Trong bối cảnh thị trường kinh doanh biến động, các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp khó khăn trong việc giữ chân nhân tài và không ít lần phải đối mặt với tình trạng phụ thuộc quá nhiều vào một vài nhân sự chủ chốt. Khi một nhân viên nghỉ việc, cả bộ máy có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Bài viết này sẽ cung cấp các bước và chiến lược để xây dựng đội ngũ kế thừa vững mạnh, giúp giảm thiểu rủi ro và tạo nền tảng phát triển bền vững.

1. Đội ngũ kế thừa là gì và tại sao doanh nghiệp cần xây dựng đội ngũ kế thừa?

Đội ngũ kế thừa hay đội ngũ kế cận là tập hợp các cá nhân trong công ty có tiềm năng đảm nhận các vị trí quan trọng khi cần thiết. Việc đầu tư xây dựng đội ngũ kế thừa sẻ đảm bảo sự ổn định và liên tục trong vận hành của doanh nghiệp.

• Giảm phụ thuộc vào nhân sự chủ chốt: Khi doanh nghiệp chỉ dựa vào một số ít nhân sự chủ chốt, rủi ro bị gián đoạn công việc sẽ rất cao nếu các nhân sự này nghỉ việc đột ngột. Việc xây dựng một đội ngũ kế thừa sẽ giúp doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động bình thường ngay cả khi có nhân sự chủ chốt rời đi, nhờ đó doanh nghiệp không bị “khủng hoảng nhân sự” và có thể vận hành ổn định hơn

• Đảm bảo sự phát triển liên tục: Đội ngũ kế thừa không chỉ giúp lấp đầy những khoảng trống khi nhân sự rời đi mà còn thúc đẩy quá trình phát triển. Những nhân viên được chuẩn bị để kế thừa thường đã được đào tạo bài bản và hiểu rõ văn hóa công ty, nên khi họ lên nắm giữ vai trò mới, họ có thể tiếp tục thúc đẩy mục tiêu doanh nghiệp, thậm chí mang lại những cải tiến và sáng tạo để giúp doanh nghiệp tiến xa hơn

• Nhân sự mới mang lại góc nhìn mới cho doanh nghiệp: Một đội ngũ kế thừa có thể bao gồm những nhân viên trẻ hoặc những người mới tiếp cận vai trò quản lý, điều này giúp đem lại những góc nhìn và ý tưởng mới cho doanh nghiệp. Nhờ đó, tổ chức có thể phát triển theo nhiều chiều hướng đa dạng hơn, ứng phó linh hoạt với các thay đổi thị trường và tiếp cận các giải pháp sáng tạo

• Tạo động lực phát triển cho nhân viên: Khi nhân viên nhận thấy cơ hội phát triển rõ ràng trong doanh nghiệp, họ sẽ có động lực phấn đấu hơn. Việc có lộ trình phát triển nghề nghiệp không chỉ giúp tăng cường sự gắn bó mà còn tạo động lực để họ học hỏi và hoàn thiện bản thân, góp phần xây dựng một môi trường làm việc tích cực và năng động, nơi mỗi cá nhân đều nỗ lực đạt tới vị trí cao hơn trong tổ chức

2. Các bước xây dựng đội ngũ kế thừa cho doanh nghiệp

Để xây dựng một đội ngũ kế thừa hiệu quả, các bước dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hình thành và phát triển một lộ trình kế thừa bài bản, giúp tối ưu hóa nguồn nhân lực.

2.1. Xác định các vị trí quan trọng và rủi ro nhân sự 

Để thực hiện bước đầu tiên trong việc xây dựng đội ngũ kế thừa một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần tập trung phân tích các vị trí cốt lõi có ảnh hưởng quan trọng đến sự vận hành của công ty:

