BÍ QUYẾT ĐỂ CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG DOANH NGHIỆP THÀNH CÔNG

Trong thời đại mà công nghệ định hình lại mọi ngành nghề, chuyển đổi số trong doanh nghiệp không còn là sự lựa chọn, mà là yêu cầu bắt buộc để tồn tại, thích nghi và phát triển. Việc ứng dụng công nghệ số vào quy trình vận hành, quản trị và chăm sóc khách hàng không chỉ giúp tối ưu hiệu suất, giảm chi phí mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Trong bài viết này, Tony Dzung sẽ chia sẻ những chiến lược chuyển đổi số hiệu quả mà doanh nghiệp nào cũng cần nắm bắt.

1. Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì?

Chuyển đổi số (Digital Transformation) trong doanh nghiệp là quá trình ứng dụng công nghệ số để thay đổi toàn diện cách doanh nghiệp vận hành, tương tác với khách hàng và tạo ra giá trị mới. Đây không chỉ là việc số hóa dữ liệu hay áp dụng phần mềm, mà là một sự thay đổi chiến lược về tư duy, mô hình kinh doanh và văn hóa tổ chức để thích nghi với thời đại số.

Có thể hiểu rằng, chuyển đổi số là quá trình cải tiến và thay đổi cách thức vận hành, sản xuất và làm việc của doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân bằng cách ứng dụng các công nghệ, nền tảng và công cụ hiện đại.

2. Thực trạng chuyển đổi số trong các doanh nghiệp SMEs hiện nay

Chuyển đổi số đang dần trở thành xu hướng tất yếu trong chiến lược phát triển của các doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh thị trường biến động liên tục và người tiêu dùng ngày càng đòi hỏi trải nghiệm số hóa cao hơn. Tuy nhiên, mức độ triển khai chuyển đổi số trong khối doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) vẫn còn nhiều hạn chế, chủ yếu dừng ở giai đoạn khởi đầu.

Theo Báo cáo Chuyển đổi số doanh nghiệp 2023 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, hiện có khoảng 47% doanh nghiệp đã bắt đầu triển khai chuyển đổi số ở các cấp độ khác nhau,.Tuy nhiên, thực tế cho thấy, phần lớn SMEs mới chỉ tiếp cận chuyển đổi số ở mức độ cơ bản, chẳng hạn như sử dụng phần mềm kế toán, CRM, hoặc các công cụ giao tiếp trực tuyến, thay vì tích hợp công nghệ vào toàn bộ mô hình kinh doanh hay cải tổ quy trình vận hành một cách toàn diện.

Một điểm đáng chú ý là khoảng 70% SMEs chỉ đầu tư công nghệ theo từng phần nhỏ lẻ, mang tính chất “vá chỗ hổng” thay vì xây dựng chiến lược số hóa tổng thể. Chỉ 30% doanh nghiệp có đủ nguồn lực kỹ thuật hoặc tài chính để tự nghiên cứu và đổi mới công nghệ. Chính điều này khiến quá trình chuyển đổi ở nhiều doanh nghiệp vẫn còn nửa vời – “có chuyển nhưng chưa thực sự đổi”.

Hiện tại, nhiều SMEs đã bắt đầu triển khai chuyển đổi số trên nhiều phương diện như: nâng cấp trải nghiệm khách hàng, cải thiện mô hình vận hành, đầu tư hạ tầng công nghệ, số hóa dữ liệu và đổi mới chiến lược kinh doanh. Dù vậy, chỉ khoảng 6% doanh nghiệp tự đánh giá rằng họ đã đạt được mức độ chuyển đổi số nâng cao. Còn lại phần lớn các doanh nghiệp vẫn đang ở giai đoạn khởi động, thử nghiệm hoặc triển khai rời rạc mà chưa có một lộ trình tổng thể và rõ ràng.

3. Tầm quan trọng của chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Trong thời đại công nghệ bùng nổ, chuyển đổi số đã không còn là một xu hướng tạm thời mà trở thành một phần tất yếu trong chiến lược phát triển bền vững của doanh nghiệp. Việc áp dụng công nghệ số không chỉ giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh với thay đổi, mà còn là chìa khóa để nâng cao hiệu quả vận hành, gia tăng giá trị và duy trì lợi thế cạnh tranh dài hạn.

