QUY TRÌNH TRIỂN KHAI PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ OKR HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP

Phương pháp quản trị OKR (Objectives and Key Results) là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu rõ ràng và đo lường kết quả hiệu quả. Với OKR, các tổ chức có thể tạo ra sự tập trung, thúc đẩy sự đổi mới và cải thiện hiệu suất làm việc. Cùng Tony Dzung tìm hiểu cách triển khai phương pháp quản trị OKR để đạt được thành công bền vững cho doanh nghiệp.

1. OKR là gì? Nguyên lý hoạt động của OKR là gì?

OKR (Objectives and Key Results) là một phương pháp quản lý mục tiêu được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp để xác định và theo dõi các mục tiêu chiến lược. Trong đó:

• Objectives (Mục tiêu): Là các mục tiêu lớn, rõ ràng mà doanh nghiệp hoặc đội nhóm cần đạt được trong một khoảng thời gian nhất định (thường là 1 quý hoặc 1 năm). Mục tiêu này phải có tính thử thách và có thể đo lường được.
• Key Results (Kết quả chính): Là các chỉ số đo lường sự tiến bộ và thành công trong việc đạt được mục tiêu. Mỗi mục tiêu thường đi kèm với 3-5 kết quả chính giúp đánh giá mức độ hoàn thành.

Phương pháp OKR (Objectives and Key Results) được xây dựng dựa trên bốn yếu tố chính giúp tổ chức tập trung vào mục tiêu chiến lược và đạt được hiệu quả cao nhất.

• Tính tham vọng: Mục tiêu (Objective) trong OKR luôn được đặt cao hơn khả năng hiện tại, nhằm khuyến khích sự đổi mới và thúc đẩy cải tiến liên tục. Những mục tiêu tham vọng giúp nhân viên vượt qua giới hạn của mình và đạt được kết quả xuất sắc.
• Tính đo lường: Kết quả then chốt (Key Results) cần phải có các chỉ số đo lường rõ ràng và có thể kiểm tra được. Tính đo lường giúp đánh giá tiến độ và kết quả đạt được, đảm bảo mọi người trong tổ chức đều hiểu rõ mức độ hoàn thành mục tiêu.
• Tính minh bạch: Tất cả các OKR của công ty, phòng ban và cá nhân đều được công khai. Điều này đảm bảo mọi người trong tổ chức hiểu rõ mục tiêu chung, giúp tăng cường sự hợp tác và phối hợp giữa các bộ phận và cá nhân.
• Tính hiệu suất: OKR không dùng để đo lường và quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên. Mục tiêu của OKR là định hướng và đo lường tiến độ đạt được mục tiêu chung của tổ chức, không phải đánh giá hiệu suất cá nhân.

2. Sự khác nhau giữa OKR và KPI

Mặc dù OKR và KPI đều là công cụ quan trọng trong quản lý mục tiêu và hiệu suất của doanh nghiệp, nhưng chúng có mục đích và cách áp dụng khác nhau. Trong khi OKR tập trung vào việc thiết lập mục tiêu chiến lược đầy tham vọng, KPI lại giúp đo lường và duy trì hiệu suất công việc trong các quy trình cụ thể. Dưới đây là sự khác biệt chi tiết giữa hai phương pháp này.

3. Vì sao doanh nghiệp cần ứng dụng phương pháp quản trị OKR?

Việc ứng dụng phương pháp quản trị OKR mang lại nhiều lợi ích quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và tối ưu hóa hiệu quả công việc. Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà OKR có thể đem lại:

• Tạo sự tập trung vào mục tiêu chiến lược: OKR giúp doanh nghiệp và các bộ phận trong công ty tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất, tránh bị phân tán và làm giảm hiệu quả công việc. Việc này giúp tối ưu hóa nguồn lực và thời gian để đạt được mục tiêu lớn.
• Khuyến khích sự đổi mới và sáng tạo: Với các mục tiêu tham vọng, OKR thúc đẩy nhân viên và các bộ phận sáng tạo hơn trong công việc. Mọi người trong tổ chức được khuyến khích nghĩ ra những cách thức mới để vượt qua thử thách, từ đó phát triển mạnh mẽ hơn.
• Đảm bảo tính minh bạch và hợp tác: Việc công khai các OKR trong toàn tổ chức giúp mọi người nắm bắt rõ mục tiêu chung và tiến độ đạt được. Điều này tạo ra môi trường làm việc minh bạch, khuyến khích sự hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau giữa các bộ phận.
• Đo lường và theo dõi hiệu quả rõ ràng: OKR cho phép doanh nghiệp dễ dàng đo lường và theo dõi tiến độ của các mục tiêu thông qua các kết quả then chốt (Key Results). Điều này giúp nhà lãnh đạo đánh giá chính xác hiệu quả công việc và có thể điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.
• Tạo động lực cho nhân viên: Các mục tiêu đầy thử thách giúp tạo ra động lực cho nhân viên, khuyến khích họ phấn đấu vượt qua giới hạn của bản thân. Khi hoàn thành các kết quả quan trọng, nhân viên cảm thấy tự hào về đóng góp của mình vào sự thành công chung của tổ chức.

4. Các bước triển khai quản trị OKR cho doanh nghiệp

Để triển khai phương pháp quản trị OKR hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện một quy trình bài bản từ việc xác định mục tiêu đến theo dõi và đánh giá kết quả. Dưới đây là các bước triển khai quản trị OKR cho doanh nghiệp:

4.1. Xác định rõ Objective và Key Result

Xác định rõ Objective (Mục tiêu) và Key Result (Kết quả then chốt) là bước đầu tiên và cực kỳ quan trọng khi triển khai phương pháp OKR. Việc này giúp doanh nghiệp có một định hướng rõ ràng, từ đó nhân viên và các bộ phận có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và biết được mục tiêu cần đạt được.

1- Objective (Mục tiêu)

Mục tiêu là những gì doanh nghiệp muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định (thường là quý hoặc năm). Các mục tiêu này phải rõ ràng, đầy thử thách nhưng có thể đạt được. Mục tiêu nên liên quan trực tiếp đến sự phát triển chiến lược của doanh nghiệp, giúp cải thiện hiệu quả công việc và tối ưu hóa nguồn lực.

• Đặc điểm của Objective:
• Tham vọng và thách thức: Mục tiêu cần có tính thách thức và kích thích sự sáng tạo của đội ngũ. Đặt mục tiêu cao hơn khả năng hiện tại của tổ chức sẽ tạo động lực mạnh mẽ cho nhân viên.
• Tập trung vào chiến lược dài hạn: Mục tiêu cần phản ánh các chiến lược quan trọng của doanh nghiệp và hướng đến kết quả lớn.
• Đơn giản và dễ hiểu: Mục tiêu cần dễ hiểu và dễ chia sẻ trong toàn bộ tổ chức.
• Ví dụ về Objective:
• "Tăng trưởng doanh thu công ty trong quý 1 năm nay."
• "Cải thiện và cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng, nâng cao mức độ hài lòng."

2- Key Results (Kết quả then chốt)

Key Results là các chỉ số đo lường cụ thể giúp doanh nghiệp đánh giá sự tiến bộ trong việc đạt được Objective. Chúng phải có tính định lượng và có thể đo lường được. Mỗi Objective sẽ đi kèm với từ 3 đến 5 Key Results để theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu.

• Đặc điểm của Key Results:
• Đo lường được: Kết quả then chốt phải có con số cụ thể, rõ ràng (ví dụ: tăng trưởng doanh thu 20%, tăng số lượng khách hàng mới lên 15%).
• Đạt được mục tiêu: Key Results phải là các bước cụ thể có thể đo lường được trong quá trình đạt mục tiêu. Những kết quả này giúp xác định rõ ràng mức độ hoàn thành của Objective.
• Kết quả có tác động lớn: Các kết quả then chốt phải phản ánh sự đóng góp trực tiếp vào việc đạt được mục tiêu lớn.
  