• Đánh giá tầm quan trọng của vị trí: Tập trung vào các vị trí liên quan trực tiếp đến chiến lược phát triển và vận hành, như các vai trò lãnh đạo cấp trung và cao, các vị trí chuyên môn kỹ thuật khó thay thế, hoặc các vị trí liên quan đến hoạt động kinh doanh cốt lõi
• Xem xét khối lượng và phạm vi công việc: Phân tích xem các nhiệm vụ chính của vị trí này có thể chuyển giao cho người khác không, hay cần nhân sự chuyên môn đặc thù
• Đo lường tác động khi vị trí bị gián đoạn: Sử dụng chỉ số hiệu quả công việc (KPI) để xem xét ảnh hưởng của vị trí đó đến các phòng ban khác, quy trình sản xuất hoặc chuỗi cung ứng

Sau đó, lãnh đạo/chủ doanh nghiệp hãy đánh giá khả năng nghỉ việc của từng nhân sự chủ chốt và đánh giá mức độ ảnh hưởng của sự vắng mặt của họ đến hoạt động doanh nghiệp. Việc này giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị và có kế hoạch dự phòng.

• Phân tích xu hướng biến động nhân sự: Xem xét tần suất nghỉ việc của các vị trí tương tự trong quá khứ để ước tính nguy cơ của các nhân viên hiện tại
• Đánh giá động lực và cam kết của nhân viên: Đánh giá sự hài lòng và động lực của nhân sự trong công việc thông qua các cuộc khảo sát, phỏng vấn trực tiếp hoặc báo cáo từ trưởng phòng ban
• Xem xét thị trường lao động bên ngoài: Đối chiếu các điều kiện trong ngành và mức độ hấp dẫn của vị trí đó trên thị trường để đánh giá nguy cơ bị cạnh tranh nhân tài từ các đối thủ

2.2. Đánh giá và lựa chọn nhân tố kế thừa

Để lựa chọn đúng người cho vai trò kế thừa, doanh nghiệp cần thực hiện các bước xác định tiêu chí lựa chọn và đánh giá năng lực tiềm năng của nhân sự một cách bài bản. Dưới đây là cách phân tích cụ thể hai bước này:

1 - Xác định tiêu chí lựa chọn nhân sự kế thừa

Để xác định đúng tiêu chí lựa chọn, doanh nghiệp cần xây dựng khung năng lực rõ ràng cho vị trí cần kế thừa dựa trên mô hình ASK (Attitude, Skills, Knowledge). ASK là mô hình giúp đánh giá toàn diện một cá nhân dựa trên ba yếu tố: thái độ, kỹ năng, và kiến thức.

Cách xây dựng khung năng lực ASK:

• Bước 1: Xác định các năng lực quan trọng nhất cho vị trí kế thừa, dựa trên mục tiêu công việc và những yêu cầu đặc thù.
• Bước 2: Gắn thang điểm cho mỗi tiêu chí, từ đó dễ dàng đo lường và so sánh giữa các ứng viên
• Bước 3: Lập danh sách các ứng viên và đánh giá mức độ đáp ứng của họ với các tiêu chí ASK

Giả sử công ty cần tìm người kế thừa cho vị trí trưởng phòng kinh doanh. Đánh giá năng lực nhân sự dựa trên mô hình ASK có thể bao gồm:

• Attitude: Động lực bán hàng, thái độ cầu tiến, phù hợp với văn hóa làm việc theo nhóm
• Skills: Kỹ năng quản lý đội ngũ, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng phân tích số liệu bán hàng
• Knowledge: Kiến thức chuyên sâu về thị trường, hiểu biết về sản phẩm và dịch vụ của công ty, kiến thức về chiến lược bán hàng

2 - Một số công cụ hỗ trợ lựa chọn ứng viên

Bên cạnh khung năng lực các công cụ như DISC, MBTI hoặc các bài kiểm tra kỹ năng có thể được sử dụng trong bước này để có cái nhìn rõ ràng hơn về tính cách, phong cách làm việc và năng lực của từng ứng viên.

Các công cụ đánh giá phổ biến và cách áp dụng:

• DISC (Dominance, Influence, Steadiness, Compliance): DISC giúp xác định các hành vi đặc trưng của nhân sự, từ đó hiểu rõ phong cách làm việc và khả năng lãnh đạo của họ. Ví dụ, một người có xu hướng Dominance (D) sẽ thể hiện sự quyết đoán, phù hợp cho vai trò lãnh đạo; ngược lại, người có Steadiness (S) có thể thích hợp cho vai trò hỗ trợ và phối hợp.