• Tăng hiệu suất và giảm chi phí: Tự động hóa quy trình, chuẩn hóa hoạt động giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nhân lực, từ đó giảm đáng kể chi phí vận hành.
• Ra quyết định nhanh và chính xác hơn: Các hệ thống quản trị thông minh giúp nhà quản lý khai thác dữ liệu theo thời gian thực, đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên phân tích chứ không còn dựa vào cảm tính.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Thông qua các công cụ số, doanh nghiệp có thể tương tác đa kênh, cá nhân hóa dịch vụ và phản hồi nhanh chóng, từ đó tăng sự hài lòng và giữ chân khách hàng tốt hơn.
• Mở rộng mô hình kinh doanh mới: Công nghệ số giúp doanh nghiệp linh hoạt triển khai các kênh kinh doanh mới như thương mại điện tử, dịch vụ kỹ thuật số, nền tảng kết nối,...
• Gia tăng năng lực cạnh tranh: Doanh nghiệp chuyển đổi số sớm thường có tốc độ tăng trưởng nhanh hơn, khả năng mở rộng quy mô tốt hơn và dễ thu hút nhà đầu tư hơn so với doanh nghiệp truyền thống.
• Tạo nền tảng để phát triển bền vững: Việc quản trị bằng công nghệ giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định, kiểm soát rủi ro tốt hơn và dễ thích ứng trước các biến động thị trường.

4. 8 Xu hướng chuyển đổi số nổi bật năm 2025

Chuyển đổi số không còn là xu hướng mà đã trở thành yếu tố sống còn trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Tại Việt Nam, ngày càng nhiều doanh nghiệp nhận thức rõ vai trò của công nghệ số trong việc nâng cao hiệu quả và năng lực cạnh tranh.Dưới đây là 8 xu hướng chuyển đổi số nổi bật năm 2025.

6.1. Tích hợp AI vào mọi quy trình vận hành

Năm 2025 đánh dấu bước chuyển mạnh mẽ từ việc ứng dụng AI đơn lẻ sang tích hợp toàn diện AI và Generative AI (GenAI) vào hệ sinh thái vận hành doanh nghiệp. Không còn dừng lại ở các tác vụ đơn giản như chatbot chăm sóc khách hàng hay tự động trả lời email, AI giờ đây được xem như “trợ lý chiến lược” hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và dựa trên dữ liệu theo thời gian thực. 

Trong marketing, AI giúp phân tích hành vi khách hàng, cá nhân hóa nội dung, tự động hóa quảng cáo và thậm chí viết nội dung sáng tạo (AI copywriting). Trong chăm sóc khách hàng, GenAI giúp xây dựng kịch bản trả lời linh hoạt, thông minh hơn nhiều so với chatbot truyền thống. Ở cấp độ vận hành, AI có thể tối ưu quy trình, dự báo tồn kho, phân tích hiệu suất nhân sự, và cảnh báo rủi ro sớm. Tất cả tạo nên một hệ thống vận hành linh hoạt, thông minh và tự học, giúp doanh nghiệp giảm chi phí cố định, tăng hiệu suất và nâng cao trải nghiệm khách hàng, đồng thời tạo ra lợi thế cạnh tranh vượt trội trên thị trường.

6.2. Tự động hóa mô hình kinh doanh

Tự động hóa mô hình kinh doanh là việc áp dụng các giải pháp phần mềm để thay thế thao tác thủ công trong những quy trình lặp đi lặp lại của doanh nghiệp, giúp hoạt động vận hành trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Mục tiêu chính là tự động hóa toàn bộ chuỗi hoạt động kinh doanh, từ tác vụ đơn giản đến các bước phức tạp trong quy trình nội bộ.

Một số điểm đặc trưng của mô hình này gồm:

• Ứng dụng công nghệ hiện đại: Doanh nghiệp sử dụng các công cụ như trí tuệ nhân tạo (AI), máy học (Machine Learning), tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) và nền tảng lập trình ít mã (low-code) để xây dựng giải pháp phù hợp.
• Tự động hóa theo quy trình doanh nghiệp: Hệ thống được thiết kế để mô phỏng và tự động vận hành những bước lặp trong mô hình kinh doanh, như xử lý đơn hàng, kiểm tra dữ liệu, gửi thông báo, hay tạo báo cáo.
• Tùy biến linh hoạt: Mỗi doanh nghiệp có thể triển khai tự động hóa theo nhu cầu cụ thể, tích hợp với nhiều hệ thống công nghệ thông tin sẵn có nhằm đồng bộ dữ liệu và tối ưu hiệu quả.
• Kết nối đa hệ thống: Giải pháp này thường liên quan đến việc đồng bộ và giao tiếp giữa nhiều nền tảng phần mềm trong doanh nghiệp như ERP, CRM, HRM.

Việc tự động hóa không chỉ giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng năng suất và giảm thời gian xử lý, mà còn góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng.

