Doanh nghiệp của bạn đang tìm cách tạo ra một Proposal thuyết phục và hiệu quả? Hãy cùng Tony Dzung tìm hiểu proposal là gì, các bước cần thiết, từ cấu trúc đến các công cụ hỗ trợ, giúp doanh nghiệp chinh phục mọi dự án thành công.

1. Proposal là gì?

Proposal là một tài liệu quan trọng, được thiết kế để trình bày một kế hoạch hoặc ý tưởng cụ thể, với mục đích thuyết phục cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp khác đồng ý hoặc hỗ trợ cho một dự án, sản phẩm hay dịch vụ. Mục tiêu chính của proposal là làm nổi bật tính khả thi và giá trị của ý tưởng mà doanh nghiệp đề xuất.

Theo Tony Dzung, một proposal không chỉ đơn giản là việc trình bày ý tưởng, mà còn bao gồm chiến lược chi tiết, ngân sách, kế hoạch thực thi và các điều khoản hợp đồng cần thiết. Đây là một công cụ thuyết phục mạnh mẽ, giúp người viết xây dựng niềm tin và sự đồng thuận từ đối tượng mà họ hướng đến.

Format của một proposal thường mang tính chất trang trọng, đồng thời phải đảm bảo tính thẩm mỹ và rõ ràng. Proposal có thể được trình bày dưới dạng các file Word, Excel hay Powerpoint, tùy theo yêu cầu và mục đích sử dụng.

2. Các loại proposal phổ biến

Proposal đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh ngày nay. Thông qua nó, doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập mối quan hệ bền vững với khách hàng, đồng thời tìm kiếm hướng phát triển mới mẻ, thúc đẩy sự hợp tác lâu dài.

Một số loại proposal phổ biến hiện nay bao gồm:

• Proposal kinh doanh (Business Proposal): Business Proposal là bản thỏa thuận giữa doanh nghiệp và khách hàng, tập trung vào việc trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoặc các điều khoản thanh toán giữa hai bên.
• Proposal phát hành sách: Những nhà văn, tác giả muốn xuất bản tác phẩm của mình thường phải xây dựng Proposal để thu hút sự chú ý của các nhà đầu tư hoặc nhà xuất bản, từ đó kêu gọi sự hợp tác trong việc phát hành sách.
• Proposal nghiên cứu (Research Proposal): Loại Proposal này chủ yếu xuất hiện trong lĩnh vực giáo dục và nghiên cứu khoa học. Nó tập trung vào các câu hỏi, phương pháp và mục tiêu của một dự án nghiên cứu, nhằm tạo nền tảng vững chắc cho các công trình khoa học.

3. Cấu trúc của một bản proposal

Để một proposal thực sự thuyết phục, cấu trúc của nó cần phải rõ ràng và logic. Dưới đây, hãy cùng Tony Dzung khám phá từng phần cơ bản của một proposal hoàn chỉnh để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ yếu tố quan trọng nào.

3.1. Phần 1: Giới thiệu

Phần giới thiệu của proposal cần cung cấp cái nhìn tổng quan về nội dung và mục tiêu của đề xuất, giúp người đọc dễ dàng hiểu rõ về dự án. Đây là bước đầu tiên để tạo dựng sự chú ý và thuyết phục đối tác.

• Tên và loại hình dự án/chương trình: Đoạn này cần mô tả ngắn gọn về loại hình dự án hoặc chương trình đang được đề xuất, như hội thảo, chiến dịch quảng cáo hay chương trình khuyến mãi.
• Giới thiệu và lý do gửi proposal: Đây là phần giới thiệu người gửi proposal và lý do cụ thể tại sao bạn lại đề xuất dự án này, giải thích mục đích và tầm quan trọng của nó.
• Thành phần tham gia và người chịu trách nhiệm: Liệt kê các bên tham gia dự án cùng với người chịu trách nhiệm chính, giúp người đọc dễ dàng nhận diện các cá nhân và tổ chức liên quan.
• Các đầu mục công việc: Phần này sẽ liệt kê chi tiết những công việc cần thực hiện, nêu rõ mục tiêu hoặc kết quả mà người viết mong muốn đạt được từ dự án.
• Khung nội dung chương trình: Tóm tắt những nội dung chính của chương trình, bao gồm các phần, chủ đề hay mục tiêu cụ thể để người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin.
• Thông tin liên hệ: Cung cấp thông tin liên hệ rõ ràng, giúp đối tác dễ dàng kết nối khi có bất kỳ câu hỏi hay yêu cầu nào cần giải đáp.

