BẬT MÍ 6 CÁCH GIÚP DOANH NGHIỆP QUẢN TRỊ HIỆU SUẤT HIỆU QUẢ

Quản trị hiệu suất là yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Đặc biệt, với những công ty vừa và nhỏ việc áp dụng các chiến lược và công cụ quản trị hiệu suất chính xác giúp tối ưu hóa quy trình, nâng cao năng suất lao động và cải thiện chất lượng sản phẩm. Bài viết này, Tony Dzung sẽ cùng doanh nghiệp tìm hiểu và triển khai hiệu quả các phương pháp quản trị hiệu suất, mang lại kết quả ấn tượng trong thời gian ngắn.

1. Quản trị hiệu suất là gì?

Quản trị hiệu suất (Performance Management) là một quá trình chiến lược trong doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa năng suất và hiệu quả công việc của nhân viên, từ đó đạt được các mục tiêu của tổ chức. Quản trị hiệu suất không chỉ liên quan đến việc đánh giá kết quả làm việc của nhân viên mà còn bao gồm các bước thiết lập mục tiêu, theo dõi, phản hồi và phát triển năng lực để cải thiện hiệu quả làm việc.

2. Tầm quản trị của việc quản trị hiệu suất đối với doanh nghiệp

Quản trị hiệu suất đóng vai trò thiết yếu trong việc tối ưu hóa năng suất và đạt được các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Qua việc thiết lập, theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc, quản trị hiệu suất không chỉ giúp nhân viên phát triển mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh của tổ chức. Dưới đây là những lý do tại sao quản trị hiệu suất lại có tầm quan trọng lớn đối với doanh nghiệp.

• Tối ưu hóa năng suất công việc: Quản trị hiệu suất giúp tối ưu hóa năng suất công việc bằng cách thiết lập các mục tiêu rõ ràng và đo lường được. Nhân viên biết được kỳ vọng của mình và có thể tập trung vào việc cải thiện kết quả công việc. Điều này giúp giảm thiểu lãng phí thời gian và nguồn lực, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
• Giúp đạt được mục tiêu chiến lược: Quản trị hiệu suất là cầu nối giữa mục tiêu cá nhân của nhân viên và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Bằng cách đảm bảo mọi hoạt động của nhân viên đều hướng đến các mục tiêu chung của tổ chức, doanh nghiệp có thể dễ dàng đạt được mục tiêu dài hạn.
• Tăng cường khả năng cạnh tranh: Quản trị hiệu suất giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh bằng cách tối ưu hóa nguồn lực và cải thiện năng lực làm việc của nhân viên. Một đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua các đối thủ và chiếm lĩnh thị trường.
• Quản lý nguồn lực hiệu quả: Quản trị hiệu suất không chỉ giúp quản lý nhân sự mà còn giúp doanh nghiệp sử dụng các nguồn lực khác một cách hiệu quả hơn. Quá trình đánh giá hiệu suất giúp xác định những nguồn lực nào cần được đầu tư thêm và những nguồn lực nào cần tối ưu hóa.
• Cải thiện động lực và sự hài lòng của nhân viên: Một hệ thống quản trị hiệu suất hợp lý giúp tăng cường động lực làm việc và sự hài lòng của nhân viên. Khi nhân viên được công nhận và đánh giá công bằng, họ sẽ cảm thấy hài lòng và có động lực làm việc tốt hơn.

3. Bật mí cách quản trị hiệu suất thành công

Quản trị hiệu suất không chỉ là việc đánh giá kết quả công việc, mà còn là một chiến lược dài hạn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa năng suất, đạt được mục tiêu và phát triển bền vững. Để quản lý hiệu suất của nhân viên thành công, doanh nghiệp cần áp dụng một số phương pháp và mẹo hữu ích. 

3.1. Kết hợp mục tiêu với kế hoạch quản trị hiệu suất

Để quản trị hiệu suất hiệu quả, doanh nghiệp cần kết hợp mục tiêu rõ ràng với kế hoạch quản trị hiệu suất cụ thể. Mục tiêu càng rõ ràng, kế hoạch càng chi tiết, nhân viên càng dễ dàng thực hiện và đạt được kết quả tốt.