6.3. Siêu cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng

Khách hàng ngày nay không chỉ muốn được phục vụ nhanh hơn mà còn muốn được phục vụ đúng nhu cầu, đúng thời điểm và theo cách mà họ thích. Đó chính là lý do vì sao siêu cá nhân hóa (hyper-personalization) đang trở thành một xu hướng chuyển đổi số quan trọng trong năm 2025.

Khác với cá nhân hóa truyền thống (chỉ gọi tên khách hàng hay gửi email sinh nhật), siêu cá nhân hóa sử dụng AI và dữ liệu lớn (Big Data) để hiểu sâu hơn về hành vi, thói quen, sở thích và lịch sử mua sắm của từng người. Từ đó, doanh nghiệp có thể tự động gợi ý sản phẩm phù hợp, hiển thị nội dung đúng “gu” khách hàng, gửi khuyến mãi vào đúng thời điểm họ cần
Ví dụ: khách từng mua giày thể thao vào thứ 6 cuối tháng, hệ thống có thể chủ động gợi ý mẫu mới, đúng size, đúng phong cách ngay thời điểm đó trong tháng sau, từ đó tạo cảm giác như doanh nghiệp hiểu khách đến từng chi tiết nhỏ.

6.4. 5G và Internet vạn vật (IoT)

Trong năm 2025, công nghệ 5G  với tốc độ siêu nhanh sẽ mở ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệp áp dụng Internet vạn vật (IoT) một cách mạnh mẽ và thực tế hơn bao giờ hết. IoT là hệ thống các thiết bị  như cảm biến, camera, máy móc  được kết nối Internet để thu thập, gửi và nhận dữ liệu theo thời gian thực.
Với tốc độ truyền tải cực nhanh, doanh nghiệp có thể giám sát máy móc từ xa, quản lý kho hàng theo thời gian thực, kiểm tra nhiệt độ phòng lạnh bằng điện thoại, hay thậm chí biết được tình trạng vận hành của từng dây chuyền chỉ qua một bảng dashboard.

Ví dụ, trong ngành logistics, cảm biến IoT có thể giúp doanh nghiệp giám sát vị trí và tình trạng hàng hóa liên tục; trong sản xuất, máy móc có thể tự động gửi cảnh báo khi có nguy cơ hỏng hóc, giúp bảo trì kịp thời và tránh gián đoạn.

6.5. Chuyển đổi số với blockchain

Trong năm 2025, công nghệ blockchain sẽ được nhiều doanh nghiệp ứng dụng vào các hoạt động như quản lý chuỗi cung ứng, xác minh thông tin, ký kết hợp đồng và bảo mật dữ liệu.

Với đặc điểm minh bạch, không thể sửa đổi và truy xuất dễ dàng, blockchain giúp doanh nghiệp tăng tính tin cậy với đối tác và khách hàng. Ví dụ, một công ty sản xuất có thể sử dụng blockchain để theo dõi hành trình nguyên vật liệu từ nhà cung cấp đến sản phẩm cuối cùng, đảm bảo chất lượng và nguồn gốc rõ ràng. Trong lĩnh vực tài chính, blockchain giúp giảm gian lận, rút ngắn thời gian xác minh và minh bạch hóa giao dịch.

Đặc biệt, hợp đồng thông minh (smart contract) trên blockchain có thể tự động thực thi khi đủ điều kiện, giúp doanh nghiệp giảm thủ tục hành chính và sai sót khi làm việc với đối tác. Trong tương lai gần, việc áp dụng blockchain sẽ không còn là xu hướng của "ngành công nghệ" mà sẽ trở thành một phần tất yếu trong quản trị doanh nghiệp hiện đại.

6.6. Chuyển đổi dựa trên dữ liệu (Data-Driven Transformation)

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt và hành vi khách hàng thay đổi liên tục, các doanh nghiệp đang chuyển từ mô hình ra quyết định dựa trên cảm tính sang mô hình quản trị và vận hành dựa trên dữ liệu (data-driven). Dữ liệu không còn là sản phẩm phụ của quá trình kinh doanh mà đã trở thành tài sản chiến lược, đóng vai trò trung tâm trong mọi quyết định then chốt. 

Từ dữ liệu hành vi người dùng trên website, mạng xã hội, dữ liệu từ hệ thống bán hàng, chăm sóc khách hàng, đến dữ liệu vận hành nội bộ, tất cả được thu thập, phân loại, phân tích để đưa ra các quyết định chính xác hơn, kịp thời hơn và cá nhân hóa hơn. 