3.2. Phần 2: Đặt đối tác/khách hàng là trọng tâm

Phần này trong proposal đóng vai trò quyết định sự thành công của toàn bộ bản đề xuất, vì Tony Dzung cho rằng, nó tập trung vào việc thuyết phục đối tượng mục tiêu rằng dự án sẽ đáp ứng đúng nhu cầu và mong muốn của họ. Một ấn tượng mạnh mẽ từ bản proposal có thể làm tăng cơ hội được chấp nhận và hợp tác.

• Lý do thực hiện dự án: Đưa ra lý do thuyết phục về sự cần thiết của dự án, nhấn mạnh vào những lợi ích cụ thể mà nó mang lại cho đối tác hoặc khách hàng. 
• Lợi ích cho các bên tham gia: Mô tả chi tiết những lợi ích mà các bên tham gia sẽ thu được từ dự án, bao gồm cả lợi ích tài chính và chiến lược. 
• Địa điểm và thời gian tổ chức: Cung cấp thông tin về địa điểm và thời gian diễn ra dự án, giúp các bên có sự chuẩn bị tốt nhất về mặt thời gian và không gian. 
• Khung thời gian cho dự án: Xác định rõ ràng khung thời gian thực hiện dự án, từ thời gian bắt đầu cho đến các mốc quan trọng. Điều này giúp các bên tham gia hiểu được tiến trình dự án và lập kế hoạch phù hợp để đạt được kết quả mong muốn.

3.3. Phần 3: Chi tiết nội dung dự án

Phần nội dung là phần quan trọng nhất trong một proposal, quyết định việc khách hàng có quyết định đồng ý hay không. Cần trình bày mọi thông tin một cách rõ ràng, mạch lạc để người đọc dễ dàng hiểu và đánh giá dự án.

• Ý tưởng của dự án/chương trình

Phần này cần mô tả một cách chi tiết ý tưởng và mục đích của dự án, làm rõ giá trị cốt lõi mà dự án muốn mang lại. Doanh nghiệp cần thể hiện một cách thuyết phục rằng dự án này sẽ giải quyết được những vấn đề mà đối tác hoặc khách hàng đang gặp phải và đáp ứng đúng nhu cầu của họ.

• Lợi ích cho đối tác/khách hàng

Nêu rõ các lợi ích mà khách hàng hoặc đối tác sẽ nhận được khi tham gia vào dự án. Những lợi ích này có thể là lợi ích về tài chính, gia tăng giá trị thương hiệu, cải thiện hiệu quả hoạt động hoặc mở rộng mạng lưới kinh doanh. 

Tập trung nhấn mạnh những lợi ích này sẽ giúp khách hàng cảm thấy rằng sự hợp tác này có giá trị và đáng để đầu tư.

• Chi phí cho đối tác/khách hàng

Phần này cần chỉ rõ các chi phí liên quan đến dự án mà đối tác hoặc khách hàng cần phải chi trả. Người đưa đề xuất cũng nên đưa ra các phương án thanh toán hợp lý để giúp họ dễ dàng tiếp cận và quyết định tham gia. 

Ngoài ra, Tony Dzung nhấn mạnh rằng, bản proposal cần trình bày một cách minh bạch, công bằng về chi phí để tránh bất kỳ sự mơ hồ hay hiểu lầm nào sau này.

3.4. Phần 4: Chứng minh khả năng của doanh nghiệp 

Phần chứng minh năng lực trong proposal đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng lòng tin và xác nhận khả năng thực hiện dự án. Đây là cơ hội để doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và những thành tựu đã đạt được, nhằm thuyết phục đối tác rằng doanh nghiệp hoàn toàn có khả năng triển khai dự án một cách thành công.

• Giới thiệu công ty và ban tổ chức: Phần này cung cấp cái nhìn tổng quan về tổ chức, nêu rõ lịch sử, mục tiêu và các dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. 
• Giới thiệu các thành viên tham gia: Trình bày những thành viên chủ chốt trong nhóm thực hiện dự án, nhấn mạnh vào các kỹ năng, chuyên môn và kinh nghiệm của họ. Những cá nhân này sẽ là người trực tiếp thực hiện các công việc quan trọng, do đó, việc chứng minh năng lực của họ sẽ giúp tăng mức độ tin cậy.
• Kinh nghiệm và danh sách khách hàng: Đưa ra những dự án thành công trước đó hoặc các khách hàng đã hợp tác để thực hiện công việc tương tự. 
• Thành tựu và chứng chỉ: Liệt kê các giải thưởng, chứng chỉ hoặc các thành tích đạt được từ khách hàng hài lòng. Những chứng nhận này sẽ là bằng chứng rõ ràng nhất về chất lượng và độ uy tín của người thực hiện dự án trong ngành.

