QUY TRÌNH 7 BƯỚC HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP

Hoạch định nguồn nhân lực là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp xây dựng một đội ngũ nhân sự mạnh mẽ, đồng thời đảm bảo rằng nguồn lực con người luôn phù hợp với các mục tiêu chiến lược dài hạn. Với việc xây dựng chiến lược nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa nguồn lực hiện có, mà còn có thể dự báo và chuẩn bị kịp thời cho các thách thức trong tương lai. Bài viết dưới đây, Tony Dzung sẽ chia sẻ tới bạn đọc quy trình hoạch định nguồn nhân lực phù hợp, giúp doanh nghiệp tạo dựng đội ngũ nhân sự mạnh mẽ.

1. Hoạch định nguồn nhân lực là gì?

Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình doanh nghiệp dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai, đánh giá nguồn lực hiện tại, và từ đó xây dựng một kế hoạch cụ thể để có đúng người – đúng kỹ năng – đúng thời điểm, phục vụ cho mục tiêu phát triển. Nói cách khác, đây là hoạt động giúp lãnh đạo doanh nghiệp chủ động xây dựng đội ngũ nhân sự phù hợp với chiến lược phát triển, thay vì bị động “chạy theo” nhu cầu tuyển dụng khi công ty mở rộng.

Ví dụ: Một công ty công nghệ đang chuẩn bị ra mắt sản phẩm mới trong 6 tháng tới sẽ cần lên kế hoạch tuyển dụng kỹ sư phần mềm, huấn luyện đội ngũ marketing, và chuẩn bị cơ chế giữ chân nhân sự cốt lõi – tất cả đều nằm trong hoạch định nguồn nhân lực.

2. Vai trò của hoạch định nhân lực trong quản trị doanh nghiệp

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, con người luôn là tài sản quan trọng nhất là lực lượng thực thi chiến lược, tạo ra giá trị và thúc đẩy tăng trưởng. Chính vì thế, hoạch định nguồn nhân lực không đơn thuần là một hoạt động nội bộ của phòng HR, mà là một mảnh ghép chiến lược quan trọng trong quản trị tổng thể của doanh nghiệp.

Dưới đây là những vai trò cốt lõi của hoạch định nhân lực trong việc giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phát triển bền vững:

• Kết nối nguồn lực với mục tiêu chiến lược: Hoạch định nguồn nhân lực đảm bảo doanh nghiệp có đủ nhân sự đúng năng lực để thực hiện kế hoạch kinh doanh, đặc biệt trong các giai đoạn quan trọng như mở rộng thị trường, ra mắt sản phẩm mới, chuyển đổi số hoặc tái cấu trúc tổ chức.
• Nâng cao hiệu suất làm việc toàn tổ chức: Bằng cách đánh giá toàn diện năng lực của đội ngũ, doanh nghiệp có thể phát hiện điểm mạnh cá nhân, thiết kế chương trình đào tạo phù hợp và xây dựng lộ trình phát triển, từ đó tối ưu hóa năng suất và chất lượng công việc.
• Xây dựng nền tảng cho phát triển bền vững: Hoạch định nhân lực là cơ sở để doanh nghiệp chuẩn bị kế hoạch kế nhiệm, phát triển đội ngũ lãnh đạo kế cận, và dự phòng rủi ro nhân sự. Từ đó đảm bảo tổ chức luôn vận hành ổn định và phát triển dài hạn.
• Tăng khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu: Khi được kết hợp với công nghệ (như phần mềm HRM, AI, phân tích dữ liệu), hoạch định nguồn nhân lực giúp ban lãnh đạo hiểu sâu về chất lượng đội ngũ, rủi ro nhân sự, hiệu suất các bộ phận, từ đó ra quyết định chính xác hơn trong vận hành và phát triển.
• Chủ động trong tuyển dụng và giữ chân người tài: Khi hoạch định bài bản, doanh nghiệp sẽ dự báo được những vị trí trọng yếu cần tuyển, có thời gian chuẩn bị nguồn ứng viên chất lượng, xây dựng thương hiệu tuyển dụng phù hợp, đồng thời lên kế hoạch giữ chân nhân sự chủ chốt một cách chiến lược.
• Tối ưu chi phí nhân sự và giảm rủi ro dư thừa: Một kế hoạch nhân sự tốt giúp doanh nghiệp tính toán chính xác số lượng nhân viên cần thiết, từ đó tránh được tình trạng tuyển dư hoặc thiếu nhân sự, giảm chi phí lãng phí, và tối ưu hóa năng suất lao động.