Các công cụ như BI (Business Intelligence), dashboard trực quan, hệ thống CRM, và công nghệ phân tích dữ liệu lớn (Big Data Analytics) giúp nhà lãnh đạo không chỉ nhìn lại quá khứ mà còn dự báo xu hướng tương lai, nhận diện sớm rủi ro và cơ hội. Khi dữ liệu được khai thác đúng cách, doanh nghiệp có thể nâng cao trải nghiệm khách hàng, tối ưu quy trình vận hành và xây dựng lợi thế cạnh tranh vượt trội so với các đối thủ chỉ vận hành dựa trên phán đoán chủ quan.

6.7. Big Data và phân tích dữ liệu

Trong môi trường kinh doanh hiện nay, dữ liệu là điều không thiếu nhưng khai thác đúng dữ liệu mới là điều quan trọng. Từ đơn hàng, thông tin khách hàng, hành vi truy cập website đến phản hồi trên mạng xã hội, doanh nghiệp nào cũng đang tạo ra hàng loạt dữ liệu mỗi ngày. Nhưng nếu chỉ lưu trữ mà không phân tích, đó là lãng phí rất lớn.

Big Data (dữ liệu lớn) và phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp biến thông tin rời rạc thành hiểu biết có giá trị, từ đó đưa ra những quyết định thông minh hơn, nhanh hơn. Thay vì cảm tính, giờ đây ban giám đốc có thể dựa vào báo cáo trực quan, theo thời gian thực, qua các công cụ như Google Looker Studio, Power BI, Tableau hoặc các phần mềm Việt như AMIS, SlimCRM. Điểm quan trọng là doanh nghiệp không cần "biến thành công ty dữ liệu", mà chỉ cần bắt đầu từ việc thu thập và phân tích những dữ liệu mình đang có, như file Excel khách hàng, đơn hàng, marketing, doanh thu,... để có cái nhìn rõ ràng hơn về hoạt động của mình.

6.8. Sự bùng nổ về nền tảng dữ liệu khách hàng (CDP)

Năm 2025 đánh dấu sự gia tăng mạnh mẽ trong việc ứng dụng nền tảng dữ liệu khách hàng (Customer Data Platform – CDP) tại các doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh nhu cầu cá nhân hóa trải nghiệm đang trở thành tiêu chuẩn mới trong hành vi tiêu dùng.

CDP cho phép doanh nghiệp tập trung hóa dữ liệu khách hàng từ nhiều điểm chạm khác nhau, tạo thành một hồ sơ khách hàng duy nhất, liên tục được cập nhật theo thời gian thực. Không chỉ giúp kết nối dữ liệu rời rạc, CDP còn đóng vai trò trung tâm trong việc tự động hóa hành trình khách hàng, từ marketing, bán hàng cho đến chăm sóc sau bán.

Tại Việt Nam, CDP đang dần trở thành giải pháp chiến lược được nhiều doanh nghiệp ưu tiên triển khai, nhờ khả năng tích hợp linh hoạt với hệ sinh thái công nghệ hiện có như CRM, POS, phần mềm bán hàng hay nền tảng tiếp thị tự động. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, CDP sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc định hình các chiến lược tăng trưởng lấy khách hàng làm trung tâm.

5. Chiến lược chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp

Chuyển đổi số không chỉ là việc áp dụng công nghệ mới vào hoạt động kinh doanh, mà là một hành trình dài hạn đòi hỏi doanh nghiệp phải tái cấu trúc tư duy, quy trình và mô hình vận hành một cách toàn diện. Dưới đây là các bước quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng và triển khai chiến lược chuyển đổi số hiệu quả.

5.1. Đánh giá hiện trạng và xác định mục tiêu rõ ràng

Bước đầu tiên và cũng là nền tảng quan trọng nhất trong chiến lược chuyển đổi số chính là hiểu rõ doanh nghiệp đang ở đâu. Việc đánh giá hiện trạng giúp doanh nghiệp nhận diện đúng những vấn đề đang tồn tại, xác định khu vực cần ưu tiên số hóa và tránh lãng phí nguồn lực vào những hạng mục chưa thực sự cần thiết.

Để đánh giá toàn diện, doanh nghiệp cần rà soát các yếu tố sau:

• Quy trình vận hành hiện tại: Các bước trong sản xuất, kinh doanh, quản trị có đang bị thủ công, chồng chéo hay gây lãng phí không?
• Hệ thống công nghệ đang sử dụng: Có phần mềm nào đang hoạt động rời rạc, không liên thông? Có bị trùng lặp hoặc bỏ phí không?
• Năng lực đội ngũ: Nhân sự hiện có đã sẵn sàng tiếp cận công nghệ chưa? Có cần đào tạo lại hay tuyển mới?
• Dữ liệu doanh nghiệp: Dữ liệu có được thu thập, lưu trữ và sử dụng hiệu quả không? Có phân tích được không?