4. Cách viết proposal hoàn chỉnh nhất

Viết một proposal không chỉ là việc trình bày ý tưởng, mà còn là quá trình xác định rõ mục tiêu và giải pháp cho đối tượng mục tiêu. Vậy các bước cơ bản để viết một proposal hoàn hảo là gì?

4.1. Viết tóm tắt dự án

Tóm tắt dự án là phần giới thiệu ngắn gọn, nhưng đầy đủ về nội dung và mục tiêu của proposal, giúp các bên liên quan nhanh chóng nắm bắt được các điểm chính của dự án. Nội dung đầu đóng vai trò thu hút sự chú ý, đồng thời tạo sự hứng thú cho người đọc tiếp tục tìm hiểu các phần chi tiết hơn.

• Vấn đề mà dự án giải quyết: Phần này cần nêu rõ vấn đề chính mà dự án đang nhắm đến và lý do tại sao nó cần được giải quyết. Đây là bước đầu tiên để người đọc hiểu được sự cần thiết của dự án và tầm quan trọng của việc tìm ra giải pháp.
• Giải pháp mà dự án cung cấp: Sau khi xác định vấn đề, phần tiếp theo cần mô tả giải pháp mà dự án mang lại. Giải pháp này cần phải là phương án khả thi và hiệu quả, phù hợp với yêu cầu của đối tác hoặc khách hàng.
• Tác động mà dự án tạo ra: Cuối cùng, phần tóm tắt cần chỉ ra tác động mà dự án sẽ mang lại, không chỉ cho đối tác mà còn cho cộng đồng hoặc ngành nghề liên quan. Tác động này cần được làm rõ để người đọc thấy được giá trị lâu dài mà dự án có thể tạo ra.

Tóm tắt dự án không nên quá dài dòng, chỉ cần nêu bật các yếu tố chính. Các thông tin chi tiết sẽ được làm rõ hơn ở các phần tiếp theo của proposal.

4.2. Diễn giải vấn đề của dự án

Diễn giải vấn đề đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nền tảng vững chắc cho dự án, giúp thuyết phục người đọc về tính cấp thiết và giá trị của giải pháp mà dự án mang lại. Để làm được điều này, cần sử dụng các tài liệu tham khảo, số liệu thống kê và các dẫn chứng thực tế.

• Vấn đề mà dự án giải quyết

Trước tiên, cần xác định rõ ràng vấn đề mà dự án sẽ giải quyết. Đây có thể là một nhu cầu chưa được đáp ứng, một thách thức chưa có giải pháp hiệu quả, hoặc một cơ hội chưa được khai thác đúng mức.

• Những gì đã được biết về vấn đề này

Phân tích những thông tin đã có về vấn đề, từ các nghiên cứu trước đây, báo cáo ngành hay số liệu thực tế. Những hiểu biết này giúp làm rõ bối cảnh và mức độ ảnh hưởng của vấn đề đối với các bên liên quan.

• Ai đã giải quyết vấn đề này trước đây và tại sao chưa đủ

Cần đề cập đến những ai đã từng giải quyết vấn đề tương tự, cũng như lý do các giải pháp trước đây không thành công hoặc chưa đủ hiệu quả. Với những dẫn chứng như vậy, doanh nghiệp có thể tạo niềm tin với khách hàng về proposal của mình.

• Tại sao vấn đề này quan trọng đối với các bên liên quan

Cuối cùng, phần này cần giải thích tại sao vấn đề này lại có sự liên quan trực tiếp đến tổ chức hoặc đối tác của doanh nghiệp. Điều này giúp làm nổi bật mối quan hệ giữa vấn đề và các mục tiêu chiến lược của các bên tham gia.

4.3. Đề xuất giải pháp

Sau khi đã phân tích vấn đề, bước tiếp theo trong proposal là đưa ra giải pháp chi tiết để giải quyết vấn đề đã nêu. Đây là phần quan trọng giúp người đọc hiểu rõ cách thức và chiến lược mà dự án sẽ thực hiện để đạt được kết quả mong muốn.