3. Khi nào doanh nghiệp cần hoạch định nguồn nhân lực?

Hoạch định nguồn nhân lực là một quá trình liên tục và linh hoạt, cần được thực hiện đúng lúc, đúng thời điểm để đảm bảo nguồn lực nhân sự luôn phù hợp với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. Việc hoạch định kịp thời giúp doanh nghiệp chuẩn bị trước, tạo ra sự chủ động và đảm bảo nguồn lực con người luôn phù hợp với mục tiêu phát triển.
Dưới đây là những thời điểm quan trọng khi doanh nghiệp cần bắt tay vào hoạch định nhân sự:

1 - Khi doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quy mô

Khi doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng thị trường, ra mắt sản phẩm mới, hoặc mở thêm chi nhánh, văn phòng tại các khu vực khác, hoạch định nguồn nhân lực trở thành yêu cầu cấp thiết. Việc mở rộng quy mô không chỉ đòi hỏi tăng trưởng về tài chính mà còn cần có đội ngũ nhân sự đủ lớn và chất lượng để đáp ứng các mục tiêu vận hành mới.
Nếu không chuẩn bị trước, doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng thiếu hụt nhân lực quan trọng hoặc khó tuyển dụng nhân sự phù hợp trong thời gian ngắn.

2 - Khi doanh nghiệp chuẩn bị chuyển đổi số hoặc tái cấu trúc

Trong quá trình chuyển đổi số hay tái cấu trúc tổ chức, doanh nghiệp cần thực hiện một đánh giá lại toàn bộ đội ngũ nhân sự. Việc này không chỉ đơn giản là tuyển dụng thêm nhân viên mới mà còn phải đào tạo lại nhân viên hiện tại để phù hợp với yêu cầu công nghệ, mô hình kinh doanh mới.
Hoạch định nhân lực lúc này giúp doanh nghiệp chuẩn bị nguồn lực nội bộ, đảm bảo việc chuyển đổi diễn ra suôn sẻ mà không gặp phải khủng hoảng nhân sự hay thiếu hụt kỹ năng quan trọng.

3 - Khi doanh nghiệp phải đối mặt với biến động thị trường

Biến động của thị trường, như sự thay đổi trong nền kinh tế, cạnh tranh tăng cao hay khủng hoảng tài chính, có thể ảnh hưởng mạnh đến hoạt động của doanh nghiệp. Lúc này, hoạch định nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc dự báo và điều chỉnh nguồn lực nhân sự để phù hợp với tình hình.
Doanh nghiệp sẽ phải tinh giản bộ máy, giảm thiểu chi phí nhân sự không cần thiết mà vẫn đảm bảo vận hành hiệu quả, đồng thời chủ động duy trì đội ngũ nhân sự chiến lược để sẵn sàng phát triển khi tình hình phục hồi.

4 - Khi tỷ lệ nghỉ việc cao hoặc khó tuyển dụng nhân sự chất lượng

Nếu tỷ lệ nghỉ việc cao hoặc doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thu hút nhân tài có chất lượng, đây chính là lúc cần phải triển khai hoạch định nhân lực một cách bài bản. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp giữ chân người tài thông qua các chính sách phúc lợi, thăng tiến hợp lý mà còn giúp lên kế hoạch tuyển dụng hiệu quả để bù đắp kịp thời các vị trí quan trọng. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần có chiến lược phát triển văn hóa công ty tích cực để giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc và nâng cao sự hài lòng của nhân viên.

