6 BƯỚC ĐỂ SỐ HÓA QUY TRÌNH LÀM VIỆC, TĂNG HIỆU QUẢ VẬN HÀNH

Số hóa quy trình làm việc là chìa khóa để doanh nghiệp tăng trưởng bền vững trong thời đại công nghệ. Khi quy trình được tự động hóa, công việc trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Cùng Tony Dzung tìm hiểu về các công cụ hỗ trợ số hóa và các bước triển khai hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.

1. Số hóa quy trình làm việc là gì? Thực trạng số hóa tại các doanh nghiệp Việt Nam

Số hóa quy trình làm việc là việc áp dụng công nghệ kỹ thuật số vào các hoạt động và quy trình kinh doanh hiện có của doanh nghiệp. Mục tiêu của quá trình này là nâng cao hiệu suất, tối ưu hóa chi phí và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Quá trình số hóa không chỉ bao gồm việc chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý sang định dạng kỹ thuật số. Nó còn liên quan đến việc tái cấu trúc và tự động hóa các quy trình cốt lõi. Ngoài ra, việc tận dụng dữ liệu cũng giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

Theo báo cáo của Bộ Thông tin và Truyền thông, Việt Nam đã và đang đẩy mạnh chuyển đổi số, với mục tiêu đến năm 2025, 100% thủ tục hành chính được thực hiện trực tuyến. Tuy nhiên, việc số hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp còn gặp nhiều thách thức. Cụ thể, theo khảo sát của FPT Digital, chỉ có khoảng 35,3% doanh nghiệp thực hiện số hóa quy trình, trong khi 64,7% còn lại chưa triển khai. ​

Nguyên nhân chính đến từ việc thiếu hụt nhân sự chuyên môn và ngân sách đầu tư cho công nghệ. Thực trạng này dẫn đến nhiều hệ lụy như hiệu quả công việc thấp, khó khăn trong quản lý và giảm khả năng cạnh tranh trên thị trường. Để khắc phục, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược chuyển đổi số rõ ràng, đầu tư vào đào tạo nhân lực và lựa chọn các giải pháp công nghệ phù hợp.

2. Những khó khăn doanh nghiệp phải đối mặt khi quy trình làm việc chưa được số hóa

Khi quy trình làm việc trong doanh nghiệp vẫn duy trì hình thức thủ công hoặc sử dụng các công cụ không hiệu quả, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều khó khăn lớn. Những công việc đơn giản trở nên tốn thời gian và dễ phát sinh sai sót, làm giảm năng suất và gia tăng chi phí vận hành.

2.1. Hiệu quả công việc thấp

Khi doanh nghiệp vẫn duy trì quy trình làm việc thủ công, mọi công việc đều trở nên chậm chạp và kém hiệu quả. Các tác vụ đơn giản như xử lý đơn hàng, kiểm tra hồ sơ hay quản lý nhân sự phải mất thời gian gấp đôi hoặc gấp ba so với việc sử dụng công cụ tự động. 

Những sai sót không đáng có thường xuyên xảy ra, gây rối loạn công việc và làm tăng chi phí gián tiếp. Thậm chí, những việc tưởng chừng đơn giản nhưng cũng có thể khiến khách hàng không hài lòng và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

2.2. Tăng chi phí vận hành

Do thiếu công cụ tự động hóa, các doanh nghiệp phải tăng ca nhân viên để xử lý khối lượng công việc, dẫn đến chi phí nhân sự tăng vọt. Quá trình kiểm tra thủ công phải làm lại nhiều lần, khiến tài nguyên bị sử dụng kém hiệu quả và tăng chi phí vận hành. Nhân viên sẽ cảm thấy căng thẳng, mệt mỏi, năng suất làm việc giảm và có thể dẫn đến việc nghỉ việc vì áp lực công việc quá lớn.

2.3. Khó khăn trong quản lý và giám sát

Khi quy trình làm việc không được số hóa, việc theo dõi và giám sát các hoạt động trong công ty trở thành một nhiệm vụ khó khăn, tốn thời gian và dễ gây nhầm lẫn. Doanh nghiệp không có cái nhìn tổng quan về hiệu suất công việc, về đầu ra và kết quả của từng bộ phận, dẫn đến việc đưa ra quyết định sai lầm. 