• Tuyên bố tầm nhìn cho dự án: Mỗi dự án cần có một tầm nhìn rõ ràng để định hướng và tạo động lực cho các bên tham gia. Tầm nhìn này không chỉ thể hiện mục tiêu của dự án mà còn phản ánh giá trị và tác động lâu dài mà dự án mang lại cho các bên liên quan.
• Lịch trình dự án và mốc quan trọng: Để đảm bảo tiến độ, cần trình bày một lịch trình chi tiết với các mốc quan trọng. Các mốc này giúp theo dõi sự tiến triển của dự án, đồng thời đảm bảo rằng các bước quan trọng được hoàn thành đúng thời gian.
• Vai trò và trách nhiệm của nhóm dự án: Mỗi thành viên trong nhóm dự án cần có vai trò và trách nhiệm rõ ràng. Điều này không chỉ giúp phân bổ công việc hiệu quả mà còn tạo ra một hệ thống tổ chức có sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên.
• Kế hoạch xử lý và quản lý rủi ro: Mọi dự án đều tiềm ẩn những rủi ro. Phần này sẽ nêu rõ các chiến lược và kế hoạch dự phòng để giảm thiểu và đối phó với các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình triển khai dự án.
• Sản phẩm bàn giao của dự án: Cần nêu rõ các sản phẩm hoặc kết quả cụ thể mà dự án sẽ bàn giao sau khi hoàn thành. Những sản phẩm này phải đáp ứng đúng các yêu cầu ban đầu của đối tác hoặc khách hàng.
• Các công cụ báo cáo sử dụng trong suốt dự án: Để theo dõi và đánh giá hiệu quả dự án, cần chỉ ra các công cụ báo cáo sẽ được sử dụng. Những công cụ này giúp cung cấp thông tin minh bạch về tiến độ và hiệu quả công việc.

4.4. Xác định các sản phẩm bàn giao và mục tiêu của dự án

Xác định rõ ràng các sản phẩm bàn giao và mục tiêu của dự án là yếu tố không thể thiếu trong proposal. Nhờ đó, các bên liên quan hiểu được kết quả cuối cùng mà dự án sẽ mang lại và đảm bảo mọi nỗ lực đều hướng đến một mục tiêu chung.

• Sản phẩm cuối cùng hoặc mục tiêu cuối cùng của dự án

Nội dung này cần làm rõ những gì dự án sẽ tạo ra khi hoàn thành, có thể là một sản phẩm cụ thể, một dịch vụ mới, hoặc một cải tiến công nghệ. Đây là kết quả mà các bên tham gia mong đợi, thể hiện giá trị và thành công của dự án.

• Dòng thời gian của dự án và các mốc bàn giao

Để đảm bảo tiến độ, cần trình bày một dòng thời gian chi tiết về khi nào các sản phẩm hoặc thành phẩm sẽ được bàn giao. Xác định các mốc quan trọng trong quá trình triển khai giúp đảm bảo rằng các kết quả cần thiết sẽ được cung cấp đúng hạn.

• Các mục tiêu SMART

Các mục tiêu cần được đặt ra theo cấu trúc SMART (Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Liên quan và Thời gian rõ ràng). Điều này đảm bảo rằng mục tiêu của dự án là rõ ràng, có thể đánh giá được và có thời gian hoàn thành cụ thể. Mỗi mục tiêu phải gắn liền với các sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể mà dự án cung cấp.

4.5. Yêu cầu về ngân sách, nguồn lực

Sau khi đã trình bày vấn đề và giải pháp, bước tiếp theo trong proposal là xác định những nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án. Phần này giúp các bên liên quan hiểu rõ về các yêu cầu tài chính và nhân lực để triển khai hiệu quả sáng kiến.

• Ngân sách dự án

Ngân sách đề xuất cần bao quát mọi chi phí từ nguồn cung cấp vật liệu, chi phí sản xuất đến quảng cáo và tiền lương của đội ngũ thực hiện. Người viết proposal cần trình bày chi tiết các nội dung chi phí để đối tác hiểu được sự phân bổ cho khoản chi có hợp lý không và có sự chuẩn bị đầy đủ cho từng giai đoạn của dự án.