• Đặt mục tiêu cụ thể và đo lường được: Xác định các mục tiêu SMART (Cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, thực tế và kịp thời).
• Xây dựng kế hoạch hành động: Lập kế hoạch chi tiết để giúp nhân viên hiểu cách thức đạt được mục tiêu.
• Đảm bảo sự liên kết giữa mục tiêu cá nhân và mục tiêu doanh nghiệp: Giúp nhân viên hiểu rõ sự đóng góp của họ vào mục tiêu chung của tổ chức.

3.2. Theo dõi chặt chẽ tiến độ công việc

Một trong những mẹo quan trọng để quản trị hiệu suất thành công là theo dõi tiến độ công việc một cách chặt chẽ. Việc này giúp nhà quản trị phát hiện sớm những vấn đề và có biện pháp điều chỉnh kịp thời.

• Theo dõi tiến độ công việc định kỳ: Thiết lập các mốc thời gian để đánh giá tiến độ công việc, như hàng tuần hoặc hàng tháng.
• Cập nhật thông tin thường xuyên: Sử dụng phần mềm quản lý công việc để theo dõi và cập nhật tình hình tiến độ của từng nhiệm vụ.
• Phản hồi kịp thời và hiệu quả: Đảm bảo rằng các nhân viên nhận được phản hồi ngay lập tức nếu có sự chậm trễ hoặc vấn đề phát sinh.

3.3. Liên tục đánh giá hiệu suất và đào tạo nhân viên

Quản trị hiệu suất không phải là một công việc chỉ thực hiện một lần mà cần phải được thực hiện liên tục và đều đặn. Đánh giá hiệu suất thường xuyên giúp doanh nghiệp nhận ra những cơ hội và thách thức, từ đó cải thiện và điều chỉnh các chiến lược quản lý. Bên cạnh đó, việc đào tạo nhân viên không ngừng cũng giúp tăng cường năng lực làm việc và phát triển nghề nghiệp của họ.

• Đánh giá hiệu suất định kỳ: Tổ chức các cuộc họp đánh giá định kỳ, nơi nhân viên và nhà quản lý có thể trao đổi về tiến độ, kết quả công việc, cũng như những điểm cần cải thiện. Điều này giúp tạo ra một môi trường công bằng và khuyến khích sự phát triển.
• Cung cấp các khóa đào tạo kỹ năng: Đào tạo nhân viên thường xuyên về các kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm sẽ giúp họ cải thiện năng suất công việc. Các khóa đào tạo có thể được tổ chức định kỳ hoặc theo nhu cầu của từng bộ phận.
• Khuyến khích sự tự học và cải tiến: Doanh nghiệp cũng cần khuyến khích nhân viên chủ động trong việc học hỏi và cải thiện bản thân, chẳng hạn như thông qua việc tham gia các hội thảo, khóa học trực tuyến hoặc nghiên cứu độc lập.

3.4. Xây dựng văn hoá đề cao hiệu suất làm việc

Xây dựng một văn hóa công ty đề cao hiệu suất làm việc sẽ tạo động lực cho nhân viên luôn nỗ lực hoàn thành công việc tốt nhất. Văn hóa này không chỉ giúp thúc đẩy hiệu quả công việc mà còn giúp xây dựng một môi trường làm việc tích cực, nơi mà mọi người đều cảm thấy tự hào về những đóng góp của mình.

• Khuyến khích cạnh tranh lành mạnh: Tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích sự cạnh tranh tích cực, nơi nhân viên có thể thể hiện khả năng của mình và đạt được những thành tích đáng tự hào.
• Ghi nhận và khen thưởng thành tích: Việc ghi nhận và khen thưởng nhân viên có hiệu suất làm việc xuất sắc sẽ tạo động lực lớn cho họ. Các chương trình khen thưởng có thể là thưởng tiền, thăng chức hoặc những phần thưởng phi vật chất như lời khen từ lãnh đạo.
• Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm: Để đạt được hiệu suất cao nhất, việc xây dựng một văn hóa làm việc nhóm là rất quan trọng. Khuyến khích các nhân viên hỗ trợ lẫn nhau, chia sẻ ý tưởng và cùng nhau vượt qua thử thách sẽ giúp tăng cường sự gắn kết và hiệu quả công việc.