5 - Khi doanh nghiệp chuẩn bị bước vào giai đoạn tăng trưởng bền vững

Khi doanh nghiệp đã hoàn thành giai đoạn tăng trưởng mạnh và cần chuyển sang giai đoạn tăng trưởng bền vững, việc hoạch định nguồn nhân lực càng trở nên quan trọng. Lúc này, doanh nghiệp cần đánh giá lại cơ cấu nhân sự để tinh gọn bộ máy, nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo năng lực đáp ứng lâu dài. 

Hoạch định nguồn nhân lực sẽ giúp doanh nghiệp tái phân bổ nhân viên, đào tạo và phát triển năng lực để tổ chức có thể tiếp tục phát triển ổn định mà không gặp phải khủng hoảng nhân sự trong tương lai.

 6 - Khi doanh nghiệp cần tối ưu hóa chi phí nhân sự

Trong trường hợp doanh nghiệp gặp phải vấn đề về ngân sách, hoặc cần cắt giảm chi phí vận hành, hoạch định nguồn nhân lực sẽ giúp tối ưu hóa việc sử dụng nhân sự mà không làm giảm hiệu quả công việc.
Hoạch định nguồn lực giúp doanh nghiệp xác định số lượng nhân sự tối thiểu cần thiết cho từng bộ phận, loại bỏ công việc dư thừa và đảm bảo chất lượng công việc không bị ảnh hưởng. Đồng thời, thông qua việc tăng cường đào tạo và phát triển, doanh nghiệp có thể giúp đội ngũ nhân viên đạt hiệu suất cao hơn mà không cần tuyển dụng thêm nhân sự mới.

4. Quy trình hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược và phát triển bền vững. Để thực hiện quy trình này, các doanh nghiệp cần phải đi qua một số bước cơ bản và hệ thống hóa các công tác liên quan đến việc phát triển và quản lý nguồn nhân lực. Dưới đây là quy trình chuẩn giúp doanh nghiệp hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả:

4.1. Đánh giá hiện trạng và nhu cầu nhân sự hiện tại

Trước khi xây dựng một kế hoạch nhân sự dài hạn, việc đánh giá tình hình nhân sự hiện tại là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Việc đánh giá này giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về nguồn lực con người sẵn có và nhận diện những khoảng trống hoặc thách thức cần giải quyết.
Mục đích của bước này là xác định những điểm mạnh và điểm yếu trong đội ngũ nhân sự, từ đó xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân lực sao cho phù hợp với chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Các yếu tố cần đánh giá bao gồm:

• Số lượng nhân sự: Để hoạch định nhân lực hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ số lượng nhân viên hiện có ở từng bộ phận. Việc này không chỉ là tính toán tổng số nhân sự mà còn là phân tích tính đủ/thiếu nhân lực cho các nhiệm vụ cụ thể.
• Chất lượng nhân sự: Doanh nghiệp cần đánh giá mức độ phù hợp của nhân viên với yêu cầu công việc thông qua việc kiểm tra kỹ năng chuyên môn, khả năng làm việc nhóm và thái độ làm việc. Đánh giá này không chỉ dựa trên kết quả công việc mà còn cần xem xét các kỹ năng mềm, như giao tiếp, giải quyết vấn đề và khả năng lãnh đạo..
• Cơ cấu tổ chức: Doanh nghiệp cần đánh giá lại cấu trúc tổ chức để xem xét liệu nó có phù hợp với chiến lược phát triển lâu dài hay không. Cơ cấu cần phân chia rõ ràng các bộ phận và chức danh, giúp các bộ phận hợp tác hiệu quả trong việc thực hiện mục tiêu chiến lược. Bên cạnh đó, đánh giá kế hoạch kế thừa lãnh đạo cũng là yếu tố quan trọng, vì thiếu hụt lãnh đạo có thể làm gián đoạn sự ổn định và tăng trưởng.