  
• Ví dụ về Key Results: Nếu mục tiêu là "Tăng trưởng doanh thu", các Key Results có thể là:
• Tăng doanh thu từ sản phẩm A lên 20%.
• Tăng số lượng khách hàng mới lên 15%.
• Mở rộng thị trường sang 2 quốc gia mới.

4.2. Phác thảo mục tiêu

Phác thảo mục tiêu là bước tiếp theo trong việc triển khai OKR. Sau khi đã xác định rõ Objective và Key Results, bước tiếp theo là phát triển và phân bổ các mục tiêu cho các phòng ban, đội nhóm và cá nhân trong tổ chức. Điều này sẽ giúp đảm bảo mọi người trong công ty đều có một mục tiêu chung và hoạt động phối hợp một cách hiệu quả.

Các bước phác thảo mục tiêu:

• Xác định các mục tiêu chiến lược dài hạn: Mục tiêu của tổ chức phải liên kết chặt chẽ với chiến lược dài hạn và kế hoạch phát triển tổng thể. Mục tiêu này phải là mục tiêu lớn, thách thức và đầy tham vọng. Mọi mục tiêu nhỏ phải góp phần vào việc đạt được mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
• Phân bổ mục tiêu cho các bộ phận, phòng ban: Sau khi đã xác định được mục tiêu lớn, các mục tiêu này cần được phân bổ xuống các phòng ban và đội nhóm. Mỗi bộ phận cần phải có mục tiêu riêng phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của mình, nhưng phải đảm bảo tính liên kết với mục tiêu chung của công ty.
• Tạo sự đồng thuận và cam kết trong tổ chức: Các mục tiêu cần được các bộ phận và cá nhân trong tổ chức thống nhất và cam kết thực hiện. Điều này giúp tăng cường tinh thần trách nhiệm và động lực làm việc của mọi người.

4.3. Xác định hệ thống nhằm tổ chức quản lý OKR

Để triển khai OKR hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống tổ chức và công cụ quản lý OKR để theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả. Hệ thống này không chỉ giúp đảm bảo rằng các OKR được theo dõi chặt chẽ mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh khi cần thiết.

Các yếu tố của hệ thống quản lý OKR:

• Chọn công cụ hoặc phần mềm quản lý OKR: Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ quản lý OKR như Weekdone, Perdoo, hoặc Gtmhub để theo dõi và cập nhật kết quả. Các phần mềm này giúp tự động hóa việc theo dõi tiến độ, giúp các phòng ban dễ dàng chia sẻ kết quả với nhau và điều chỉnh khi cần thiết.
• Thiết lập các quy trình theo dõi định kỳ: Các cuộc họp định kỳ (tuần, tháng, quý) là rất quan trọng để theo dõi tiến độ thực hiện OKR. Trong các cuộc họp này, các bộ phận cần báo cáo về kết quả của mình, và dựa trên kết quả đó, điều chỉnh OKR nếu cần thiết.
• Tạo báo cáo và phân tích: Hệ thống cũng cần cung cấp các báo cáo định kỳ để doanh nghiệp có thể phân tích tiến độ và hiệu quả của OKR. Các báo cáo này giúp lãnh đạo đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu và kịp thời đưa ra chiến lược điều chỉnh.

4.4. Phổ biến cho toàn doanh nghiệp chiến lược OKR

Sau khi xác định được Objective và Key Results, bước tiếp theo là phổ biến chiến lược OKR cho toàn bộ tổ chức. Việc công khai và truyền đạt chiến lược OKR không chỉ giúp các bộ phận và cá nhân hiểu rõ mục tiêu chung mà còn tạo ra sự cam kết và trách nhiệm trong việc thực hiện. Đây là một bước quan trọng giúp gắn kết toàn bộ đội ngũ và đảm bảo mỗi cá nhân đều hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Cách phổ biến chiến lược OKR:

• Tổ chức các cuộc họp chiến lược: Lãnh đạo doanh nghiệp cần tổ chức các cuộc họp chiến lược, hội thảo hoặc webinar để giới thiệu phương pháp OKR và các mục tiêu cụ thể cho toàn bộ tổ chức. Tại các cuộc họp này, các lãnh đạo giải thích rõ ràng về cách OKR sẽ được áp dụng trong tổ chức và cách mỗi phòng ban có thể đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu chung.
• Sử dụng các công cụ truyền thông nội bộ: Các công cụ truyền thông nội bộ như email, bảng tin điện tử hoặc nền tảng quản lý công việc (Slack, Microsoft Teams, v.v.) có thể được sử dụng để phổ biến chiến lược OKR và cập nhật tiến độ. Điều này giúp tất cả các nhân viên trong tổ chức nắm rõ các mục tiêu và kết quả then chốt mà họ cần đạt được.
• Tạo sự liên kết và cam kết từ mọi bộ phận: Sau khi chiến lược OKR được phổ biến, lãnh đạo cần nhấn mạnh tầm quan trọng của sự phối hợp và cam kết từ mọi bộ phận trong việc thực hiện OKR. Mọi người cần hiểu rằng mỗi bộ phận và cá nhân đều có vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

4.5. Phác thảo mục tiêu cá nhân

Mỗi nhân viên cần xác định mục tiêu cá nhân của mình, liên kết với các Objective và Key Results chung của tổ chức. Việc phác thảo mục tiêu cá nhân giúp nhân viên thấy rõ vai trò của mình trong chiến lược chung và thúc đẩy động lực làm việc, tạo ra sự chủ động và cam kết trong việc hoàn thành nhiệm vụ.

Cách phác thảo mục tiêu cá nhân:

• Đặt mục tiêu gắn liền với mục tiêu công ty: Mỗi nhân viên cần xác định mục tiêu cá nhân dựa trên các OKR chung của công ty. Các mục tiêu cá nhân cần phải có tính thử thách và có thể đo lường được, giống như các Key Results trong OKR của công ty.
• Mục tiêu cá nhân phải rõ ràng và đo lường được: Giống như các Key Results trong OKR, mục tiêu cá nhân cũng phải có các chỉ số rõ ràng để đo lường tiến độ và đánh giá hiệu quả. Việc này giúp nhân viên và quản lý dễ dàng theo dõi và điều chỉnh khi cần thiết.
• Đảm bảo tính thực tế và khả thi: Mục tiêu cá nhân phải thực tế và có thể đạt được trong khoảng thời gian cụ thể, dựa trên năng lực và vai trò của mỗi cá nhân trong tổ chức.

4.6. Kết nối, kết hợp phân tầng, trình bày OKR

Một trong những yếu tố quan trọng trong việc triển khai OKR là sự kết nối và kết hợp giữa các OKR ở mọi cấp độ trong tổ chức. Việc phân tầng và trình bày OKR theo từng cấp độ sẽ giúp tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận và đội nhóm, đảm bảo rằng tất cả mọi người trong tổ chức đều hiểu rõ vai trò của mình trong việc đạt được mục tiêu chung.

Cách kết nối và phân tầng OKR:

• Xây dựng OKR từ cấp cao đến cấp thấp: OKR của ban lãnh đạo sẽ là nền tảng cho các OKR của các bộ phận và cá nhân. Mỗi cấp độ sẽ có các mục tiêu phù hợp, nhưng luôn đảm bảo tính liên kết chặt chẽ với mục tiêu lớn. Các OKR của các bộ phận và cá nhân sẽ được xây dựng dựa trên mục tiêu chung của công ty.
• Phân cấp OKR và liên kết giữa các bộ phận: Các mục tiêu của từng phòng ban (như bán hàng, marketing, sản xuất, v.v.) cần được liên kết với mục tiêu chiến lược của tổ chức. Điều này giúp các bộ phận hiểu rõ mục tiêu của mình và làm việc hướng tới một mục tiêu chung, đồng thời phối hợp chặt chẽ với nhau.
• Trình bày OKR một cách trực quan: OKR cần được trình bày một cách rõ ràng và dễ hiểu để mọi người trong tổ chức đều có thể theo dõi. Các công cụ trực quan như bảng tiến độ, dashboard hoặc phần mềm quản lý OKR có thể giúp việc này trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

• Ví dụ:
• OKR của ban giám đốc công ty có thể là "Tăng trưởng doanh thu 25% trong năm nay."
• Các bộ phận như marketing sẽ có OKR "Tăng trưởng khách hàng tiềm năng lên 30%" để đóng góp vào mục tiêu chung.
• Bộ phận bán hàng sẽ có OKR "Chốt 50 hợp đồng mới trong quý 1."