3.5. Sử dụng công cụ đo lường hiệu suất (KPI, OKR)

Công cụ đo lường hiệu suất như KPI (Key Performance Indicators) và OKR (Objectives and Key Results) là những phương pháp rất hữu ích giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên một cách khách quan và rõ ràng. Sử dụng các công cụ này giúp đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.

• Xây dựng KPI rõ ràng: Đặt ra các chỉ số cụ thể cho từng bộ phận hoặc nhân viên. KPI phải phản ánh đúng công việc cần làm và có thể đo lường được hiệu quả.
• Thiết lập OKR cho doanh nghiệp: Xác định mục tiêu lớn mà công ty muốn đạt được và các kết quả chính cần hoàn thành trong thời gian ngắn. OKR giúp tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất.
• Sử dụng phần mềm theo dõi KPI và OKR: Các công cụ như Jira, Google Sheets hoặc Asana giúp theo dõi sự tiến bộ của nhân viên và đánh giá được các kết quả đạt được.

3.6. Ghép nối mục tiêu với một kế hoạch quản trị hiệu suất

Một kế hoạch quản trị hiệu suất chi tiết sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về cách thức đạt được mục tiêu cá nhân cũng như mục tiêu chung của công ty. Việc liên kết mục tiêu với kế hoạch hành động cụ thể sẽ tạo động lực cho nhân viên, giúp họ dễ dàng thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ.

• Lập kế hoạch chi tiết cho từng mục tiêu: Mỗi mục tiêu cần được lên kế hoạch chi tiết với các bước hành động rõ ràng và mốc thời gian cụ thể.
• Theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu: Đảm bảo rằng tiến độ công việc của nhân viên được theo dõi thường xuyên để kịp thời điều chỉnh nếu cần thiết.
• Tạo môi trường làm việc thúc đẩy sự phát triển: Khi nhân viên nhận thấy họ có một kế hoạch rõ ràng và hỗ trợ từ công ty, họ sẽ có động lực và cam kết hơn trong công việc.

4. Các bước quản trị hiệu suất cho doanh nghiệp

Quản trị hiệu suất là một quá trình chiến lược và liên tục giúp doanh nghiệp tối ưu hóa năng suất và hiệu quả công việc của nhân viên. Để quản trị hiệu suất thành công, các bước thực hiện cần được thực hiện một cách bài bản và có hệ thống. Dưới đây là 5 bước cơ bản trong quản trị hiệu suất giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chiến lược và phát triển bền vững. 

Bước 1: Đặt mục tiêu quản trị hiệu suất

Đặt mục tiêu là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quản trị hiệu suất. Mục tiêu rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường được giúp doanh nghiệp định hướng và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Mục tiêu phải được thiết lập phù hợp với chiến lược tổng thể của tổ chức, đồng thời có thể thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc tốt hơn.

• Đảm bảo mục tiêu cụ thể và đo lường được: Áp dụng mô hình SMART để xác định mục tiêu rõ ràng (Cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, thực tế, và kịp thời).
• Xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn: Kết hợp các mục tiêu chiến lược dài hạn với các mục tiêu ngắn hạn giúp theo dõi tiến độ công việc thường xuyên.
• Liên kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu doanh nghiệp: Đảm bảo rằng mỗi nhân viên hiểu rõ vai trò của mình trong việc đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch quản trị hiệu suất

Sau khi đã xác định được mục tiêu, bước tiếp theo là xây dựng một kế hoạch quản trị hiệu suất chi tiết. Kế hoạch này sẽ giúp doanh nghiệp và nhân viên có hướng đi rõ ràng để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Một kế hoạch tốt cần phải rõ ràng, có mốc thời gian cụ thể và các chỉ số đo lường hiệu suất.