4.2. Dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai

Sau khi hiểu rõ tình hình nhân sự hiện tại, bước tiếp theo là dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai, phù hợp với chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Đây là một bước cực kỳ quan trọng, vì dự báo chính xác sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị nguồn lực con người một cách kịp thời và hiệu quả.
Dự báo này sẽ dựa trên các yếu tố như:

• Dự báo dựa trên mục tiêu chiến lược: Doanh nghiệp cần dự báo nhu cầu nhân sự dựa trên các mục tiêu chiến lược của mình. Ví dụ, nếu doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quy mô hoặc chuyển đổi số, họ sẽ cần tăng cường đội ngũ nhân sự ở các bộ phận liên quan như bán hàng, marketing, kỹ thuật, hay phát triển sản phẩm. Việc này đảm bảo sự đồng bộ giữa nhân sự và mục tiêu phát triển.
• Dự báo dựa trên biến động thị trường: Thị trường và yêu cầu về nhân sự thường xuyên thay đổi. Ví dụ, ngành công nghệ yêu cầu nhân sự có kỹ năng AI, trong khi các doanh nghiệp sản xuất cần nhân viên có khả năng quản lý dây chuyền sản xuất hiệu quả. Dự báo nhu cầu nhân lực giúp doanh nghiệp chuẩn bị nguồn lực phù hợp để đáp ứng những thay đổi từ thị trường.
• Dự báo khi thâm nhập thị trường mới: Khi doanh nghiệp muốn thâm nhập vào thị trường mới, dù là trong nước hay quốc tế, việc dự báo nhân sự là cần thiết. Mỗi thị trường mới đòi hỏi nhân sự phù hợp với yêu cầu địa phương, ví dụ như nhân viên bán hàng, chuyên gia pháp lý, hoặc người hiểu văn hóa thị trường. Kế hoạch này giúp doanh nghiệp chuẩn bị trước và có đủ nguồn lực để vận hành hiệu quả khi mở rộng.

4.3. Xác định các kỹ năng và vị trí cần thiết

Khi đã có bức tranh tổng thể về nhu cầu nhân sự, doanh nghiệp cần xác định rõ các kỹ năng và vị trí quan trọng cần bổ sung hoặc phát triển trong tương lai. Việc làm rõ những yếu tố này giúp doanh nghiệp lên kế hoạch tuyển dụng và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả. Đây là giai đoạn mà các yêu cầu công việc cụ thể sẽ được liệt kê, bao gồm:

• Kỹ năng chuyên môn: Nhân viên cần có những kỹ năng nào để đảm bảo hoàn thành tốt công việc? Ví dụ: kỹ năng quản lý dự án, kiến thức về marketing số, chuyên môn về sản phẩm.
• Kỹ năng mềm: Đôi khi, những kỹ năng mềm như giao tiếp, làm việc nhóm, tư duy phản biện cũng cần được xem xét.
• Vị trí quan trọng: Xác định các vị trí chủ chốt trong doanh nghiệp mà thiếu hụt sẽ gây gián đoạn trong vận hành (như trưởng phòng, giám đốc kỹ thuật, chuyên gia AI).

4.4. Dự phòng và thay thế nguồn nhân lực

Dự phòng và thay thế nguồn nhân lực là chiến lược giúp doanh nghiệp đối phó với tình huống thiếu hụt nhân sự, đặc biệt ở các vị trí quan trọng, đảm bảo sự ổn định và liên tục phát triển.

• Lập kế hoạch dự phòng: Xây dựng chiến lược để đối phó với tình huống thiếu hụt nhân sự, đặc biệt là trong các vị trí quan trọng. Doanh nghiệp cần xác định các vị trí quan trọng trong tổ chức mà sự thay thế sẽ có ảnh hưởng lớn đến hoạt động và chiến lược phát triển. Sau khi xác định, bước tiếp theo là đánh giá nhân sự hiện tại để tìm ra những nhân viên tiềm năng có khả năng thay thế các vị trí này khi cần.
• Chương trình kế thừa và phát triển lãnh đạo: Để duy trì sự ổn định trong lãnh đạo, doanh nghiệp cần xây dựng một chương trình kế thừa lãnh đạo rõ ràng. Đầu tiên, các vị trí lãnh đạo quan trọng trong tổ chức cần được xác định để có kế hoạch chuẩn bị người thay thế. Doanh nghiệp cần đánh giá tiềm năng lãnh đạo của các nhân viên hiện tại, qua đó xác định ai có thể tiếp nhận các vị trí cấp cao trong tương lai.