Sau khi đánh giá, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu chuyển đổi số. Mục tiêu này phải cụ thể, đo lường được và gắn với kết quả kinh doanh. Ví dụ: tăng 25% năng suất bán hàng trong 6 tháng, hay nâng mức độ hài lòng khách hàng lên trên 90%.

Việc xác định đúng mục tiêu ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn công nghệ phù hợp, không dàn trải, tối ưu nguồn lực (ngân sách, thời gian, nhân sự). Đồng thời, dễ dàng đo lường và đánh giá hiệu quả theo từng giai đoạn

5.2. Xây dựng lộ trình theo từng giai đoạn

Chuyển đổi số là một hành trình dài hạn, đòi hỏi doanh nghiệp cần có lộ trình triển khai rõ ràng, từng bước một, thay vì thực hiện ồ ạt trong thời gian ngắn. Việc chia nhỏ quá trình chuyển đổi số thành các giai đoạn cụ thể không chỉ giúp kiểm soát tốt hơn mà còn hạn chế rủi ro và đảm bảo hiệu quả.

Một lộ trình hợp lý thường chia làm ba giai đoạn chính:

• Giai đoạn 1: Khởi động – số hóa những gì dễ và thấy kết quả nhanh
  Tập trung vào các hoạt động đang gây lãng phí nhiều thời gian như quản lý hồ sơ nhân sự, báo cáo tài chính, chấm công, chăm sóc khách hàng,… Sử dụng các công cụ đơn giản, dễ triển khai như phần mềm CRM, kế toán, chấm công online.
  → Mục tiêu: Làm quen với công nghệ, xây dựng niềm tin trong nội bộ và tạo hiệu ứng lan tỏa.
  
• Giai đoạn 2: Mở rộng – tích hợp và cải tiến quy trình
  Bắt đầu kết nối các hệ thống lại với nhau (CRM, bán hàng, kho, tài chính...), thiết kế lại quy trình làm việc để phù hợp với mô hình vận hành số.
  → Mục tiêu: Nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa dữ liệu.
  
• Giai đoạn 3: Tối ưu hóa – khai thác dữ liệu, ra quyết định thông minh
  Ứng dụng các công nghệ nâng cao như AI, CDP, RPA, phân tích dữ liệu để dự báo hành vi khách hàng, hỗ trợ ra quyết định nhanh hơn và chính xác hơn.
  → Mục tiêu: Tăng trưởng bền vững, ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.

Doanh nghiệp cần xác định rõ thời gian cho từng giai đoạn (ngắn, trung và dài hạn), thiết lập các chỉ số đánh giá hiệu quả (KPIs) và giao trách nhiệm cho từng bộ phận cụ thể.

5.3. Ưu tiên các dự án số hóa có tác động mạnh

Sau khi đã xác định được mục tiêu và lộ trình chuyển đổi số, doanh nghiệp cần tập trung triển khai các dự án có khả năng tạo ra tác động rõ rệt và nhanh chóng. Đây là bước giúp mang lại kết quả sớm, tạo động lực và sự tin tưởng trong nội bộ để tiếp tục đầu tư cho các giai đoạn tiếp theo.

Những dự án nên được ưu tiên thường có các đặc điểm sau:

• Dễ triển khai: Ít phụ thuộc vào hạ tầng kỹ thuật, quy mô gọn nhẹ, không ảnh hưởng quá nhiều đến vận hành chung.
• Chi phí hợp lý: Có thể triển khai với ngân sách vừa phải, phù hợp với khả năng tài chính hiện tại.
• Tác động rõ rệt: Giúp cải thiện ngay năng suất, trải nghiệm khách hàng hoặc tiết kiệm nguồn lực.

Ví dụ: Doanh nghiệp thương mại có thể bắt đầu với hệ thống CRM, giúp quản lý khách hàng và bán hàng hiệu quả hơn.

5.4. Triển khai công nghệ và quy trình mới

Khi đã xác định được những dự án trọng điểm, doanh nghiệp bước vào giai đoạn triển khai công nghệ và điều chỉnh lại quy trình vận hành để phù hợp với mô hình mới. Tuy nhiên, chuyển đổi số không chỉ là “thay phần mềm cũ bằng phần mềm mới” mà là tái cấu trúc quy trình làm việc, dựa trên khả năng mới mà công nghệ mang lại. Nếu chỉ số hóa quy trình cũ mà không cải tiến tư duy vận hành, chuyển đổi số sẽ khó mang lại hiệu quả.

