đổi từ 5% lên 8% trong 6 tháng.
• Theo dõi và báo cáo kết quả: Các KPI cần được theo dõi và báo cáo định kỳ (tháng/quý) để đánh giá hiệu quả chiến lược marketing. Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra các chỉ số để phát hiện kịp thời các vấn đề hoặc cơ hội cải thiện.
• Điều chỉnh chiến lược khi cần thiết: Dựa trên kết quả theo dõi KPI, phòng marketing có thể điều chỉnh chiến lược để cải thiện hiệu suất và đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.

7. Một số lưu ý khi xây dựng sơ đồ tổ chức phòng marketing

Khi xây dựng sơ đồ tổ chức phòng marketing, doanh nghiệp cần chú ý đến một số yếu tố quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả và phù hợp với mục tiêu phát triển. Một sơ đồ tổ chức rõ ràng không chỉ giúp phân chia công việc hợp lý mà còn giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận. Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi xây dựng sơ đồ tổ chức phòng marketing.

• Xác định vai trò và nhiệm vụ rõ ràng: Mỗi bộ phận trong phòng marketing cần có vai trò và nhiệm vụ cụ thể để tránh sự chồng chéo công việc. Các bộ phận như Content, SEO, Digital Marketing hay Social Media phải được phân công một cách rõ ràng để mỗi cá nhân có thể hoàn thành công việc hiệu quả, từ đó đảm bảo chiến lược marketing được triển khai đúng hướng.
• Tính linh hoạt trong cấu trúc tổ chức: Sơ đồ tổ chức phòng marketing cần có tính linh hoạt để có thể thay đổi khi có sự thay đổi trong chiến lược hoặc môi trường kinh doanh. Điều này đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp phát triển nhanh, giúp phòng marketing dễ dàng thích ứng với các yêu cầu mới và không bị gián đoạn khi cần điều chỉnh cấu trúc tổ chức.
• Cơ chế giao tiếp hiệu quả giữa các bộ phận: Việc xây dựng một cơ chế giao tiếp rõ ràng và hiệu quả giữa các bộ phận trong phòng marketing là yếu tố quan trọng để đảm bảo công việc được triển khai đồng bộ. Các bộ phận như SEO, Content, và Digital Marketing cần giao tiếp thường xuyên để đảm bảo thông tin và chiến lược marketing không bị gián đoạn và hoạt động được thực hiện nhất quán.
• Phân công công việc phù hợp với chuyên môn: Mỗi nhân viên trong phòng marketing cần được phân công công việc phù hợp với chuyên môn và năng lực của họ. Điều này không chỉ giúp tăng hiệu quả công việc mà còn tạo ra môi trường làm việc sáng tạo và phát huy tối đa năng lực của mỗi thành viên trong đội ngũ marketing.
• Dự trù sự phát triển và mở rộng trong tương lai: Sơ đồ tổ chức cần được thiết kế sao cho có thể dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển. Doanh nghiệp nên dự trù việc bổ sung các bộ phận như nghiên cứu thị trường, marketing quốc tế, hay các nhóm chuyên môn mới khi có nhu cầu mở rộng, từ đó giúp phòng marketing luôn hoạt động hiệu quả khi doanh nghiệp thay đổi quy mô.

Việc xây dựng sơ đồ tổ chức phòng marketing là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chiến lược marketing và đạt được hiệu quả công việc cao. Một sơ đồ tổ chức rõ ràng giúp phân công công việc hợp lý và nâng cao khả năng phối hợp giữa các bộ phận. Hãy theo dõi Tony Dzung để khám phá thêm các chiến lược hiệu quả trong việc xây dựng phòng marketing chuyên nghiệp!