4.5. Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển

Sau khi xác định nhu cầu nhân lực và các kỹ năng cần thiết, bước tiếp theo trong quy trình hoạch định nguồn nhân lực là lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển. Đây là những bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo có đủ nguồn lực chất lượng để đạt được mục tiêu phát triển bền vững.

1 - Tuyển dụng

Bước đầu tiên trong kế hoạch tuyển dụng là xác định nguồn nhân lực cần thiết, gồm tuyển dụng từ nội bộ (đảm bảo sự phát triển của nhân viên hiện tại) hoặc từ bên ngoài (để tìm kiếm những kỹ năng đặc biệt mà doanh nghiệp thiếu).

Để thu hút ứng viên chất lượng, doanh nghiệp cần xây dựng một thương hiệu tuyển dụng mạnh mẽ. Việc tích hợp EVP vào chiến lược tuyển dụng sẽ giúp làm nổi bật các giá trị mà doanh nghiệp mang lại cho nhân viên, từ đó thu hút những ứng viên phù hợp với văn hóa và mục tiêu của công ty. Bên cạnh đó, quá trình phỏng vấn và lựa chọn ứng viên phải được chuẩn bị kỹ lưỡng, với các tiêu chí rõ ràng để đảm bảo chọn được ứng viên phù hợp với cả kỹ năng và văn hóa công ty.

2 - Đào tạo

Sau khi tuyển dụng, đào tạo nhân viên là bước tiếp theo không thể thiếu. Các chương trình đào tạo cần được thiết kế sao cho phù hợp với nhu cầu công việc hiện tại và chiến lược dài hạn của doanh nghiệp. Việc đào tạo có thể chia thành ba nhóm chính:

• Đào tạo nội bộ giúp nhân viên học hỏi từ đồng nghiệp và lãnh đạo trong công ty.
• Khóa học bên ngoài cho phép nhân viên phát triển các kỹ năng chuyên môn hoặc học hỏi các xu hướng mới trong ngành.
• Huấn luyện chuyên sâu tập trung vào các kỹ năng quan trọng, như quản lý dự án, giao tiếp hoặc lãnh đạo.

Đào tạo không chỉ giúp nhân viên nâng cao hiệu quả công việc mà còn tạo động lực phát triển nghề nghiệp, giúp giữ chân nhân tài trong công ty.

3 - Phát triển

Phát triển nghề nghiệp của nhân viên là yếu tố quan trọng trong việc duy trì và tối đa hóa hiệu quả nguồn lực. Doanh nghiệp cần tạo ra cơ hội thăng tiến cho nhân viên để họ có thể thấy rõ lộ trình phát triển trong công ty. Đây là yếu tố then chốt để giữ chân nhân tài và nâng cao năng suất làm việc. Ngoài ra, môi trường làm việc cũng cần được tạo điều kiện để nhân viên học hỏi liên tục, chia sẻ kinh nghiệm và cải thiện năng lực chuyên môn.