Chẳng hạn, một bộ phận có thể đang làm việc không hiệu quả, nhưng vì thiếu thông tin rõ ràng, các lãnh đạo không thể nhận diện và xử lý vấn đề kịp thời, dẫn đến lãng phí tài nguyên và cơ hội.

2.4. Khó khăn trong việc mở rộng và nâng cao quy mô

Khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng, quy trình thủ công không thể đáp ứng khối lượng công việc gia tăng. Điều này khiến các nhân viên bị quá tải, các quy trình bị trì trệ và chất lượng dịch vụ giảm sút. 

Không thể triển khai các giải pháp mở rộng quy mô hiệu quả, doanh nghiệp dễ dàng mất kiểm soát và bỏ lỡ cơ hội phát triển. Khi đối thủ đã áp dụng công nghệ, họ có thể dễ dàng mở rộng mà không gặp phải những vấn đề này.

2.5. Mất cơ hội cạnh tranh

Không số hóa quy trình làm việc đồng nghĩa với việc doanh nghiệp mất đi khả năng cạnh tranh. Trong một thế giới mà dữ liệu và phân tích trở thành yếu tố quyết định thành bại, nếu không thể tối ưu hóa quy trình và dịch vụ, doanh nghiệp sẽ lạc hậu so với các đối thủ đã chuyển đổi số. 

Những doanh nghiệp có khả năng sử dụng công nghệ sẽ dự đoán nhu cầu khách hàng, tự động hóa quy trình và mang đến trải nghiệm tốt hơn, trong khi doanh nghiệp chưa số hóa sẽ mất cơ hội giữ chân khách hàng và gia tăng doanh thu.

3. Tầm quan trọng của việc số hóa quy trình làm việc

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, việc số hóa quy trình làm việc không còn là lựa chọn mà đã trở thành nhu cầu cấp thiết để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và cạnh tranh trên thị trường. Số hóa giúp chuyển đổi các hoạt động truyền thống sang môi trường kỹ thuật số, mang lại nhiều lợi ích thiết thực.​

• Nâng cao hiệu suất và năng suất làm việc: Số hóa quy trình giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm thiểu thời gian và công sức của nhân viên. Nhờ đó, nhân sự có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn, tăng cường hiệu quả công việc và đóng góp tích cực vào mục tiêu chung của doanh nghiệp. 
• Tiết kiệm chi phí vận hành: Việc chuyển đổi từ quy trình thủ công sang số hóa giúp giảm thiểu sai sót và lãng phí tài nguyên. Theo nghiên cứu của McKinsey, số hóa quy trình có thể tiết kiệm đến 90% chi phí hoạt động, nhờ loại bỏ các bước không cần thiết và tối ưu hóa nguồn lực. ​
• Cải thiện khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu: Số hóa quy trình tạo điều kiện thu thập và phân tích dữ liệu kinh doanh một cách hiệu quả. Những thông tin này hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác và kịp thời, dựa trên cơ sở dữ liệu thực tế, từ đó định hướng chiến lược phát triển phù hợp. ​
• Tăng cường trải nghiệm khách hàng: Khi quy trình làm việc được số hóa, doanh nghiệp có thể đáp ứng nhanh chóng và chính xác nhu cầu của khách hàng. Điều này không chỉ nâng cao sự hài lòng mà còn tạo dựng lòng trung thành và thúc đẩy doanh thu. ​
• Hỗ trợ chuyển đổi số và phát triển bền vững: Số hóa quy trình là bước đầu tiên và quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Nó mở đường cho việc áp dụng các công nghệ tiên tiến khác, giúp doanh nghiệp thích ứng với xu hướng thị trường và đảm bảo sự phát triển bền vững trong tương lai.