Các bước triển khai hiệu quả bao gồm:

• Lựa chọn công nghệ phù hợp với bài toán cụ thể: Ưu tiên các giải pháp có thể tích hợp với hệ thống hiện có, giao diện dễ dùng, dễ đào tạo.

• Thiết kế lại quy trình: Loại bỏ các bước thừa, rút gọn thao tác thủ công, chuẩn hóa nghiệp vụ để phù hợp với công nghệ mới.

• Chạy thử (pilot): Triển khai tại một phòng ban hoặc nhóm nhỏ để đánh giá tính khả thi và tiếp nhận phản hồi ban đầu.

• Huấn luyện người dùng: Tổ chức đào tạo, hướng dẫn sử dụng chi tiết để toàn bộ nhân sự hiểu rõ mục đích, lợi ích và cách vận hành quy trình mới.
• Triển khai toàn diện và đồng bộ: Khi đã chạy thử thành công, mở rộng áp dụng ra toàn bộ hệ thống.

5.5. Đầu tư vào đào tạo và chuyển đổi tư duy nhân sự

Doanh nghiệp cần tổ chức các chương trình đào tạo kỹ năng số cho toàn bộ nhân sự, từ nhân viên vận hành đến cấp quản lý. Nội dung đào tạo không chỉ dừng lại ở cách sử dụng công cụ mà còn phải bao gồm:

• Tư duy làm việc trong môi trường số (linh hoạt, minh bạch, chủ động)
• Hiểu vai trò của dữ liệu trong công việc hằng ngày
  Cách ứng dụng công nghệ để tăng hiệu suất thay vì chống đối hoặc né tránh
  

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần chuyển hóa văn hóa tổ chức, hướng tới sự cởi mở với cái mới, khuyến khích tinh thần “dám thử – dám thay đổi”, và tạo ra môi trường mà mọi người cảm thấy việc học công nghệ là dễ tiếp cận, thiết thực – không phải mệnh lệnh hay áp lực.

Đặc biệt, vai trò của lãnh đạo rất quan trọng. Lãnh đạo cần tiên phong học hỏi và sử dụng công nghệ, thể hiện cam kết rõ ràng với quá trình chuyển đổi số. Khi nhân viên thấy người đứng đầu cũng thay đổi, họ sẽ có niềm tin và sẵn sàng đồng hành.

5.6. Đo lường, theo dõi và điều chỉnh liên tục

Chuyển đổi số không phải là một dự án có điểm kết thúc, mà là một quá trình liên tục. Do đó, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống để đo lường kết quả, theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

Việc đo lường cần gắn với các chỉ số KPIs cụ thể cho từng dự án và giai đoạn. Ví dụ:

• Giảm bao nhiêu % chi phí vận hành sau khi số hóa quy trình
• Tăng bao nhiêu % năng suất làm việc của đội ngũ nhờ công cụ mới
• Mức độ hài lòng của khách hàng cải thiện ra sao sau khi triển khai nền tảng mới
  Tỷ lệ nhân viên áp dụng công cụ mới trong công việc hằng ngày

Song song với việc đo lường, doanh nghiệp cũng cần có cơ chế giám sát thường xuyên và phản hồi liên tục từ các bộ phận triển khai. Những điểm nghẽn, khó khăn trong quá trình sử dụng cần được ghi nhận, phân tích và xử lý kịp thời.

6. Lãnh đạo cần làm gì để giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công

Chuyển đổi số là một hành trình phức tạp, đòi hỏi không chỉ sự đầu tư về công nghệ mà còn sự dẫn dắt mạnh mẽ từ ban lãnh đạo. Vai trò của lãnh đạo doanh nghiệp chính là yếu tố quyết định đến hơn 70% khả năng chuyển đổi số thành công. Để giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công, lãnh đạo cần thực hiện các hành động chiến lược sau:

6.1. Xây dựng chiến lược chuyển đổi số toàn diện

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của lãnh đạo trong quá trình chuyển đổi số là xây dựng một chiến lược rõ ràng, toàn diện và gắn liền với định hướng phát triển dài hạn của doanh nghiệp.
Chiến lược cần được bắt đầu từ việc đánh giá đúng thực trạng của tổ chức, xác định rõ mục tiêu cần đạt được như tối ưu vận hành, tăng năng suất, cải thiện trải nghiệm khách hàng hay tăng trưởng doanh thu và cụ thể hóa thành các lộ trình thực thi theo từng giai đoạn. Mỗi giai đoạn cần xác định rõ nguồn lực, ngân sách, công nghệ cần triển khai, chỉ số đo lường hiệu quả và người chịu trách nhiệm. 