4.6. Đánh giá và theo dõi hiệu quả hoạch định nhân lực

Một kế hoạch nhân sự không thể thiếu bước theo dõi và đánh giá hiệu quả. Doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số hiệu suất (KPIs) và cơ chế giám sát để đảm bảo rằng quy trình hoạch định nhân lực mang lại kết quả như mong đợi. Những chỉ số quan trọng có thể bao gồm: 

• Tỷ lệ nhân sự hoàn thành công việc: Để đánh giá chỉ số này, doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống đánh giá hiệu suất rõ ràng, trong đó xác định các mục tiêu công việc cụ thể, đo lường kết quả đầu ra và tiến độ công việc của nhân viên. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần đánh giá chất lượng công việc, từ đó có những điều chỉnh phù hợp để nâng cao hiệu suất. 
• Tỷ lệ giữ chân nhân viên: Chỉ số này đo lường khả năng của doanh nghiệp trong việc giữ lại nhân tài, đặc biệt là những nhân viên có năng lực và đóng góp lớn cho tổ chức. Tỷ lệ này càng cao càng chứng tỏ rằng công ty đang tạo ra một môi trường làm việc tích cực, hài lòng và có các chính sách đãi ngộ hợp lý, từ đó giữ chân được những nhân viên chủ chốt.
• Sự hài lòng của nhân viên: Đánh giá sự hài lòng của nhân viên thông qua các khảo sát định kỳ hoặc phản hồi từ nhân viên là một trong những phương pháp hữu hiệu để đo lường mức độ thành công của các chiến lược nhân sự. 

4.7. Điều chỉnh kế hoạch nhân sự khi có sự thay đổi

Quy trình hoạch định nhân lực cần được linh hoạt điều chỉnh khi có sự thay đổi trong chiến lược hoặc thị trường. Doanh nghiệp phải liên tục đánh giá và điều chỉnh kế hoạch nhân sự để đảm bảo rằng nguồn lực luôn phù hợp với những thay đổi trong môi trường kinh doanh. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định và linh hoạt trong mọi tình huống.

Doanh nghiệp cần theo dõi thường xuyên các yếu tố như:

• Biến động thị trường: Các yếu tố bên ngoài như thay đổi nhu cầu của khách hàng, cạnh tranh gia tăng hoặc yếu tố kinh tế vĩ mô có thể tạo ra sự thay đổi đột ngột trong nhu cầu nhân lực.
• Sự thay đổi chiến lược kinh doanh: Nếu doanh nghiệp thay đổi chiến lược phát triển (ví dụ, mở rộng sản phẩm, mở rộng thị trường quốc tế, hay chuyển đổi số), nhu cầu nhân sự cũng sẽ thay đổi. Doanh nghiệp cần phải đánh giá lại các bộ phận cần tuyển dụng, đào tạo và phát triển để phù hợp với chiến lược mới.

Điều chỉnh kế hoạch nhân sự cần phải nhanh chóng và kịp thời để tránh ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ công việc và hiệu suất tổng thể của tổ chức. Ví dụ, nếu công ty chuyển hướng sang một sản phẩm hoặc dịch vụ mới, doanh nghiệp cần nhanh chóng bổ sung nhân lực có kỹ năng phù hợp hoặc đào tạo lại nhân viên hiện tại để đáp ứng nhu cầu mới.

5. Mô hình hoạch định nhân lực phổ biến

Hoạch định nhân lực là một quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa nguồn lực con người. Các mô hình hoạch định nhân lực phổ biến dưới đây giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược nhân sự phù hợp với từng giai đoạn phát triển và mục tiêu kinh doanh cụ thể.

5.1. Mô hình hoạch định nhân lực truyền thống (Traditional Workforce Planning Model)

Mô hình này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, nơi nguồn nhân lực được xem là một yếu tố quyết định sự thành công. Quy trình của mô hình này bao gồm:

• Dự báo nhu cầu nhân lực: Dựa trên kế hoạch kinh doanh và chiến lược phát triển, doanh nghiệp sẽ dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai.
• Đánh giá nhân sự hiện tại: Doanh nghiệp tiến hành đánh giá khả năng của nguồn nhân lực hiện tại để xem họ có thể đáp ứng được nhu cầu dự báo hay không.
• Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo: Dựa trên kết quả đánh giá và dự báo, doanh nghiệp xây dựng kế hoạch tuyển dụng và đào tạo để đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực.

Mô hình này giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn cho việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên, đồng thời duy trì sự ổn định trong tổ chức.