• MBTI (Myers-Briggs Type Indicator): MBTI phân loại tính cách của nhân sự dựa trên 16 nhóm tính cách khác nhau, giúp đánh giá cách mà ứng viên tiếp nhận thông tin, xử lý công việc, và ra quyết định. Ví dụ, người thuộc nhóm INTJ có xu hướng lãnh đạo và sáng tạo giải pháp chiến lược, rất phù hợp cho vai trò lãnh đạo trong lĩnh vực đòi hỏi tư duy phân tích.

2.3. Xây Dựng Lộ Trình Phát Triển Cá Nhân cho Nhân Tố Kế Thừa

Để đảm bảo rằng các nhân tố kế thừa có đủ năng lực đảm nhận các vị trí quan trọng trong tương lai, việc xây dựng một lộ trình phát triển nghề nghiệp cụ thể và rõ ràng là rất cần thiết. Lộ trình này sẽ giúp nhân viên hiểu rõ những kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm cần có để đạt được các vị trí cao hơn, đồng thời giúp họ có động lực học hỏi và phát triển bản thân.

1 - Thiết lập lộ trình phát triển cụ thể

Khi xây dựng đội ngũ kế thừa, doanh nghiệp cần xác định rõ những năng lực và yêu cầu cần thiết cho vị trí mà nhân sự kế thừa hướng tới, từ đó lập kế hoạch chi tiết giúp họ từng bước hoàn thiện các kỹ năng này. 

• Xác định kỹ năng và kiến thức cần thiết: Dựa vào khung năng lực đã xác định, doanh nghiệp có thể liệt kê những kỹ năng (kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý dự án, v.v.) và kiến thức chuyên môn (hiểu biết về ngành nghề, kiến thức về quy trình vận hành) mà vị trí kế thừa yêu cầu

• Đặt mục tiêu phát triển cụ thể theo từng giai đoạn: Ví dụ, trong 3 tháng đầu tiên, nhân viên có thể được yêu cầu hoàn thiện kỹ năng giao tiếp và kỹ năng làm việc nhóm. Sau đó, từ 6-12 tháng, họ có thể tập trung vào các kỹ năng lãnh đạo và quản lý thời gian. Mục tiêu được đặt ra theo từng giai đoạn sẽ giúp nhân viên có định hướng và dễ dàng đánh giá tiến độ của bản thân

• Gắn kết các mục tiêu phát triển với kết quả kinh doanh: Mỗi mục tiêu phát triển nên liên quan trực tiếp đến kết quả công việc. Ví dụ, nếu nhân sự kế thừa cho vị trí quản lý bán hàng, mục tiêu có thể là đạt được tỷ lệ tăng trưởng doanh số cụ thể trong 6 tháng tới. Điều này giúp nhân viên không chỉ phát triển kỹ năng cá nhân mà còn nhận thức rõ vai trò của mình đối với thành công chung của doanh nghiệp.

Ví dụ: Giả sử một công ty muốn đào tạo một nhân viên trẻ thành trưởng phòng nhân sự trong tương lai. Lộ trình phát triển của nhân viên này có thể bao gồm:

• Giai đoạn 1 (3 tháng đầu): Phát triển kiến thức về quy trình tuyển dụng, kỹ năng giao tiếp với các phòng ban.
• Giai đoạn 2 (3-6 tháng): Học cách thực hiện các buổi đánh giá năng lực nhân viên, rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch đào tạo.
• Giai đoạn 3 (6-12 tháng): Tham gia vào các buổi lập kế hoạch chiến lược nhân sự, phát triển kỹ năng quản lý đội nhóm.