4.7. Theo dõi, quản lý OKR của từng cá nhân

Việc theo dõi và quản lý OKR của từng cá nhân là yếu tố then chốt giúp đảm bảo tiến độ thực hiện các mục tiêu và kết quả then chốt (Key Results). Để đạt được hiệu quả cao trong việc triển khai OKR, doanh nghiệp cần có một quy trình theo dõi, kiểm tra và điều chỉnh thường xuyên. Việc này không chỉ giúp giữ mọi người trong tổ chức đi đúng hướng mà còn giúp nhận diện sớm các vấn đề và có các biện pháp khắc phục kịp thời.

• Theo dõi tiến độ định kỳ: Các cuộc họp kiểm tra tiến độ cần được tổ chức định kỳ (hàng tuần, hàng tháng) để rà soát tiến trình thực hiện OKR của từng cá nhân. Đây là cơ hội để mọi người chia sẻ tiến độ, vướng mắc, cũng như trao đổi cách thức cải thiện hiệu quả công việc.
• Cung cấp phản hồi thường xuyên: Người quản lý cần cung cấp phản hồi liên tục cho nhân viên về việc thực hiện OKR. Phản hồi này không chỉ giúp nhân viên biết được mình đang làm tốt ở đâu mà còn giúp nhận diện được các điểm cần cải thiện.
• Sử dụng công cụ theo dõi OKR: Các phần mềm quản lý OKR như Perdoo, Weekdone, hoặc Gtmhub có thể giúp theo dõi và báo cáo kết quả của từng cá nhân. Hệ thống này cho phép lãnh đạo và nhân viên dễ dàng cập nhật tiến độ và điều chỉnh các mục tiêu khi cần thiết.
• Điều chỉnh mục tiêu khi cần thiết: Trong suốt quá trình thực hiện OKR, nếu các kết quả then chốt hoặc mục tiêu cá nhân không còn phù hợp hoặc khả năng đạt được bị giảm sút, việc điều chỉnh là cần thiết. Điều này giúp duy trì động lực và đảm bảo rằng mọi người đều làm việc hướng đến mục tiêu khả thi và đầy thách thức.

4.8. Đánh giá hiệu quả chiến lược OKR

Sau mỗi chu kỳ OKR (thường là quý hoặc năm), doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá hiệu quả của chiến lược OKR để xem xét mức độ thành công, nhận diện những vấn đề cần cải thiện, và điều chỉnh chiến lược cho chu kỳ tiếp theo. Đánh giá OKR không chỉ giúp đánh giá kết quả mà còn giúp cải thiện phương pháp triển khai trong tương lai.

• Đánh giá mức độ hoàn thành OKR: Mỗi mục tiêu và kết quả then chốt cần được đánh giá mức độ hoàn thành dựa trên các chỉ số đã được xác định trước. Việc này giúp xác định rõ ràng các mục tiêu đã đạt được và các mục tiêu chưa hoàn thành. Đánh giá này có thể thực hiện theo thang điểm (ví dụ: 0-100%).
• Rút ra bài học và cải tiến: Sau khi đánh giá, tổ chức cần rút ra bài học kinh nghiệm về những gì đã làm tốt và những gì cần cải thiện. Các nguyên nhân gây cản trở sự tiến bộ cần được phân tích và đưa ra giải pháp cho lần triển khai tiếp theo.
• Đánh giá sự phối hợp giữa các bộ phận: Việc đánh giá cũng cần tập trung vào mức độ phối hợp giữa các bộ phận và các cá nhân trong tổ chức. Xem xét liệu các OKR của các bộ phận có thực sự đồng bộ với mục tiêu chung hay không, và nếu cần thiết, điều chỉnh lại sự phân bổ nhiệm vụ giữa các bộ phận.
• Cập nhật và điều chỉnh chiến lược OKR: Đánh giá chiến lược OKR sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh mục tiêu và kết quả then chốt cho các chu kỳ tiếp theo. Việc này giúp OKR luôn phù hợp với tình hình thay đổi của tổ chức và thị trường, cũng như đảm bảo mọi người trong tổ chức tiếp tục tập trung vào các mục tiêu quan trọng nhất.