• Lập kế hoạch hành động cho từng mục tiêu: Xác định các bước cụ thể cần thực hiện để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
• Xác định các mốc thời gian rõ ràng: Đặt ra các mốc thời gian cụ thể để theo dõi tiến độ công việc và đạt được mục tiêu.
• Phân công trách nhiệm rõ ràng: Mỗi nhân viên hoặc bộ phận cần biết rõ trách nhiệm và kỳ vọng đối với công việc của mình.

Bước 3: Thiết lập hệ thống đánh giá hiệu suất

Hệ thống đánh giá hiệu suất giúp doanh nghiệp theo dõi, đánh giá kết quả công việc của nhân viên và điều chỉnh các chiến lược khi cần thiết. Việc thiết lập hệ thống đánh giá rõ ràng, công bằng và minh bạch sẽ tạo động lực cho nhân viên và giúp nâng cao hiệu quả công việc.

• Lựa chọn công cụ đánh giá phù hợp: Sử dụng các công cụ đo lường hiệu suất như KPI, OKR, hoặc các bài kiểm tra đánh giá để đo lường kết quả công việc.
• Đảm bảo đánh giá công bằng và minh bạch: Hệ thống đánh giá phải dựa trên các tiêu chí rõ ràng, công bằng và có tính khách quan.
• Cung cấp phản hồi thường xuyên: Đảm bảo nhân viên nhận được phản hồi kịp thời để điều chỉnh hành vi và cải thiện hiệu suất công việc.

Bước 4: Theo dõi tiến độ và quản trị hiệu suất liên tục

Việc theo dõi tiến độ công việc thường xuyên là rất quan trọng trong quá trình quản trị hiệu suất. Theo dõi liên tục giúp doanh nghiệp nhận diện sớm các vấn đề và có biện pháp điều chỉnh kịp thời, đảm bảo các mục tiêu được thực hiện đúng tiến độ và hiệu quả.

• Theo dõi tiến độ định kỳ: Thiết lập các buổi họp định kỳ hoặc báo cáo để cập nhật tiến độ công việc, đánh giá kết quả và giải quyết các vấn đề phát sinh.
• Sử dụng phần mềm quản lý hiệu suất: Các công cụ như Asana, Trello hoặc Monday.com giúp theo dõi các nhiệm vụ, tiến độ và hiệu suất của nhân viên.
• Khuyến khích sự tham gia của nhân viên: Cập nhật tình hình tiến độ công việc để nhân viên có thể điều chỉnh và cải thiện hiệu suất của mình kịp thời.

Bước 5: Đánh giá và công nhận kết quả 

Cuối cùng, đánh giá và công nhận kết quả là bước quan trọng trong quản trị hiệu suất. Đánh giá kết quả giúp doanh nghiệp nhìn nhận lại quá trình thực hiện, trong khi công nhận thành tích giúp tạo động lực cho nhân viên và thúc đẩy họ phát huy khả năng tối đa trong công việc.

• Đánh giá kết quả dựa trên KPI và OKR: Sử dụng các chỉ số đánh giá hiệu suất để đánh giá chính xác kết quả công việc của nhân viên.
• Công nhận và khen thưởng nhân viên: Đưa ra những hình thức khen thưởng công bằng như thăng chức, thưởng tiền, hay các phần thưởng tinh thần để động viên nhân viên.
• Phản hồi và cải tiến: Cung cấp phản hồi chi tiết về kết quả công việc và khuyến khích nhân viên cải tiến hiệu suất trong các kỳ đánh giá tiếp theo.

5. Case study về quản trị hiệu suất của Vinamilk

Vinamilk, công ty sản xuất sữa hàng đầu tại Việt Nam, không chỉ nổi bật về sản phẩm mà còn về khả năng quản trị hiệu suất xuất sắc. Được thành lập từ năm 1976, Vinamilk hiện đang sở hữu mạng lưới rộng lớn các nhà máy sản xuất, hệ thống phân phối và một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Với chiến lược quản trị hiệu suất hợp lý, công ty đã đạt được những thành tựu ấn tượng trong suốt những năm qua.