4. Phân biệt quy trình số hóa và chuyển đổi số

Mặc dù có mối liên hệ chặt chẽ, nhưng quy trình số hóa và chuyển đổi số lại đại diện cho 2 giai đoạn và phạm vi khác nhau trong việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động doanh nghiệp. Cùng Tony Dzung khám phá sự khác biệt giữa quy trình số hóa và chuyển đổi số trong bảng dưới đây:

• Giống nhau

Cả hai đều hướng đến việc ứng dụng công nghệ số để tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả trong doanh nghiệp. Số hóa quy trình thường là bước khởi đầu, tạo nền tảng dữ liệu số, trong khi chuyển đổi số sử dụng nền tảng này để thay đổi toàn diện cách thức hoạt động và mô hình kinh doanh

• Khác nhau

5. Các bước triển khai số hóa quy trình làm việc

Để đảm bảo quá trình số hóa diễn ra thành công, doanh nghiệp cần thực hiện những bước chuẩn bị kỹ lưỡng, từ việc đánh giá quy trình hiện tại đến việc lựa chọn công cụ và triển khai phần mềm phù hợp.

5.1. Đánh giá thực trạng và xác định mục tiêu số hóa

Trước khi bắt tay vào số hóa quy trình làm việc, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ quy trình hiện tại của mình đang hoạt động như thế nào. Việc đánh giá thực trạng giúp bạn nhận diện những điểm yếu và các vấn đề cần cải thiện, chẳng hạn như thủ tục quá phức tạp, thời gian xử lý quá lâu hay sai sót trong công việc. 

Sau khi có cái nhìn tổng quan, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu cụ thể cho việc số hóa, chẳng hạn như:

• Giảm thiểu sai sót: Loại bỏ các lỗi do thao tác thủ công gây ra.
• Tiết kiệm thời gian: Tự động hóa các bước lặp lại để nhân viên có thể tập trung vào công việc sáng tạo.
• Tăng hiệu quả công việc: Giảm thời gian hoàn thành công việc, giúp công ty có thể phục vụ khách hàng nhanh chóng hơn.

5.2. Phân tích và chuẩn hóa quy trình làm việc

Để triển khai số hóa quy trình làm việc một cách hiệu quả, việc phân tích và chuẩn hóa quy trình làm việc hiện tại là bước cực kỳ quan trọng. Điều này giúp doanh nghiệp nhận diện được các điểm yếu, khuyết điểm trong quy trình hiện tại và có kế hoạch cải tiến rõ ràng trước khi áp dụng công nghệ số.

Bước 1: Xác định các bước trong quy trình hiện tại

Đầu tiên, chủ doanh nghiệp cần phải vẽ lại quy trình làm việc từ đầu đến cuối. Điều này không chỉ giúp hình dung được cụ thể các bước trong công việc mà còn xác định được các điểm nghẽn trong quy trình. Ví dụ như:

• Liệt kê các bước cụ thể mà nhân viên thực hiện từ lúc bắt đầu đến khi hoàn thành công việc.
• Phân tích từng công đoạn xem có thể cải tiến, rút ngắn hay loại bỏ không.

Bước 2: Loại bỏ những bước không cần thiết

Quy trình làm việc thường có những công đoạn không còn phù hợp hoặc không tạo ra giá trị thực tế. Bạn cần phải:

• Loại bỏ các bước thừa: Các công đoạn không giúp tăng cường hiệu quả hoặc lãng phí thời gian và tài nguyên cần được loại bỏ.
• Tái cấu trúc doanh nghiệp với các bước: Nếu có các bước có thể kết hợp hoặc tối ưu hơn, hãy làm việc này để giảm thiểu sự phức tạp và tốn thời gian.

Bước 3: Tối ưu hóa quy trình

Khi các bước đã được chuẩn hóa, bạn cần tối ưu hóa quy trình để đạt hiệu quả cao nhất.

• Chuẩn hóa biểu mẫu và tài liệu: Tạo ra các mẫu chuẩn cho báo cáo, tài liệu để dễ dàng lưu trữ và truy xuất.
• Xây dựng quy tắc và quy trình rõ ràng: Đảm bảo mọi nhân viên đều thực hiện theo một quy trình thống nhất, tránh tình trạng làm việc khác nhau.
• Tăng tính đồng bộ giữa các phòng ban: Đảm bảo thông tin giữa các bộ phận luôn được chia sẻ kịp thời và chính xác, tránh tình trạng chồng chéo công việc.