Quan trọng hơn, chiến lược chuyển đổi số cần được truyền thông đồng bộ đến toàn bộ tổ chức, để tạo sự đồng thuận, tránh hiểu nhầm và đảm bảo mọi bộ phận đều hướng đến cùng một mục tiêu. Đây là nền tảng để doanh nghiệp triển khai chuyển đổi số một cách bài bản, có định hướng rõ ràng và dễ dàng kiểm soát tiến độ.

6.2. Đầu tư vào đào tạo và phát triển năng lực số

Chuyển đổi số không thể thành công nếu đội ngũ nhân sự thiếu năng lực số. Do đó, một trong những hành động cấp thiết mà lãnh đạo cần thực hiện là đầu tư bài bản vào đào tạo và phát triển năng lực số cho toàn bộ nhân sự.

Điểm quan trọng là đào tạo không chỉ dành cho bộ phận IT, mà phải mở rộng đến toàn tổ chức từ nhân viên vận hành đến các cấp quản lý. Nội dung đào tạo cần đa dạng, bao gồm:

• Kỹ năng sử dụng các nền tảng số đang được áp dụng trong doanh nghiệp như CRM, ERP, phần mềm quản lý công việc, giao tiếp nội bộ...
• Tư duy số trong công việc: cách tiếp cận dữ liệu, làm việc theo quy trình tự động, phối hợp linh hoạt qua môi trường số.
• Kỹ năng thích nghi và học hỏi liên tục, chuẩn bị cho việc ứng dụng AI, phân tích dữ liệu hoặc tự động hóa trong tương lai gần.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tổ chức các chương trình đào tạo dành riêng cho nhóm quản lý và lãnh đạo cấp trung, giúp họ hiểu rõ vai trò của mình trong chuyển đổi số, từ đó truyền cảm hứng và thúc đẩy sự thay đổi từ chính đội ngũ mình quản lý.

6.3. Xây dựng văn hóa AI FIRST

Để chuyển đổi số đạt hiệu quả lâu dài, lãnh đạo doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc triển khai công nghệ, mà cần kiến tạo một nền văn hóa AI-FIRST nơi trí tuệ nhân tạo (AI) được xem là yếu tố trung tâm trong mọi hoạt động và tư duy quản trị. 

Để xây dựng và lan tỏa văn hóa AI-First trong doanh nghiệp, lãnh đạo cần bắt đầu từ một chiến lược rõ ràng, cam kết thực thi mạnh mẽ và môi trường làm việc khuyến khích đổi mới sáng tạo. Hơn cả việc am hiểu công nghệ, người đứng đầu doanh nghiệp cần đóng vai trò là người truyền cảm hứng, giúp đội ngũ nhận thức được giá trị và vai trò thiết yếu của AI trong tương lai phát triển của tổ chức.

Đồng thời, chiến lược này cần được truyền thông rõ ràng và nhất quán đến toàn thể nhân viên, giúp mọi người hiểu rằng AI không thay thế con người, mà đồng hành cùng họ để làm việc hiệu quả hơn, sáng tạo hơn và ra quyết định nhanh hơn. 

6.4. Khuyến khích đổi mới, dám thử nghiệm

Một trong những rào cản lớn nhất khiến chuyển đổi số thất bại là tâm lý sợ thay đổi và sợ làm sai. Để doanh nghiệp thật sự "chuyển mình", lãnh đạo cần xây dựng môi trường khuyến khích nhân viên dám đề xuất, dám thử nghiệm và dám cải tiến, ngay cả khi kết quả chưa như kỳ vọng.
Tư duy "thử – học – cải thiện liên tục" chính là nguyên lý cốt lõi của chuyển đổi số. Khi người lao động cảm thấy an toàn để đổi mới, họ sẽ chủ động hơn trong việc đề xuất các ý tưởng ứng dụng công nghệ vào công việc, cải tiến quy trình hoặc cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Lãnh đạo nên khuyến khích những hành động sáng tạo, tổ chức các cuộc thi nội bộ, hoặc chương trình “đổi mới từ bàn làm việc” để khơi dậy tinh thần cải tiến từ chính đội ngũ nhân viên tuyến đầu.