• Phân tích chi phí

Trong nội dung này, người trình bày cần giải thích lý do tại sao mỗi khoản chi phí là cần thiết. Việc này không chỉ giúp làm rõ sự cần thiết của các nguồn lực mà còn giúp tối ưu hóa chi phí và tránh các khoản chi không cần thiết, từ đó giảm thiểu lãng phí và tăng hiệu quả sử dụng ngân sách.

• Kế hoạch phân bổ nguồn lực

Kế hoạch này cung cấp một cái nhìn tổng quan về cách phân bổ nguồn lực trong dự án, từ tài chính cho đến nhân sự và vật tư. Xây dựng kế hoạch nhằm đảm bảo mỗi nguồn lực sẽ được sử dụng hiệu quả vào các công việc cụ thể, giúp tối ưu hóa tiến độ và chất lượng công việc trong suốt quá trình triển khai.

5. Một số sai lầm dễ mắc phải khi viết proposal 

Khi viết proposal, dù có kinh nghiệm hay không, người viết vẫn có thể gặp phải những sai lầm phổ biến. Những sai sót này có thể làm giảm tính thuyết phục và hiệu quả của proposal. Hãy cùng Tony Dzung điểm qua những lỗi thường gặp và cách khắc phục để bản proposal luôn hoàn hảo và gây ấn tượng mạnh mẽ.

• Chỉ tập trung vào giá cả: Nhiều proposal chỉ đề cập đến chi phí mà thiếu đi sự chú trọng vào giá trị và lợi ích mà dự án mang lại. Do đó, có thể khiến đối tác cảm thấy thiếu sự thuyết phục về giá trị lâu dài của dự án.
• Không có quy trình cụ thể: Thiếu một quy trình chi tiết trong proposal có thể khiến đối tác không hình dung được cách thức triển khai dự án. Độ tin cậy và tính khả thi của dự án cũng vì vậy mà giảm đi, không thuyết phục được đối tác.
• Tập trung quá nhiều vào kinh nghiệm: Mặc dù kinh nghiệm là quan trọng, nhưng nếu quá chú trọng vào lịch sử công ty mà không làm rõ giá trị dự án, sẽ khiến proposal thiếu tính thực tiễn và không gây được ấn tượng mạnh.
• Nội dung lan man: Đưa vào quá nhiều thông tin không cần thiết hoặc quá dài dòng có thể khiến người đọc mất tập trung, giảm hiệu quả truyền tải thông điệp chính của proposal.
• Không bám sát ngân sách: Một proposal thiếu sự liên kết chặt chẽ với ngân sách thực tế có thể làm mất lòng tin từ đối tác. Đảm bảo ngân sách rõ ràng và hợp lý là yếu tố quan trọng để duy trì sự tín nhiệm.

6. Các công cụ xây dựng proposal tiện lợi

Sử dụng các công cụ hỗ trợ có thể giúp quá trình tạo ra một proposal trở nên nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn. Những công cụ này không chỉ dễ dàng tạo và chỉnh sửa proposal mà còn mang đến những tính năng tiện ích giúp tối ưu hóa kết quả. 

6.1. Canva

Canva là công cụ thiết kế đồ họa trực tuyến phổ biến, cho phép tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp, bao gồm cả proposal, một cách nhanh chóng và dễ dàng. Giao diện thân thiện giúp người dùng, kể cả những người không chuyên, cũng có thể tạo ra những sản phẩm thiết kế ấn tượng.

6.2. Proposify

Proposify cung cấp một loạt các mẫu proposal chuyên nghiệp, giúp bạn dễ dàng tạo ra các đề xuất chất lượng. Tuy nhiên, chi phí của Proposify cao hơn so với các công cụ khác, với mức phí 19$/tháng, người dùng có thể sử dụng nhiều mẫu proposal khác nhau và được hỗ trợ 3 tài khoản, kèm theo các tính năng như thông báo, đo lường, và chữ ký số.

6.3. Better Proposals 

Better Proposals cung cấp các mẫu proposal đẹp mắt, độc đáo và dễ dàng tùy chỉnh, với mức phí hợp lý chỉ từ 13$/tháng cho 10 mẫu proposal. Công cụ này còn tích hợp các tính năng hữu ích như đo lường hiệu quả, chữ ký số, và nhiều mẫu template đa dạng, giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc.

Viết một proposal hoàn chỉnh không chỉ giúp thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn mở ra cơ hội hợp tác bền vững. Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng với bản đề xuất hoàn hảo để thuyết phục đối tác chưa?