Công cụ hỗ trợ phân tích quy trình:

• Vẽ sơ đồ quy trình (Process Mapping): Sử dụng các công cụ như Lucidchart, Microsoft Visio, hoặc Draw.io để vẽ sơ đồ chi tiết của quy trình làm việc. Điều này giúp xác định các điểm tiếp xúc và công đoạn cần cải thiện.
• Mô hình 5W1H: Phân tích quy trình qua các câu hỏi:
• What: Quy trình này đang làm gì?
• Why: Tại sao quy trình này tồn tại?
• Where: Quy trình này xảy ra ở đâu?
• When: Quy trình này thực hiện khi nào?
• Who: Ai tham gia vào quy trình này?
• How: Quy trình này thực hiện như thế nào?
• Ví dụ trong quy trình xử lý đơn hàng:
• What: Xử lý đơn hàng.
• Why: Để đảm bảo đơn hàng được giao đúng thời gian và sản phẩm.
• Where: Quy trình này diễn ra tại bộ phận kho và kế toán.
• When: Quy trình bắt đầu ngay khi đơn hàng được xác nhận và phải hoàn thành trong vòng 2 ngày.
• Who: Nhân viên kho, kế toán, giao hàng.
• How: Kiểm tra thủ công và xử lý đơn hàng trong hệ thống quản lý.
• Mô hình 5M: Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình:
• Man: Con người tham gia vào quy trình.
• Machine: Công cụ và thiết bị sử dụng trong quy trình.
• Material: Nguyên liệu, tài liệu cần thiết.
• Method: Phương pháp thực hiện.
• Measurement: Các chỉ số đo lường hiệu quả của quy trình.
• Ví dụ trong quy trình giao hàng:
• Man: Nhân viên giao hàng, kho.
• Machine: Phần mềm quản lý kho.
• Material: Đơn hàng, hóa đơn.
• Method: Giao hàng từ kho đến khách hàng.
• Measurement: Thời gian giao hàng, tỷ lệ giao đúng hạn.

5.3. Lựa chọn công cụ và phần mềm hỗ trợ phù hợp

Khi đã phân tích và chuẩn hóa quy trình làm việc, bước tiếp theo là lựa chọn công cụ và phần mềm hỗ trợ phù hợp để số hóa các quy trình đó. Việc lựa chọn đúng công cụ sẽ là yếu tố quyết định đến sự thành công của việc số hóa và giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa hiệu quả công việc.

Trước khi chọn phần mềm, bạn cần phải xác định rõ các yêu cầu cụ thể mà công ty cần từ công cụ số hóa. Những yêu cầu này sẽ giúp bạn lọc ra những phần mềm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của doanh nghiệp. Một số yêu cầu cần xem xét bao gồm:

• Tính năng tự động hóa: Công cụ có thể tự động hóa các công việc nào? Ví dụ: tự động gửi email, phân công công việc, quản lý kho.
• Khả năng tích hợp: Phần mềm có khả năng tích hợp với các hệ thống khác của công ty như ERP, CRM, hay các công cụ quản lý dự án không?
• Dễ sử dụng: Phần mềm có giao diện thân thiện và dễ sử dụng cho nhân viên không? Điều này quan trọng vì phần mềm sẽ được sử dụng hàng ngày và nếu quá phức tạp, sẽ gây cản trở trong việc triển khai.

Công ty cần phải chọn phần mềm phù hợp với quy mô và đặc thù công việc. Dưới đây là một số phần mềm phổ biến cho việc số hóa quy trình làm việc:

• Phần mềm quản lý công việc: Phần mềm như Trello, Asana hoặc Monday rất phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa để quản lý tiến độ công việc, giao nhiệm vụ và theo dõi hiệu quả làm việc.
• Hệ thống ERP: Các công ty lớn cần các hệ thống tích hợp như SAP hay Odoo để quản lý tất cả các bộ phận từ tài chính, nhân sự đến sản xuất, giúp đồng bộ hóa dữ liệu và tự động hóa doanh nghiệp.
• Hệ thống CRM: Salesforce hay Zoho CRM là những công cụ giúp doanh nghiệp quản lý mối quan hệ với khách hàng, tối ưu hóa quá trình bán hàng và chăm sóc khách hàng.