Chiến lược quản trị hiệu suất của Vinamilk

1 - Định hướng chiến lược quản trị hiệu suất

Vinamilk áp dụng các chiến lược quản lý hiệu suất tổng thể để tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc. Một ví dụ điển hình về thành công của chiến lược này là việc sử dụng công nghệ hiện đại trong sản xuất.

• Tăng trưởng doanh thu: Năm 2023, Vinamilk đạt doanh thu 53.748 tỷ đồng, tăng trưởng 8,1% so với năm trước đó. Đây là kết quả của việc áp dụng các cải tiến trong quy trình sản xuất và tối ưu hóa hiệu suất lao động.
• Năng suất lao động: Việc đầu tư vào tự động hóa tại các nhà máy sản xuất giúp Vinamilk tăng năng suất lao động lên 15-20% trong các năm gần đây.
  

2 - Sử dụng công cụ quản lý hiệu suất

Vinamilk đã triển khai hệ thống KPI (Key Performance Indicators) để theo dõi hiệu suất công việc của từng bộ phận và nhân viên. Mỗi bộ phận đều có các mục tiêu cụ thể dựa trên các chỉ số như sản lượng, chất lượng sản phẩm, và chi phí.

• Kết quả KPI: Vinamilk đã đạt được mục tiêu 100% sản lượng sữa tiệt trùng trong vòng 24 giờ từ lúc sản xuất tại nhà máy vào năm 2023. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu thất thoát mà còn cải thiện hiệu suất làm việc và tối ưu hóa nguồn lực.

Những thành tựu đạt được từ quản trị hiệu suất của Vinamilk

1 - Tăng trưởng bền vững

Quản lý hiệu suất tại Vinamilk không chỉ giúp công ty đạt được kết quả ngắn hạn mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững. Nhờ vào hệ thống quản lý hiệu quả, Vinamilk đã duy trì vị thế là nhà sản xuất sữa lớn nhất tại Việt Nam và mở rộng ra các thị trường quốc tế.

• Tăng trưởng xuất khẩu: Vinamilk xuất khẩu sản phẩm sang hơn 50 quốc gia, với doanh thu từ xuất khẩu đạt khoảng 3.000 tỷ đồng trong năm 2023.
• Mức tăng trưởng toàn cầu: Vinamilk hiện chiếm 12% thị phần sữa trong khu vực ASEAN.

2 - Nâng cao năng suất lao động

Việc áp dụng công nghệ mới vào sản xuất giúp Vinamilk không chỉ giảm chi phí mà còn cải thiện năng suất lao động, đặc biệt tại các nhà máy sản xuất tự động hóa.

• Năng suất lao động: Vinamilk đã tăng năng suất lao động lên 18% từ năm 2019 đến 2023 nhờ vào việc đầu tư vào các nhà máy thông minh và tự động hóa quy trình sản xuất.

3 - Sự hài lòng của khách hàng

Vinamilk luôn chú trọng đến việc cải thiện chất lượng sản phẩm, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Việc duy trì chất lượng và cải tiến sản phẩm liên tục đã giúp công ty giữ vững lòng tin từ phía người tiêu dùng.

• Chỉ số hài lòng khách hàng (CSAT): Vinamilk duy trì chỉ số hài lòng khách hàng ở mức 95% trong các khảo sát về sản phẩm sữa tiệt trùng và các sản phẩm chăm sóc sức khỏe.

Quản trị hiệu suất là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đạt được sự tối ưu trong quy trình và nâng cao năng suất lao động. Các chiến lược quản lý hiệu suất hiệu quả không chỉ giúp cải thiện công việc hàng ngày mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Qua bài viết trên, Tony Dzung mong rằng có thể giúp các doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản lý hiệu suất mạnh mẽ, giúp tối ưu hóa tài nguyên và đạt được mục tiêu lâu dài.