5.2. Mô hình hoạch định nhân lực chiến lược (Strategic Workforce Planning Model)

Mô hình này tập trung vào việc kết nối trực tiếp giữa các chiến lược kinh doanh và chiến lược nhân sự. Mục tiêu của mô hình là đảm bảo doanh nghiệp có đủ và đúng người vào đúng thời điểm để hỗ trợ các mục tiêu chiến lược dài hạn. Các bước chính bao gồm:

• Đánh giá môi trường bên ngoài và bên trong: Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến nguồn nhân lực như xu hướng thị trường, cạnh tranh, công nghệ, v.v.
• Dự báo nhu cầu nhân lực dựa trên chiến lược kinh doanh: Dựa vào chiến lược phát triển doanh nghiệp, dự báo các kỹ năng và số lượng nhân sự cần thiết.
• Phát triển chiến lược nhân sự dài hạn: Xây dựng chiến lược tuyển dụng, đào tạo và giữ chân nhân viên dựa trên các nhu cầu dài hạn.

Mô hình này mang lại lợi ích là tạo ra sự kết nối chặt chẽ giữa nhân sự và chiến lược kinh doanh, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

5.3. Mô hình hoạch định nhân lực dựa trên dữ liệu (Data-Driven Workforce Planning Model)

Mô hình này sử dụng công nghệ và phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định về nhân sự, thay vì chỉ dựa trên các dự báo truyền thống. Các công cụ phân tích dữ liệu, như phần mềm quản lý nhân sự và phân tích dữ liệu lớn (Big Data), giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác hơn. Các bước chính của mô hình này bao gồm:

• Thu thập và phân tích dữ liệu nhân sự: Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để thu thập thông tin về hiệu suất, năng lực, và tiềm năng của nhân viên.
• Dự báo nhu cầu nhân lực: Dựa trên phân tích dữ liệu và các yếu tố bên ngoài, doanh nghiệp dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai.
• Lập kế hoạch nhân sự linh hoạt: Xây dựng kế hoạch linh hoạt để đáp ứng nhu cầu nhân lực, bao gồm tuyển dụng, đào tạo và phát triển.

Mô hình này mang lại sự chính xác và nhanh chóng trong việc đưa ra quyết định nhân sự, đồng thời giảm thiểu rủi ro và sai sót trong dự báo.

5.4. Mô hình hoạch định nhân lực tích hợp (Integrated Workforce Planning Model)

Mô hình này tích hợp các yếu tố từ các mô hình khác nhau để tạo ra một kế hoạch nhân sự toàn diện và linh hoạt, bao gồm cả kế hoạch ngắn hạn và dài hạn. Mô hình này thường bao gồm các bước sau:

• Kết hợp chiến lược kinh doanh và nhân sự: Xây dựng kế hoạch nhân sự kết hợp chặt chẽ với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
• Dự báo nhu cầu nhân lực ngắn và dài hạn: Kết hợp các yếu tố dự báo ngắn hạn (như nhu cầu nhân sự trong các chiến dịch cụ thể) và dài hạn (như phát triển nguồn nhân lực cho các chiến lược tương lai).
• Tạo ra kế hoạch ứng phó với các tình huống: Bao gồm các phương án dự phòng để đối phó với tình huống thiếu hụt nhân lực hoặc khủng hoảng trong nguồn nhân lực.

Mô hình này mang lại sự linh hoạt và toàn diện, giúp doanh nghiệp có thể điều chỉnh nguồn nhân lực một cách hiệu quả trong mọi tình huống.