5.4. Đào tạo nhân sự và triển khai phần mềm

Sau khi lựa chọn công cụ và phần mềm phù hợp, bước tiếp theo là đào tạo nhân sự và triển khai phần mềm. Đây là giai đoạn quan trọng để đảm bảo rằng toàn bộ nhân viên đều có thể sử dụng công cụ mới một cách thành thạo, từ đó giúp tối ưu hóa quy trình công việc và nâng cao hiệu quả làm việc.

• Lập kế hoạch đào tạo chi tiết: Xác định đối tượng nhân viên cần được đào tạo (nhân viên trực tiếp sử dụng phần mềm, bộ phận IT hỗ trợ kỹ thuật) và lên lịch đào tạo chi tiết. Các nội dung cần đào tạo bao gồm: tính năng cơ bản của phần mềm, quy trình làm việc mới và cách ứng dụng phần mềm vào công việc thực tế.
• Đào tạo qua thực hành: Tổ chức các buổi đào tạo thực hành trực tiếp với phần mềm, giúp nhân viên có thể làm quen và áp dụng ngay vào công việc thực tế. Việc thực hành trực tiếp giúp nhân viên dễ hiểu và nhớ lâu hơn so với lý thuyết đơn thuần.
• Hỗ trợ liên tục: Sau buổi đào tạo, doanh nghiệp cần có một đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật sẵn sàng giải đáp thắc mắc và xử lý các vấn đề phát sinh. Điều này giúp nhân viên không cảm thấy khó khăn khi gặp phải vấn đề khó giải quyết trong quá trình sử dụng phần mềm.
• Triển khai phần mềm theo từng giai đoạn: Cài đặt phần mềm và chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang phần mềm mới một cách chính xác. Sau đó, kiểm tra kỹ lưỡng các tính năng của phần mềm để đảm bảo mọi chức năng đều hoạt động như mong đợi trước khi triển khai cho toàn bộ doanh nghiệp.

5.5. Giám sát và đánh giá hiệu quả

Sau khi triển khai phần mềm và số hóa quy trình làm việc, doanh nghiệp cần xác định xem quy trình số hóa có đạt được mục tiêu đề ra hay không. Điều này không chỉ giúp phát hiện kịp thời các vấn đề mà còn đảm bảo rằng công ty có thể điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình để đạt được kết quả tốt nhất.

• Theo dõi tiến độ và kết quả công việc: Doanh nghiệp cần giám sát thường xuyên các hoạt động công việc để đánh giá hiệu quả của phần mềm. Ví dụ, theo dõi xem công việc có được hoàn thành đúng hạn hay không, các nhiệm vụ có được phân công và thực hiện đúng quy trình không.
• So sánh hiệu suất trước và sau khi số hóa: Đánh giá sự cải thiện trong năng suất làm việc và chất lượng công việc. So sánh thời gian cần thiết để hoàn thành các công việc trước và sau khi số hóa, từ đó xác định mức độ hiệu quả của phần mềm.
• Thu thập phản hồi từ nhân viên: Nhân viên là những người sử dụng phần mềm trực tiếp, vì vậy cần lắng nghe ý kiến của họ về tính dễ sử dụng, các vấn đề gặp phải trong quá trình sử dụng và khả năng hỗ trợ của phần mềm. Phản hồi này là cơ sở quan trọng để cải tiến quy trình và phần mềm.
• Đo lường sự hài lòng của khách hàng: Nếu phần mềm số hóa liên quan đến quy trình chăm sóc khách hàng, việc theo dõi sự hài lòng của khách hàng là một cách để đánh giá hiệu quả của quy trình số hóa. Nếu khách hàng cảm thấy hài lòng hơn về tốc độ và chất lượng dịch vụ, thì quá trình số hóa đã mang lại hiệu quả.