2 - Tạo điều kiện đào tạo và phát triển

Lý thuyết luôn cần song song với thực hành vì thế khi xây dựng đội ngũ kế thừa, doanh nghiệp cần tạo cho họ cơ hội học tập và thực hành để phát triển các kỹ năng cần thiết, từ đó họ có thể áp dụng và hoàn thiện năng lực trong môi trường thực tế. Một số cách để nhân sự được trực tiếp áp dụng lý thuyết vào công việc bao gồm:

• Cung cấp các khóa học và workshop: Doanh nghiệp có thể tổ chức các khóa học chuyên môn hoặc các buổi đào tạo kỹ năng mềm (lãnh đạo, quản lý xung đột, v.v.) để nhân sự kế thừa tiếp cận với các kiến thức cần thiết cho vị trí mới. Việc này có thể được thực hiện thông qua các chương trình đào tạo nội bộ hoặc các khóa học bên ngoài

• Tham gia vào các dự án thực tiễn: Để áp dụng kiến thức và kỹ năng học được, nhân sự kế thừa cần có cơ hội tham gia vào các dự án thực tế của công ty. Điều này không chỉ giúp họ rèn luyện kỹ năng mà còn giúp họ hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động và văn hóa của tổ chức

• Mentorship và coaching: Một chương trình mentorship, nơi nhân viên được hướng dẫn bởi các quản lý giàu kinh nghiệm, sẽ giúp họ tiếp cận với các bí quyết và kinh nghiệm thực tế. Các buổi coaching định kỳ với lãnh đạo cũng giúp nhân sự kế thừa có thêm định hướng và động lực để phát triển

2.4. Xây dựng hệ thống đánh giá 

Việc đánh giá và ghi nhận thành tựu là yếu tố rất quan trọng trong xây dựng đội ngũ kế thừa. Một hệ thống đánh giá định kỳ không chỉ giúp đo lường mức độ tiến bộ mà còn giúp nhân sự kế thừa hiểu rõ mình đang ở đâu trong lộ trình phát triển

1 - Xác định tiêu chí đánh giá rõ ràng:
Doanh nghiệp cần đưa ra các tiêu chí đánh giá rõ ràng dựa trên khung năng lực và các mục tiêu phát triển cá nhân đã đặt ra cho nhân sự kế thừa. Những tiêu chí này có thể bao gồm:

• • Hiệu suất công việc: Đo lường dựa trên các KPI hoặc mục tiêu cụ thể mà nhân sự cần đạt được trong quá trình đào tạo
  • Tiến bộ trong phát triển kỹ năng: Đánh giá dựa trên khả năng cải thiện và thành thạo các kỹ năng đã được xác định trong lộ trình phát triển
  • Thái độ và cam kết làm việc: Sự tham gia tích cực, thái độ cầu tiến và sự cam kết với công việc cũng là một tiêu chí quan trọng

2 - Thiết lập thời gian đánh giá định kỳ
Việc đánh giá nên được thực hiện định kỳ theo từng giai đoạn, chẳng hạn như hàng quý hoặc hàng năm, để kịp thời điều chỉnh lộ trình phát triển. Ví dụ, với mỗi quý, nhân sự kế thừa sẽ được đánh giá về sự tiến bộ trong các kỹ năng quan trọng và có buổi trao đổi phản hồi với lãnh đạo

3 - Sử dụng công cụ đánh giá hiệu suất và phản hồi 360 độ

• • Phần mềm quản lý hiệu suất (Performance Management Software): Các phần mềm như BambooHR, SAP SuccessFactors hay Workday hỗ trợ thiết lập KPI, theo dõi tiến độ và lưu trữ dữ liệu đánh giá, giúp dễ dàng so sánh và theo dõi sự tiến bộ của nhân viên theo thời gian
  • Phản hồi 360 độ: Phản hồi từ đồng nghiệp, cấp dưới và lãnh đạo cấp cao giúp cung cấp góc nhìn đa chiều về kỹ năng lãnh đạo và phong cách làm việc của nhân sự kế thừa. Công cụ này đặc biệt hữu ích trong đánh giá các kỹ năng mềm và khả năng làm việc nhóm

2.5. Thiết Lập Quy Trình Chuyển Giao Vai Trò và Trách Nhiệm

Cuối cùng, thiết lập quy trình chuyển giao vai trò và trách nhiệm rất quan trọng khi xây dựng đội ngũ nhân tài kế thừa. Chuẩn bị quy trình chuyển giao vai trò cẩn thận giúp nhân viên kế thừa dễ dàng tiếp nhận trách nhiệm mới.