5.5. Mô hình hoạch định nhân lực dựa trên kỹ năng (Skills-Based Workforce Planning Model)

Mô hình này tập trung vào việc xây dựng đội ngũ nhân viên dựa trên các kỹ năng và năng lực cụ thể cần thiết cho doanh nghiệp. Thay vì chỉ tập trung vào số lượng nhân viên, doanh nghiệp sẽ dựa vào nhu cầu về kỹ năng để xây dựng kế hoạch nhân sự. Các bước chính bao gồm:

• Xác định kỹ năng cần thiết: Doanh nghiệp xác định các kỹ năng và năng lực cần thiết để đạt được mục tiêu chiến lược.
  Đánh giá kỹ năng hiện tại của nhân viên: Đánh giá kỹ năng và năng lực của đội ngũ nhân viên hiện tại để xem có đáp ứng được yêu cầu hay không.
  Đào tạo và phát triển kỹ năng: Cung cấp các chương trình đào tạo và phát triển để nâng cao kỹ năng của nhân viên, từ đó đảm bảo đội ngũ nhân sự có đủ khả năng đáp ứng yêu cầu.

Mô hình này giúp doanh nghiệp duy trì đội ngũ nhân viên có năng lực phù hợp với các yêu cầu phát triển trong tương lai.

6. Lưu ý khi doanh nghiệp hoạch định nguồn nhân lực

Khi doanh nghiệp hoạch định nguồn nhân lực, có một số lưu ý quan trọng để đảm bảo chiến lược nhân sự hiệu quả và đồng thời hỗ trợ sự phát triển bền vững của doanh nghiệp:

• Đảm bảo sự linh hoạt và thích ứng với thay đổi: Hoạch định nhân sự không chỉ là kế hoạch ngắn hạn mà còn cần linh hoạt trong việc điều chỉnh theo sự thay đổi của môi trường kinh doanh. Doanh nghiệp cần có khả năng điều chỉnh chiến lược nhân sự khi có sự thay đổi về công nghệ, thị trường, hoặc yêu cầu của khách hàng.
• Tối ưu hóa cơ cấu tổ chức: Doanh nghiệp cần xây dựng một cơ cấu tổ chức rõ ràng, hợp lý và linh hoạt, giúp nhân viên dễ dàng phối hợp với nhau và duy trì hiệu quả công việc. Điều này bao gồm việc phân công công việc hợp lý và có chiến lược phát triển lãnh đạo để tạo ra một đội ngũ quản lý mạnh mẽ.
• Chú trọng đến văn hóa doanh nghiệp: Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố quan trọng trong việc giữ chân nhân tài. Doanh nghiệp cần xây dựng và duy trì một môi trường làm việc tích cực, sáng tạo, nơi mà nhân viên cảm thấy được giá trị và có động lực làm việc lâu dài.
• Tạo ra lộ trình thăng tiến rõ ràng cho nhân viên: Doanh nghiệp cần xây dựng cơ hội thăng tiến và lộ trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên để tăng động lực làm việc và giữ chân nhân tài.
• Quản lý sự thay đổi: Trong quá trình phát triển, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với nhiều thay đổi về cấu trúc hoặc công nghệ. Cần có kế hoạch quản lý sự thay đổi để nhân viên dễ dàng thích nghi và phát triển trong môi trường mới.
• Sử dụng công nghệ trong quản lý nhân sự: Việc ứng dụng công nghệ vào quản lý nhân sự, như phần mềm HRM (Human Resource Management) hoặc AI trong tuyển dụng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả trong việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực.

7. Bộ câu hỏi chiến lược dành cho lãnh đạo khi hoạch định nhân sự

Để đảm bảo quá trình hoạch định nhân lực hiệu quả, lãnh đạo doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi chiến lược dưới đây. Những câu hỏi này giúp lãnh đạo chủ doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện và chủ động trong việc hoạch định nhân lực, từ đó xây dựng chiến lược nhân sự phù hợp với mục tiêu phát triển bền vững của công ty. 

Có thể thấy rằng, bằng cách thực hiện quy trình hoạch định nguồn nhân lực bài bản, doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn đảm bảo sự ổn định và phát triển trong mọi tình huống thay đổi của thị trường. Việc xây dựng một kế hoạch nhân sự linh hoạt và chiến lược là bước đi quan trọng để doanh nghiệp đạt được mục tiêu dài hạn và vươn lên mạnh mẽ trong kỷ nguyên cạnh tranh hiện đại.