5.6. Cải tiến và tối ưu hóa liên tục

Số hóa quy trình là một quá trình không ngừng phát triển. Mặc dù phần mềm và công cụ đã được triển khai thành công, nhưng để duy trì hiệu quả lâu dài, doanh nghiệp cần cải tiến và tối ưu hóa liên tục.

• Theo dõi và đánh giá hiệu quả định kỳ: Doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống giám sát thường xuyên để theo dõi sự hiệu quả của quy trình đã số hóa. Việc này giúp phát hiện các vấn đề tiềm ẩn hoặc điểm yếu trong quy trình làm việc và điều chỉnh kịp thời.
• Cập nhật và nâng cấp phần mềm: Các công nghệ luôn thay đổi và phát triển, vì vậy doanh nghiệp cần đảm bảo rằng phần mềm và công cụ sử dụng luôn được cập nhật phiên bản mới để tận dụng các tính năng tiên tiến, cải thiện bảo mật và hiệu suất. Các công cụ mới có thể cung cấp tính năng tự động hóa mạnh mẽ hơn hoặc khả năng phân tích dữ liệu chính xác hơn.
• Đào tạo lại và nâng cao kỹ năng nhân viên: Khi quy trình và công cụ thay đổi, đào tạo lại nhân viên là điều cần thiết để họ không bị tụt lại phía sau. Nhà lãnh đạo cần tổ chức các buổi workshop đào tạo kết hợp với các chuyên gia giàu kinh nghiệm để nhân viên hiểu và làm việc hiệu quả hơn.

6. Một số công cụ hỗ trợ số hóa quy trình làm việc hiệu quả

Dưới đây là một số công cụ phổ biến, dễ dàng tích hợp và hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc từ quản lý công việc, dự án, đến chăm sóc khách hàng và tài liệu. Các công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tạo ra sự đồng bộ trong mọi hoạt động.

6.1. FastWork Workflow

FastWork Workflow là nền tảng quản lý quy trình công việc toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp số hóa và tự động hóa quy trình làm việc một cách hiệu quả.

Tính năng nổi bật:

• Số hóa toàn bộ quy trình: Chuyển đổi quy trình thủ công sang kỹ thuật số, giúp quản lý và theo dõi dễ dàng.​
• Tự động hóa giao việc: Tự động phân công nhiệm vụ và chuyển giai đoạn theo quy trình đã thiết lập.​
• Quản lý đa chiều: Theo dõi tiến độ công việc, hiệu suất nhân viên và tình trạng quy trình trên một nền tảng duy nhất.​
• Tích hợp linh hoạt: Hỗ trợ trên cả Web và Mobile, phù hợp với nhu cầu làm việc mọi lúc, mọi nơi.

6.2. Base Workflow

Base Workflow là giải pháp quản lý và tự động hóa quy trình nghiệp vụ, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và kết nối các quy trình một cách hiệu quả.​

Tính năng nổi bật:

• Hệ thống hóa quy trình: Tổ chức và quản lý quy trình theo từng phòng ban, loại hình công việc.​
• Tự động hóa tác vụ: Giảm thiểu công việc thủ công, tăng cường hiệu suất làm việc.​
• Quản lý hiệu suất: Theo dõi và đo lường kết quả công việc, đảm bảo tiến độ.​
• Kết nối linh hoạt: Tích hợp với các nền tảng khác, hỗ trợ quản lý toàn diện.

6.3. CoDX Workspace

CoDX Workspace là nền tảng làm việc cộng tác, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả công việc nhóm.​

Tính năng nổi bật:

• Quản lý dự án: Lập kế hoạch, phân công và theo dõi tiến độ dự án một cách hiệu quả.​
• Giao tiếp trực tuyến: Hỗ trợ trao đổi thông tin nhanh chóng, giảm thiểu thời gian chờ đợi.​
• Chia sẻ tài liệu: Lưu trữ và chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng, đảm bảo tính đồng bộ.​
• Báo cáo thông minh: Cung cấp báo cáo chi tiết về tiến độ và hiệu suất công việc.

