Rất nhiều công ty dù lợi nhuận có thể lên đến hàng ngàn đô la nhưng vẫn phá sản. Tìm hiểu nguyên do thì họ đóng cửa công ty là do không có cách quản lý dòng tiền hợp lý. Dòng tiền được thể hiện bởi con số số tiền chảy vào và số tiền ra khỏi doanh nghiệp. Hầu hết các doanh nghiệp non trẻ quan tâm số tiền chảy vào mà không hề để tâm những con số phải chi ra cho doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để quản lý dòng tiền một cách hợp lý nhất?

1. Tính toán và dự đoán kỹ lưỡng các dòng tiền trong tương lai
 

Dòng tiền vào có thể là lợi nhuận đến từ những sản phẩm của công ty còn dòng tiền ra là các khoản công ty cần phải chi trả như: lương và thưởng nhân viên, thuế, tiền thuê văn phòng,… Hãy tính toán dựa trên những cơ sở dữ liệu để có những dự đoán chính xác về tương lai.

Việc dự báo về dòng tiền cho năm tới, quý tới thậm chí là tuần tới là điều vô cùng cần thiết nếu như công ty đang rơi vào tình trạng khó khăn. Khi bạn dự đoán được chính xác dòng tiền ra và vào sẽ giúp công ty bạn nhận thức một cách chính xác và rõ ràng những khó khăn trước khi nó kịp xảy ra.

Dự đoán dòng tiền không phải là đưa ra một cách cảm quan và một con số mơ hồ, dự đoán dòng tiền phải căn cứ và cân đối trên nhiều yếu tố khác như bao gồm: việc thanh toán của các khách hàng trong quá khứ, việc  chi trả của hiện tại và khả năng thanh toán của nhà cung cấp.

Đầu tiên hãy dự đoán dòng tiền bằng cách cộng số dư tiền tại thời điểm đầu kỳ với các khoản tiền dự kiến thu được từ những khoản khác. Để có thể hoàn thành công việc đó, bạn phải thu thập các thông tin từ phòng kinh doanh, đại diện bán hàng, kế toán công nợ và dự phòng tài chính. Hãy tự đặt ra những câu hỏi với một chuỗi các thông tin đã thu thập được như: Số tiền thu được từ khách hàng là bao nhiêu, phí dịch vụ và các tiền lãi gửi, các khoản nợ khó đòi và các nguồn khác bao giờ thì thu lại được?

Sau đó hãy dự đoán công ty sẽ phải chi trả những khoản gì và thời gian chi trả là khi nào. Có nghĩa là không phải dự đoán khi nào bạn cần phải chi trả số tiền đó mà còn phải dự đoán bạn sẽ phải chi trả số tiền ấy vào việc gì và cái gì. Đừng bỏ bất cứ một khoản chi nào dù là nhỏ nhất như : đồ dùng văn phòng, mua dụng cụ, sửa chữa tài sản và chi lợi tức,…

2. Cải thiện các khoản thu
 

Chi ra thì cũng phải có thu vào. Hãy làm thế nào để thu vào được nhiều nhất và chi ra ít nhất thì công ty bạn mới có thể phát triển và tồn tại trong thời gian lâu dài. Thật may mắn nếu như, các dịch vụ của công ty được thanh toán ngay khi khách hàng nhận được hàng. Nhưng nếu điều đó không xảy ra thì công ty cần có những biện pháp cải thiện các khoản thu thông qua việc kiểm soát các khoản công nợ phải thu cho khách hàng. Một số gợi ý dưới đây giúp doanh nghiệp có thể cải thiện khoản thu từ khách hàng:

- Đưa ra các khoản chiết khấu khách hàng nhận được nếu khách hàng thanh toán sớm

- Yêu cầu khách hàng trả trước hoặc đặt cọc trước một phần tiền hàng tại thời điểm đặt hàng

- Đối với các khách hàng mua nợ hãy yêu cầu họ séc tín dụng

- Tìm mọi cách thanh toán hàng tồn đọng lâu ngày

- Đúc thúc các khách hàng thanh toán chậm trễ bằng những cách phù hợp nhất

- Theo dõi các khách hàng nợ để phát hiện ra những khoản nợ tồn đọng

- Xây dựng một chính sách tín dụng để cả doanh nghiệp và khách hàng cần phải thực hiện theo.

3. Vượt qua thâm hụt ngân sách
 

Gặp phải các vấn đề về thanh toán là chuyện hết sức bình thường đối với mọi doanh nghiệp. Điều đó không thể hiện rằng doanh nghiệp đó kém cỏi cũng không phải là doanh nghiệp đó đã thất bại trong kinh doanh. Thực tế, kinh doanh sẽ giúp các doanh nghiệp kiểm soát và vượt quá được thâm hụt ngân sách.

Muốn vượt qua thâm hụt ngân sách, bạn phải làm thế nào. Câu trả lời hãy xác định và nhìn nhận vấn đề càng sớm càng tốt và càng chính xác càng tốt. Các ngân hàng thường rất cảnh giác cho một công ty đang gặp vấn đề về tiền bạc vay tiền. Họ thường chỉ thích cho các công ty chưa thực sự cần tiền vay, trước khoảng 1 tháng công ty cần tiền để chi tiêu. Chính vì vậy rất khó để một công ty đang lâm vào tình trạng thâm hụt  nhận được sự trợ giúp từ các khoản vay của ngân hàng. Bạn phải phát hiện và dự đoán được thâm hụt ngân sách sớm nếu muốn ngân hàng đưa tay ra giúp đỡ.

Nếu ngân hàng không cho vay tiền, công ty có thể cầu viện các nhà cung cấp. Thông thường, các chủ nợ thường mong muốn công ty tiếp tục tồn tại và kinh doanh để trả tiền hơn là các ngân hàng bởi học thể hiểu rõ tình hình kinh doanh của công ty trước khi họ cho bạn vay.

Đặc biệt, nếu muốn vượt qua thâm hụt ngân sách hãy thúc giục các khách hàng thanh toán bằng việc giải thích cho họ tình hình kinh doanh (nếu cần thiết) và cung cấp các khoản chiết khấu thanh toán để khuyến khích họ thanh toán sớm nhất có thể. Doanh nghiệp cũng cần thúc giục các khách hàng chậm thanh toán, những khách hàng đã có hóa đơn nhưng chậm thanh toán đến 90 ngày, cũng đưa cho họ chiết khấu để họ thanh toán ngay lập tức.

Và đặc biệt hãy thanh toán lương cho nhân viên trước, để chắc chắn rằng họ sẽ tiếp tục ở lại công ty giúp bạn giải quyết khó khăn chứ không phải nghỉ việc.

Quản lý dòng tiền là vấn đề bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải giải quyết trong quá trình kinh doanh của mình và nó cũng chẳng hề dễ dàng gì. Với 3 cách quản lý dòng tiền trên, hy vọng các doanh nghiệp sẽ có những giải pháp cụ thể và thích hợp để công ty mình luôn có những chi tiêu cân bằng và hợp lý.