Ví dụ: Sau khi đánh giá OKR trong quý 1, doanh nghiệp nhận thấy rằng mục tiêu về "Tăng trưởng doanh thu" không đạt được do một số yếu tố khách quan. Vì vậy, trong quý 2, mục tiêu được điều chỉnh và bổ sung các chỉ số cụ thể hơn để phù hợp với tình hình thực tế.

5. Các nguyên tắc của phương pháp quản trị OKR

Phương pháp OKR (Objectives and Key Results) là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược thông qua việc định hướng rõ ràng và đo lường tiến độ. Tuy nhiên, để OKR hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân theo các nguyên tắc cơ bản. Dưới đây là các nguyên tắc quan trọng của phương pháp quản trị OKR:

5.1. Thiết lập mục tiêu đa chiều, không xếp tầng

Một trong những nguyên tắc quan trọng trong phương pháp OKR là thiết lập các mục tiêu đa chiều và không xếp tầng. Điều này có nghĩa là các mục tiêu của các phòng ban và cá nhân không nhất thiết phải theo một hệ thống phân cấp rõ ràng mà phải có sự kết nối và đồng nhất.

• Lý do: OKR cần được áp dụng linh hoạt, giúp mọi bộ phận và cá nhân cùng phối hợp đạt được mục tiêu chung. Không xếp tầng giúp giảm thiểu sự phân tách giữa các bộ phận và khuyến khích sự hợp tác giữa các nhóm.
• Ví dụ: Các mục tiêu của bộ phận marketing có thể cùng hướng đến một mục tiêu chung như tăng trưởng doanh thu, đồng thời hỗ trợ các mục tiêu của bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng.

5.2. Không dùng để đánh giá nhân viên

OKR không phải là công cụ dùng để đánh giá hiệu suất của nhân viên. Mục đích của OKR là giúp nhân viên và tổ chức đạt được các mục tiêu chung và khuyến khích sự đổi mới, sáng tạo. Việc dùng OKR để đánh giá nhân viên có thể tạo ra áp lực và khiến họ tập trung vào việc đạt mục tiêu mà không chú trọng vào quá trình sáng tạo và cải tiến.

• Lý do: OKR tập trung vào việc định hướng chiến lược và đạt được kết quả lớn, thay vì chỉ tập trung vào hiệu suất cá nhân trong ngắn hạn.
• Ví dụ: Mục tiêu về doanh thu có thể được chia sẻ giữa các phòng ban, nhưng việc đạt được mục tiêu này không có nghĩa là nhân viên sẽ bị đánh giá trực tiếp dựa trên những chỉ số đó.

5.3. Mục tiêu được giới hạn

Mỗi chu kỳ OKR cần giới hạn số lượng mục tiêu và kết quả then chốt. Điều này giúp tổ chức tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất và tránh việc bị phân tán vào quá nhiều mục tiêu nhỏ mà không có ảnh hưởng lớn đến chiến lược tổng thể.

• Lý do: Việc có quá nhiều mục tiêu có thể khiến tổ chức bị phân tán, làm giảm khả năng tập trung và hiệu quả thực hiện. Thay vào đó, cần xác định một số mục tiêu chiến lược quan trọng nhất.
• Ví dụ: Một doanh nghiệp có thể chỉ tập trung vào 3-5 mục tiêu chính trong mỗi quý thay vì chạy theo quá nhiều mục tiêu đồng thời.

5.4. Minh bạch

Minh bạch là nguyên tắc cốt lõi trong phương pháp OKR. Mọi mục tiêu, kết quả then chốt, tiến độ và kết quả thực hiện cần được công khai cho toàn bộ tổ chức. Điều này giúp mọi nhân viên hiểu rõ mục tiêu của công ty và thấy được sự liên kết giữa các phòng ban, từ đó tăng cường sự hợp tác và tinh thần trách nhiệm.