6.4. MISA AMIS Workflow

MISA AMIS Workflow là công cụ quản lý quy trình giúp kết nối luồng công việc giữa các phòng ban, nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp.​

Tính năng nổi bật:

• Liên kết quy trình: Kết nối quy trình giữa các phòng ban, tạo hệ sinh thái khép kín.​
• Tùy chỉnh quy trình: Dễ dàng thiết kế và chỉnh sửa quy trình phù hợp với nhu cầu thực tế.​
• Giám sát hiệu quả: Theo dõi và đánh giá hiệu quả thực hiện quy trình.​
• Ứng dụng di động: Quản lý và xử lý quy trình mọi lúc, mọi nơi thông qua ứng dụng di động.

6.5. Mobiwork Digital

Mobiwork Digital là giải pháp quản lý công việc hiện trường, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả công việc.​

Tính năng nổi bật:

• Lập kế hoạch công việc: Xây dựng và phân công kế hoạch công việc cho nhân viên hiện trường.​
• Theo dõi tiến độ: Giám sát và cập nhật tiến độ công việc theo thời gian thực.​
• Quản lý tài liệu: Lưu trữ và chia sẻ tài liệu liên quan đến công việc một cách dễ dàng.​
• Báo cáo kết quả: Cung cấp báo cáo chi tiết về kết quả thực hiện công việc.

7. Case Study: Thành công của FPT Software khi số hóa quy trình làm việc

FPT Software, một trong những công ty công nghệ lớn nhất tại Việt Nam, đã thành công trong việc số hóa quy trình làm việc để nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa công tác quản lý. Việc áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến đã giúp FPT Software không chỉ cải thiện quy trình nội bộ mà còn tạo ra một mô hình làm việc hiệu quả, tiết kiệm chi phí và giảm thiểu sai sót.

FPT Software bắt đầu quá trình số hóa quy trình làm việc từ các bước cơ bản như số hóa tài liệu, tự động hóa quản lý dự án, cho đến quản lý nguồn nhân lực và phân tích dữ liệu. Các quy trình thủ công trước đây được thay thế bằng các phần mềm và công cụ tự động hóa mạnh mẽ, giúp giảm thiểu khối lượng công việc cho nhân viên và tăng cường hiệu suất làm việc.

Một trong những bước quan trọng trong quá trình số hóa này là việc ứng dụng hệ thống ERP, cho phép FPT Software tích hợp và tự động hóa các quy trình từ quản lý tài chính, nhân sự cho đến quản lý dự án. Công ty cũng triển khai các giải pháp Big Data và AI Automation để phân tích hiệu quả công việc và tối ưu hóa nguồn lực, giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác.

Việc số hóa quy trình đã mang lại những kết quả đáng kể cho FPT Software. Đặc biệt, việc áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến giúp công ty:

• Tiết kiệm chi phí đáng kể: FPT Software đã tiết kiệm được khoảng 20-30% chi phí vận hành nhờ vào việc giảm bớt các bước thủ công và tối ưu hóa quy trình công việc.
• Tăng năng suất và hiệu quả công việc: Các nhân viên có thể tập trung vào công việc có giá trị cao hơn, thay vì dành thời gian cho các nhiệm vụ hành chính và lặp đi lặp lại.
• Cải thiện độ chính xác: Việc áp dụng công nghệ giúp giảm thiểu sai sót trong công việc, đặc biệt là trong các quy trình xử lý dữ liệu và báo cáo tài chính.
• Giảm thời gian giao tiếp nội bộ: Công ty cũng đã giảm thiểu 40% thời gian giao tiếp nội bộ, nhờ vào việc sử dụng công cụ quản lý dự án và tài liệu trực tuyến, giúp việc phối hợp giữa các phòng ban trở nên dễ dàng hơn.

Số hóa quy trình làm việc là một bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong thời đại công nghệ. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về các lợi ích và cách thức triển khai. Đừng quên theo dõi thêm các bài viết của Tony Dzung để tìm hiểu những giải pháp số hóa khác cho doanh nghiệp của bạn.