6.4. Tiên phong trong việc áp dụng công nghệ

Trong mọi cuộc chuyển đổi, sự thay đổi chỉ thực sự diễn ra khi người đứng đầu chủ động làm gương. Với chuyển đổi số, điều này càng quan trọng hơn bao giờ hết. Lãnh đạo phải là người tiên phong trong việc sử dụng công nghệ, trực tiếp trải nghiệm và thể hiện sự tin tưởng vào giá trị của số hóa. Ví dụ, lãnh đạo có thể ký duyệt tài liệu qua hệ thống điện tử, quản lý tiến độ bằng phần mềm dự án, tổ chức họp qua nền tảng số, ứng dụng AI vào hoạt động quản trị doanh nghiệp và ra quyết định dựa trên dữ liệu .

Khi người đứng đầu sẵn sàng thử nghiệm, học hỏi và áp dụng công nghệ vào điều hành thực tế, đội ngũ nhân sự sẽ dần loại bỏ tâm lý e ngại và chủ động tham gia vào quá trình đổi mới. Sự tiên phong này chính là chất xúc tác quan trọng để văn hóa số hóa lan tỏa một cách tự nhiên và bền vững trong toàn doanh nghiệp.

7. Chỉ số đánh giá hiệu quả chuyển đổi số doanh nghiệp

Để quá trình chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần xác định và theo dõi các chỉ số đo lường hiệu quả cụ thể. Việc đánh giá dựa trên dữ liệu không chỉ giúp doanh nghiệp biết mình đang ở đâu trong hành trình chuyển đổi, mà còn ra quyết định kịp thời để điều chỉnh chiến lược, phân bổ lại nguồn lực và tối ưu hiệu quả đầu tư.
Dưới đây là các nhóm chỉ số phổ biến và quan trọng nhất:

• Tỷ lệ quy trình được số hóa: Đây là chỉ số phản ánh mức độ doanh nghiệp đã chuyển từ vận hành thủ công sang nền tảng số hóa. Việc đo lường dựa trên tỷ lệ phần trăm các quy trình cốt lõi như bán hàng, quản trị nội bộ, chăm sóc khách hàng, tài chính, kế toán… đã được triển khai thông qua các hệ thống như CRM, ERP, HRM.
• Tỷ lệ nhân viên sử dụng công nghệ: Chỉ số này được tính bằng % nhân viên sử dụng thường xuyên các nền tảng như phần mềm quản lý công việc, phần mềm tự động hóa, AI…. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể đánh giá khả năng tiếp nhận công nghệ của đội ngũ và xác định nhu cầu đào tạo hoặc cải tiến công cụ nếu cần.
• Mức độ hài lòng của nhân viên với công nghệ mới: Công nghệ có được sử dụng hiệu quả hay không phụ thuộc nhiều vào cảm nhận của người dùng. Doanh nghiệp có đo lường bằng cách thực hiện khảo sát nội bộ theo chu kỳ (tháng/quý) với các câu hỏi về: mức độ tiện lợi, dễ dùng, hiệu quả công việc sau khi áp dụng công nghệ mới.
• Năng suất nhân viên sau chuyển đổi số: Một trong những mục tiêu lớn nhất của chuyển đổi số là giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn,nhanh hơn, chính xác hơn, ít lặp lại hơn. Doanh nghiệp có thể so sánh sản lượng công việc hoàn thành trước và sau khi áp dụng công nghệ (VD: số đơn hàng xử lý/ngày, số khách hàng chăm sóc/tháng, tốc độ phản hồi...).
• Khả năng tối ưu chi phí và tăng lợi nhuận: Hiệu quả chuyển đổi số cuối cùng phải phản ánh rõ trong chỉ số tài chính: giảm lãng phí,  tăng giá trị. Doanh nghiệp có thể đo lường bằng cách xem chi phí vận hành giảm bao nhiêu % sau khi áp dụng công nghệ? ROI của các dự án số hóa, hay lợi nhuận sau khi áp dụng các công cụ tự động hóa.
• Trải nghiệm khách hàng: Mục tiêu của chuyển đổi số là nâng cao trải nghiệm khách hàng. Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả cải thiện này thông qua các chỉ số như tỷ lệ khách hàng tương tác qua kênh số, tỷ lệ phản hồi tích cực, mức độ sử dụng các nền tảng trực tuyến. Đồng thời, việc thu thập ý kiến khách hàng qua khảo sát hoặc email.

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp không đơn thuần là áp dụng công nghệ, mà là một quá trình thay đổi toàn diện về tư duy, cách vận hành và mô hình kinh doanh. Doanh nghiệp muốn thành công trong kỷ nguyên số cần bắt đầu từ chiến lược rõ ràng, sự cam kết từ lãnh đạo, đầu tư đúng công nghệ và quan trọng nhất là xây dựng văn hóa sẵn sàng đổi mới. Khi được triển khai đúng hướng, chuyển đổi số sẽ không chỉ giúp tối ưu chi phí.