• Lý do: Minh bạch giúp tạo ra sự tin tưởng và khuyến khích mọi người tham gia vào quá trình thực hiện mục tiêu chung.
• Ví dụ: Các mục tiêu và kết quả then chốt của mọi bộ phận trong công ty đều được chia sẻ trong các cuộc họp chung, bảng tin nội bộ hoặc phần mềm quản lý công việc.

5.5. Trao quyền

OKR khuyến khích trao quyền cho các cá nhân và phòng ban trong việc xác định và thực hiện các mục tiêu. Việc trao quyền giúp nhân viên cảm thấy có trách nhiệm và tự chủ trong công việc, từ đó tăng cường động lực và sự sáng tạo.

• Lý do: Khi nhân viên có quyền tự quyết trong việc lựa chọn mục tiêu và phương thức thực hiện, họ sẽ cảm thấy gắn kết và có động lực hơn trong công việc.
• Ví dụ: Các trưởng phòng có thể tự xác định mục tiêu cụ thể cho bộ phận của mình, miễn là mục tiêu đó phù hợp với mục tiêu chung của công ty.

5.6. Khát vọng

Khát vọng là nguyên tắc cốt lõi trong phương pháp quản trị OKR. Theo John Doerr, tác giả cuốn sách "Measure What Matters", OKR phải là những mục tiêu "khó nhưng khả thi". Điều này có nghĩa là mục tiêu phải thách thức, nhưng vẫn có thể đạt được với sự nỗ lực và quyết tâm của đội ngũ.

Khát vọng trong OKR thể hiện qua ba yếu tố chính:

• Mục tiêu phải vượt lên trên mức hiện tại: Các mục tiêu cần cao hơn tình hình hiện tại của tổ chức, thúc đẩy đội ngũ hướng đến những thành tựu lớn hơn.
• Mục tiêu phải có tính thách thức, nhưng khả thi: Mặc dù thách thức, nhưng mục tiêu phải có thể đạt được nếu đội ngũ nỗ lực hết mình, từ đó tạo động lực để phát triển.
• Mục tiêu mang tính đột phá: Các mục tiêu trong OKR cần mang lại sự thay đổi tích cực cho tổ chức, đột phá trong quy trình hoặc chiến lược để tạo ra giá trị lâu dài.

5.7. Liên tục, đều đặn

Một trong những yếu tố quan trọng trong phương pháp quản trị OKR là việc duy trì sự liên tục và đều đặn trong quá trình triển khai. Chu kỳ OKR điển hình thường là 3 tháng (1 quý), được chia thành các giai đoạn cụ thể như sau:

• Thiết lập: Mục tiêu và kết quả chính (OKRs) được xác định và thiết lập cho quý mới. Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp có một hướng đi rõ ràng, tập trung vào các mục tiêu chiến lược cần đạt được trong thời gian ngắn hạn.
• Thực hiện: Các mục tiêu và kết quả chính được theo dõi và thực hiện trong suốt chu kỳ. Trong giai đoạn này, các bộ phận và nhân viên sẽ làm việc để hoàn thành các mục tiêu đã đề ra, đồng thời theo dõi và điều chỉnh nếu cần thiết để đảm bảo tiến độ.
• Đánh giá: Cuối kỳ, các mục tiêu và kết quả chính được đánh giá và điều chỉnh. Đánh giá giúp nhận diện những điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các điều chỉnh để đảm bảo mục tiêu đạt được hoặc để chuẩn bị cho chu kỳ tiếp theo.

5.8. Trách nhiệm cá nhân

Mỗi cá nhân cần có trách nhiệm rõ ràng đối với OKR của mình. Việc này giúp tạo ra sự chủ động và cam kết trong công việc. Trách nhiệm cá nhân cũng giúp tăng cường sự minh bạch và giúp nhân viên có thể tự đánh giá tiến độ và kết quả công việc của mình.