• Chuẩn bị các bước chuyển giao: Lên kế hoạch và chỉ dẫn rõ ràng để nhân viên kế thừa hiểu rõ vai trò
• Hỗ trợ và theo dõi: Lãnh đạo cần hỗ trợ và theo dõi trong giai đoạn đầu để đảm bảo sự chuyển giao diễn ra suôn sẻ

3. Các Yếu Tố Quan Trọng Để Đảm Bảo Thành Công Khi Xây Dựng Đội Ngũ Kế Thừa

Việc xây dựng đội ngũ kế thừa không thể thành công nếu thiếu đi một số yếu tố quan trọng.

• Văn Hóa Học Tập và Phát Triển Liên Tục: Xây dựng văn hóa học tập giúp nhân viên luôn sẵn sàng cho vai trò mới
• Sự Tham Gia của Ban Lãnh Đạo:  Lãnh đạo cần thể hiện cam kết đối với đội ngũ kế thừa, xây dựng lòng tin cho nhân viên. Lãnh đạo có vai trò định hướng và là người dẫn dắt, truyền cảm hứng cho đội ngũ kế thừa nên cần luôn gương mẫu.

• Đầu Tư Vào Đào Tạo và Phát Triển: Các chương trình đào tạo chuyên sâu đào tạo kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng mềm, và kỹ năng chuyên môn. Đầu tư vào công cụ và nguồn lực hỗ trợ giúp tối ưu hiệu quả công việc.

4. Các Thách Thức Khi Xây Dựng Đội Ngũ Kế Thừa 

Xây dựng đội ngũ kế thừa là một quá trình phức tạp và tốn kém, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trong quá trình này, doanh nghiệp thường gặp một số thách thức lớn. Dưới đây là phân tích sâu hơn về các thách thức này và giải pháp cụ thể để vượt qua từng khó khăn.

• Thiếu nguồn nhân lực và tài chính: Việc xây dựng đội ngũ kế thừa thường đòi hỏi đầu tư lớn về cả thời gian, tài chính và nhân lực, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, những doanh nghiệp có hạn chế về tài chính và không có đội ngũ đào tạo chuyên nghiệp. Việc dành ra một ngân sách lớn để đào tạo đội ngũ kế thừa có thể làm tăng gánh nặng tài chính cho công ty, gây ảnh hưởng đến hoạt động chung. Bên cạnh đó, việc thiếu nhân lực có thể khiến các nhân sự hiện tại quá tải khi phải đảm nhiệm thêm vai trò đào tạo
• Nhân viên không sẵn sàng cho sự thay đổi: Khi doanh nghiệp xây dựng đội ngũ kế thừa, một số nhân viên có thể lo ngại về việc thay đổi vai trò, trách nhiệm hoặc thậm chí là mất vị trí hiện tại. Điều này có thể dẫn đến tình trạng chống lại thay đổi từ nhân viên, khiến quá trình đào tạo kế thừa trở nên khó khăn hơn. Nhân viên có thể không muốn rời khỏi "vùng an toàn" của mình và không sẵn lòng học hỏi những kỹ năng mới hoặc thay đổi phong cách làm việc
• Khó khăn trong việc đo lường hiệu quả: Xây dựng đội ngũ kế thừa là một quá trình lâu dài và đòi hỏi sự đầu tư liên tục, vì vậy việc đo lường hiệu quả của chương trình kế thừa là không dễ dàng. Khó khăn này có thể phát sinh do không có các chỉ số (KPI) rõ ràng, công cụ đo lường phù hợp, hoặc thiếu các phương pháp đánh giá định kỳ để nhận diện tiến bộ của nhân sự

Xây dựng đội ngũ kế thừa là chìa khóa giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và giảm phụ thuộc vào nhân sự chủ chốt. Một kế hoạch kế thừa vững mạnh không chỉ bảo vệ doanh nghiệp trước những biến động nhân sự mà còn tạo động lực, thúc đẩy sự đổi mới và duy trì văn hóa làm việc tích cực.