• Lý do: Trách nhiệm cá nhân tạo động lực và giúp mỗi nhân viên nhận thức rõ vai trò của mình trong việc đạt được mục tiêu chung.
• Ví dụ: Mỗi nhân viên cần chủ động trong việc theo dõi OKR của mình, đảm bảo rằng mình đang đi đúng hướng để đóng góp vào mục tiêu tổng thể.

5.9. Không sợ thất bại

OKR khuyến khích tinh thần không sợ thất bại. Mục tiêu trong OKR thường có tính tham vọng và không phải lúc nào cũng dễ dàng đạt được. Tuy nhiên, thất bại không có nghĩa là thất bại hoàn toàn, mà là cơ hội để học hỏi và cải tiến. 

• Lý do: Việc không sợ thất bại khuyến khích sự sáng tạo, giúp các nhân viên và bộ phận mạnh dạn thử nghiệm các cách thức mới mà không lo ngại về việc không đạt mục tiêu.
• Ví dụ: Một nhóm có thể không hoàn thành được mục tiêu tăng trưởng doanh thu 20% trong quý này, nhưng những bài học thu được từ quá trình thực hiện sẽ giúp họ cải thiện chiến lược cho quý tiếp theo.

6. Case study doanh nghiệp áp dụng thành công phương pháp quản trị OKR

Một trong những doanh nghiệp tiên phong trong việc áp dụng phương pháp quản trị OKR (Objectives and Key Results) là Google. Ngay từ năm đầu tiên thành lập, Google đã nhận ra tầm quan trọng của việc thiết lập mục tiêu chiến lược rõ ràng và đo lường được hiệu quả, và phương pháp OKR chính là công cụ phù hợp. Việc áp dụng OKR đã giúp Google không chỉ tăng trưởng mạnh mẽ mà còn duy trì được tính linh hoạt trong tổ chức.

Quy trình thực hiện OKR tại Google:

• Khuyến khích nhân viên chấp nhận rủi ro: Google tạo ra một môi trường nơi nhân viên không sợ thất bại. Thay vì áp dụng các chỉ tiêu quá dễ dàng, Google khuyến khích nhân viên đặt mục tiêu đầy thách thức và sẵn sàng chấp nhận rủi ro. Các mục tiêu của Google luôn mang tính tham vọng, khuyến khích đội ngũ không ngừng sáng tạo và thử nghiệm.
• Đánh giá OKR qua điểm số: Để đánh giá kết quả, nhân viên tại Google sử dụng một hệ thống điểm số (thang điểm từ 0 đến 1). Sau mỗi quý, nhân viên tự chấm điểm OKR cá nhân, phản ánh mức độ hoàn thành các mục tiêu và kết quả then chốt.
• Mức độ hoàn thành thường dao động từ 0,6 - 0,8: Đây là mức độ đạt yêu cầu và chứng tỏ nhân viên đã đặt ra mục tiêu đầy thử thách và làm việc cật lực.
• Điểm số 1.0: Nếu nhân viên đạt điểm 1.0 thường xuyên, điều này cho thấy công ty chưa tạo ra được những thử thách và cơ hội phát triển xứng đáng với nhân viên.
• Điểm thấp: Nếu nhân viên có điểm thấp, Google sẽ không đánh giá họ một cách tiêu cực hoặc phạt. Thay vào đó, họ sẽ điều chỉnh lại các mục tiêu và kết quả then chốt cho phù hợp hơn trong các quý tiếp theo.
• Không áp dụng hình phạt: Google không sử dụng điểm số OKR để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên một cách tiêu cực. Mục tiêu của OKR là giúp nhân viên nhận thức được tiến độ công việc của mình và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết. Nếu điểm số thấp, Google sẽ xem xét và điều chỉnh các mục tiêu cá nhân để tạo ra các thử thách phù hợp hơn cho nhân viên trong các kỳ tiếp theo.

Phương pháp quản trị OKR là công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược và tăng cường sự hợp tác. Việc triển khai OKR đúng cách sẽ thúc đẩy đổi mới và tối ưu hóa hiệu suất công việc. Hãy theo dõi Tony Dzung để nhận thêm những chiến lược và bí quyết áp dụng OKR thành công cho doanh nghiệ